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¿Hasta cuándo durará la buena racha actual del sector? Sufridores que somos, casi nos parece que tanto tiempo de actividad fuerte es difícil de creer. Pero seamos francos: 2022 fue un año de recuperación frenética, 2023 fue un año de infarto, de récord para la mayoría de empresas del sector, y 2024 no muestra ninguna señal de agotamiento. Este momento de vuelta al cole es una oportunidad de tomar el pulso del sector para el resto del año, pero también de ver concretamente si esta vuelta al cole es más intensa que otras. Parece para muchos que a 2 de septiembre ya arrancaba el sector a tope. Así que no esperes un bajón este cuatrimestre, dosifica tu esfuerzo y cuídate, que necesitarás energía.
La agenda de septiembre se valora desde diferentes perspectivas. Septiembre siempre ha sido un mes de vuelta a una actividad intensa, pero este rearranque tardaba un par de semanas. Solo en la tercera semana del mes estábamos plenamente de vuelta. Este año parece venir con una carga aún mayor para algunos. Fay Taylor de MTZ y presidenta de Spain DMC, por ejemplo, destaca que su empresa ha batido récords históricos de ventas, reflejando un inicio frenético de la temporada. Irene Ruiz de Momentum también señala la falta de tiempo para planificar la agenda de 2025, algo que el año pasado ya empezaban a abordar en este mes. Las diferencias con el año anterior son ligeras pero notables, como indica Raúl de Gregorio con respecto a la actividad que está teniendo la agencia Nanook en este comienzo. Incluso, para Lara Martínez de BCD meetings & events Spain, no se ha detectado parón por vacaciones ya que muchos concursos se han lanzado durante el verano, por lo que este mes sí que está siendo inusualmente fuerte.
Sin embargo, no todos ven este inicio de curso con la misma intensidad. Hay quienes consideran que el volumen de trabajo es típico de estas fechas y forma parte del ciclo natural del sector, tal y como nos transmite Luis Pérez de la agencia Lighthouse. “Septiembre siempre es un mes cargado, y este año no es la excepción. Lo que estamos viendo no es más que la temporada alta habitual”, comenta David Abreu de PAP Congresos. Otros sí que han experimentado más carga de trabajo, pero en los mismos eventos de siempre, tal y como nos cuenta Gustavo Guillén de Medeland Events, que llevan años colaborando con La vuelta ciclista a España que se celebra en estas fechas.
Cada vez se observan proyectos más multitudinarios. Tal y como nos cuenta Luna Ruiz de la agencia Dissimility, se está percibiendo una tendencia a las propuestas más multitudinarias. Dejamos muy atrás la etapa del post-COVID (época del “small is beautiful”) y el miedo a las aglomeraciones ha disminuido. Las empresas confían nuevamente en organizar eventos masivos. Además, la tecnología y la innovación juegan un papel clave para gestionar estos eventos de manera eficiente.
El last-minute sigue siendo un desafío constante. Hace tanto tiempo que los profesionales se quejan de esta locura del last minute que ni sabemos si el tema es peor que antes o no. Las solicitudes de last-minute están afectando a la planificación, aumentando el estrés de las agencias y organizadores, dificultando un trabajo estratégico y a menudo, generando costes extra. Aunque se observa una mayor demanda y movimiento, muchos profesionales del sector coinciden en que las empresas siguen sin comprender los plazos reales que implican organizar un evento de calidad.
A pesar de que el volumen de trabajo ha crecido, la tendencia del last-minute no ha desaparecido, según explica Irene Ruiz, esto a veces se debe a que a priori las empresas prevén en sus presupuestos una menor cabida para los eventos y luego consiguen encajarlos, por lo que la antelación es menor. Aun así, según pudimos observar en el Anuario 2024 de AEVEA, la tendencia de las compañías a introducir en sus planes estratégicos los eventos inicialmente es cada vez mayor.
La clave: educar a las empresas. El verdadero problema, según varios profesionales como Luna Ruiz, radica en que muchas compañías no comprenden los plazos reales que requieren los eventos. “El cliente debe conocer los plazos con los que trabaja la agencia desde la primera reunión comercial” apunta Lara Martínez, que explica que esta información debe incluirse si o si en las conversaciones con el cliente. Los tiempos de producción, la logística y los detalles detrás de cada evento necesitan ser mejor comunicados a los clientes para evitar las presiones que genera el last minute. Esta práctica debe realizarse a priori por una causa justificada ya que esto puede influir en el resultado del evento, según apunta David Abreu. Sin una planificación adecuada, los eventos pueden perder su impacto y, en última instancia, afectar la experiencia de los asistentes.
