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Volverá a subir la intermediación en congresos, concluye ICCA
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¿Gestión propia o externalización de los congresos? Y si hay externalización, ¿es para conseguir más calidad, o al contrario un ahorro económico? El 4 de julio, ICCA realizó un taller en Ámsterdam en torno a estas preguntas candentes del sector asociativo. Un debate que se hizo siguiendo un interesante formato híbrido con debates incluyendo participantes a distancia, un ejemplo de evento innovador, a seguir...
Fue un buen ejemplo de evento híbrido, ya que se abrió a la interactuación de una audiencia de 300 participantes desde 43 países, que participaron previamente en unas entrevistas y más tarde en la sesión online junto con 150 miembros de ICCA.
Si quieres hacer un evento virtual, hazlo bien: el evento se planificó como una producción de televisión profesional, con múltiples cámaras, presentador profesional y moderador, algo importante para que la experiencia sea atractiva.
Y parece funcionar: según el moderador de la parte online, Gerrit Heijkoop de HCIBS, «el 78% de los participantes afirmó que aprendieron algo que pueden utilizar en su vida profesional de inmediato». El taller híbrido duró 2 horas. Comenzó con una introducción al tema en exclusiva para la audiencia online, seguida de un debate interactivo en vivo en el escenario, y de un Q&A con el panel.
El debate en vivo estuvo presidido por el CEO de ICCA Martin Sirk, junto con líderes de asociaciones como Finn Raben, director general de ESOMAR, la asociación de investigación de mercado global, Karen McMain, Presidente de la Asociación Internacional de ortóptica, y Jarno de Boer, central europea de la compañía global de PCO CIMGlobal.
En cuanto al debate sobre externalización, asociaciones y proveedores no están siempre alineados. Estas fueron algunas de sus conclusiones.
¿Calidad vs precio?
Las OPC consideran que las sociedades externalizan por una simple cuestión de optimizar los costes, mientras estas consideran que el objetivo es elevar los estándares de calidad de sus eventos y acceder a una mejor tecnología.
Tendencia: ¿volverá la externalización?
Según ICCA, una mayoría de las asociaciones han recuperado el control de una parte de los servicios externalizados, especialmente de los «críticos».
Todos hemos visto casos de grandes asociaciones que reducían su externalización a una gestión puramente logística de hoteles, transfers, cenas de gala, mientras que aspectos más estratégicos (contenidos, sponsors, membresía, marketing…) se gestionaban internamente. Pero de forma sorprendente, una mayoría de asociaciones y de OPC prevén que crezca la externalización de servicios en los próximos años con lo cual la competencia entre proveedores (OPC) aumentará.
Una buena noticia puesto que un sector se desarrolla mejor al tener especialistas, consultores que aportan un conocimiento muy específico. Externalizar la logística A la pregunta «¿qué servicios tendría que externalizar una asociación internacional?», gana sin sorpresa la logística (75%) seguida de eventos sociales (57%), pero pasamos entonces a servicios que solo cosechan una minoría de votos: exposición y sponsoring (41%), marketing online (38%), comunicación y RRPP (33%), gestión del concurso (32%), selección de sede (31%) y finalmente gestión editorial, gestión financiera y gestión de miembros.
Cuidado: el cliente tiene que sentirse cómodo
Quizás uno de los puntos donde más divergieron unos y otros fue el riesgo que perciben las asociaciones en externalizar sus servicios, un riesgo no percibido por los proveedores / OPC… pero que es fundamental entender para poder ofrecer el buen nivel de transparencia, claridad, explicación de los riesgos y de cómo se gestionan.
Martin Sirk, comentó: «Es un tema muy complejo; algunas asociaciones buscan volver a realizar la gestión in-house pero otras quieren externalizar más y con diferentes niveles y formas de competencia. Organizaciones que solían tener el monopolio de su conocimiento en sus respectivos campos se enfrentan ahora a un mercado tremendamente competitivo, por lo que están buscando un modelo de negocio que los haga más eficientes, no solo dentro de la organización de reuniones. Esto tendrá implicaciones en cómo los proveedores interactúen con sus clientes porque es posible que tengan que lidiar personalmente con intermediarios que cada vez controlan más la toma de decisiones. Al mismo tiempo, las asociaciones nos están diciendo que una cuestión fundamental es su relación permanente con sus miembros; cualquier subcontratista tiene que respetar esto si quiere tener éxito».
