Un estudio de la EMA analiza las claves de la vuelta a los eventos

Según los event managers sondeados, la reactivación tras esta dura etapa requiere nuevas medidas y formatos para recuperar la confianza y la seguridad en el sector y reimpulsar el negocio. Según comentan, un reto es recuperar la percepción de seguridad. Para ello, el estudio plantea varios requisitos, como el cumplimiento de la normativa por parte del venue y su difusión, la implementación de protocolos que se ajusten a la legalidad sin ser demasiado invasivos, formatos presenciales quizás algo más reducidos, en espacios reconocidos, impulsados por la reputación de la marca organizadora. De cara a la organización de un evento presencial, también entra en juego, lógicamente el control de los requisitos de asistencia (certificación de vacunación, prueba negativa…) y las condiciones de cancelación y contratación. 

¿Resultados cuantitativos? La investigación pone de manifiesto las preocupaciones de las empresas a la hora de elegir venue, y diferencia claves racionales y otras más emocionales. A nivel racional, citan la flexibilidad del espacio (66,3%), los requisitos establecidos por normativa (50%), la capacidad tecnológica del espacio (41,3%), la facilidad de acceso y conexión (24%) y las medidas Covid-free (15,2%). Por otro lado, aunque predomina una actitud positiva, siguen viéndose variables emocionales, cuando las plantillas están claramente afectadas a nivel psicológico por los últimos años de pandemia y la incertidumbre actual: lucha entre la apatía y motivación (78,3%), espíritu de superación (54,3%), y muy lejos detrás, el cansancio emocional (8,7%), la incertidumbre (7,6%) o el pesimismo (6,6%). 

Por otro lado, las empresas van a demandar aún más si cabe, salas amplias, ventiladas y con posibilidad de acceder a espacios exteriores, así como la disponibilidad de zonas anexas para facilitar actividades de networking o teambuilding. Por último, también reclaman servicios de restauración al aire libre, uso de habitaciones individuales, hoteles burbuja y otras actividades de ocio y entretenimiento que cumplan la normativa vigente. 

Para la directora de PortAventura Business & Events/ Convention Centre, Laura Valdeolivas, “los formatos presenciales facilitan actividades dinámicas y multitudinarias principalmente experienciales, mientras que la fórmula virtual es recomendable para sesiones formativas o de seguimiento. Si bien este cambio ha avanzado hacia formatos más cortos y reducidos, lo que nos trasladan nuestros clientes es el interés en volver a la presencialidad donde poder aplicar fórmulas que dejen huella en el participante”. Añade que de cara al futuro, “la seguridad jugará un rol determinante a la hora de recuperar la confianza en nuestra industria. Necesitamos celebrar eventos que pongan de relieve el éxito de las medidas y protocolos sanitarios que lo han posibilitado y que visibilicen el enorme potencial de la tecnología para llevarlo adelante”.