Quiero trabajar como freelance en eventos, ¿qué tengo que saber? | Contesta Sònia Frías, nuestra experta hoy

Como sabes hay diferentes tipos de agencias: de comunicación, de organización de congresos (OPC), del mercado incoming (DMC), agencias emisoras (mercado outgoing) o agencias de producción, entre otras. Hoy me gustaría hablar del segmento MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions).

El acceso al mundo de los eventos en sí no es difícil, ya que puedes introducirte desde distintos ámbitos, disciplinas o estudios; el espectro de perfiles es ilimitado. No necesaria y únicamente, como suele creerse, los freelances provienen del sector turístico. Algunos, incluso, combinan más de una actividad profesional. Dicho esto, existen tres dinámicas de trabajo como freelance: en oficina (presencial o teletrabajo), en operativa (ejecución del evento sobre el terreno) y mixto (combinación oficina/operativa).

Los freelances de oficina trabajan por proyectos y con una tarifa fija por día, mientras que los de operativa trabajan por servicios y con tarifas, según franjas horarias. Lo ideal para tener trabajo todo el año es poder combinar ambas opciones. Es fundamental un buen nivel de inglés y cuantos más idiomas mejor.

Freelance oficina

Del perfil de oficina suele haber mucha demanda ya que las agencias requieren de su colaboración para afrontar los picos de trabajo. Según el proyecto se puede trabajar por días, semanas o meses. Para llenar tu agenda posiblemente tendrás que trabajar con varias agencias, por lo que deberás adaptarte a distintas metodologías de trabajo y ser flexible, ya que cada agencia y cada cliente es un mundo.

Para trabajar de proyecto en proyecto, tener buenos conocimientos de Excel y PowerPoint, así como ser eficiente, meticuloso y ordenado, te ayudará mucho. Si te reconoces en este perfil, te será relativamente fácil que cuenten contigo.

Puedes ser jefe de proyecto o asistente. Deberás prestar atención al briefing, hacer propuestas, preparar presentaciones, realizar cotizaciones, crear y diseñar el programa y gestionar la facturación. Podrás liderar el proyecto entero (desde la cotización hasta cerrar las cuentas) o una parte (gestión del transporte, alojamiento, actividades, cenas, etc.). Cuando te pasan el expediente de un proyecto ya en marcha es importante repasar bien todos los detalles.

Por cierto, ¿sabes cuántas personas hay implicadas en la organización de un evento? ¿Conoces bien los distintos proveedores? Transporte, hoteles, restaurantes, caterings, empresas de actividades, audiovisuales, montadores, proveedores industriales (stands, carpintería, iluminación, decoración, mobiliario, plantas, diseño gráfico, ilustración, redacción, impresión…), guías oficiales, intérpretes, traductores, azafatas, seguridad, personal de limpieza, protocolos, trámites oficiales (ej.: permisos), etc. Sin una buena producción y coordinación logística de todos los actores, la función no puede salir bien.

Freelance operativa

Este perfil es quien ejecuta el programa del evento. Es el primer y último contacto que el participante tendrá en destino, por lo tanto, la amabilidad y flexibilidad, la capacidad de gestión e improvisación, más un buen conocimiento de la ciudad y los proveedores son fundamentales. Representan la calidad de los servicios de la agencia.

Son “la cara del evento” o los “actores en la sombra”. Junto con los project managers de las agencias, son los responsables de que el evento salga bien, según lo contratado. De nada sirve crear un super evento si luego no se coordina bien, se comenten errores o se fastidia una parte por no tener en cuenta todos los detalles. Pueden ser días muy intensos y de poco dormir. ¿Te sientes cómodo con ello?

De los freelances de operativa o coordinadores on site, las agencias acostumbran a trabajar con los que ya conocen. Incluso así, esta suele ser la opción más inestable en cuanto a ingresos.

Los freelances de operativa pueden ayudar mucho a las agencias dando un feedback de los servicios, indicando nuevos proveedores y ayudando a resolver imprevistos. Estar al día es importante.

En ambos perfiles, tienes que tener mucha capacidad para aceptar cambios de última hora (modificaciones en el programa, cancelaciones, variaciones en los vuelos…), y conocer bien las nuevas tecnologías: registro con iPads, apps de reuniones, etc., y, cada vez más, conocimientos de sostenibilidad en eventos.

¿Cómo conseguir proyectos o servicios? ¿Tarifas?

Conseguirás trabajo presentándote a las agencias y a través de las recomendaciones de los compañeros. No existe ninguna asociación de freelances en el sector MICE.

Respecto a las tarifas, el abanico es muy amplio. Cada agencia suele tener las suyas. En el mercado incoming (receptivo), el trabajo de oficina suele ser un fijo por día y la operativa depende del tipo de servicios. Son muy variables. En el mercado outgoing (emisor), es una tarifa plana por día, también dependiendo de la agencia. Pero cuidado, no te dejes deslumbrar por los números iniciales. Desglósalos bien. Piensa que no se trabaja todo el año, que de la tarifa debes restar el 15% de IRPF y la cuota de autónomos, que va aumentando.

Para poder facturar, es obligatorio estar dado de alta en el IAE (Hacienda) y en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (Seguridad Social). Ten en cuenta que deberás realizar distintos trámites administrativos a lo largo del año: IVA trimestral, resumen de IVA anual y otros formularios, según tu situación en particular. Para reducir el riesgo de inspección, es recomendable mantenerse de alta incluso durante los meses de menos trabajo.

Por otro lado, algunas agencias te pueden pedir el Certificado de Contratistas y es muy aconsejable que te informes bien sobre el tema de la jubilación. Por todo ello, es aconsejable tener un buen asesor.

Ningún trabajo es perfecto, pero si te apasiona el trato con la gente, sumergirte en distintas culturas y descubrir nuevos lugares, así como la gestión y organización, y además tienes capacidad de adaptación, eres flexible y resolutivo manejando los imprevistos que siempre surgen y no te importan las jornadas largas, entonces: ¡Bienvenido al mundo de los eventos!

¿Te animas?