¿Por qué no volverás a hacer un evento presencial?

Antes de la COVID-19, el 4% de la población activa tenía la opción de teletrabajar. Muchas organizaciones y profesionales consideraban que no era posible o deseable, debido a limitaciones técnicas, de ciberseguridad o productividad. Sin embargo, la realidad de un Estado de Alarma que nos llevó al confinamiento, se impuso e incrementó de manera inmediata y masiva ese número hasta alrededor de un tercio de los trabajadores, según la fuente. Hasta la pandemia y estadísticamente hablando, los webinars, como categoría exponente y principal de los eventos digitales síncronos, eran minoritarios. Pero en marzo de 2020, ¡qué gran año!, se convirtieron en la única opción de un sector y práctica que no tenía otra alternativa.

¿Qué ocurrió tras el fin de las restricciones y el distanciamiento? Lo lógico en cualquier sociedad; una tímida vuelta al evento físico que acabó convirtiéndose en un movimiento pendular que nos llevó al extremo: La muerte o, al menos, la defenestración de cualquier actividad online. Lógico. Queríamos volver a vernos, tocarnos, relacionarnos en persona y recuperar nuestra (nueva) vida en el mundo real.

El evento online había muerto. ¡Larga vida al evento online!

Los eventos físicos fueron, son y serán necesarios. Nada los puede sustituir. Son fantásticos. Pero la inversión es alta; requieren mucha energía, tiempo y dinero. Y a una parte importante de los participantes que estamos buscando para ellos ahora les cuesta un triunfo desplazarse para un rato de contenido, networking y catering. Nos hemos vuelto más selectivos. Confirmamos y en el último minuto decidimos no asistir porque nos da pereza desplazarnos. ¿Y si no voy; puedo acceder al contenido más interesante en tiempo real a través de streaming o posteriormente a la grabación? ¿El evento facilita alguna herramienta para hacer contactos con otros profesionales? A lo mejor no es lo ideal, pero la opción es “suficiente” para mi… ¿no?

¿De verdad necesitamos que todos nuestros eventos sean presenciales? ¿Y si mantenemos los más importantes y multiplicamos los contactos a lo largo del año con eventos más cortos, específicos y online? Eso nos permite mantener el contacto. Y los eventos online tiene un mayor retorno de la inversión.

Pero al igual que el evento online no funciona si es una simple traslación de un evento presencial al canal digital -debemos hacerlos más cortos, directos, participativos y experienciales-, el evento presencial debe dejar de serlo. El evento presencial debe pasar al siguiente nivel; debe ser phygital. Es decir, físico + digital. Que nos gusta un anglicismo. Llamémoslo híbrido.

Pero antes de analizar las bondades del evento híbrido, destaquemos una característica clave. Porque ya hay mucho evento que reclama ser phygital. Pero no. Celebrar un evento físico y retransmitirlo usando cualquier tecnología y canal o canales no es un evento híbrido. Eso es un evento físico retransmitido. Un evento híbrido debe conectar a ambas audiencias; que la experiencia sea común, compartida y única. Debe ser coherente para los participantes en el lugar de celebración y los que se encuentran al otro lado de una pantallas.

Esto es algo de lo que el equipo de vidiv nos dimos cuenta en un evento con un cliente. Fue un momento ahá o Eureka. En un hotel de Madrid se estaba celebrando un encuentro en el que participaban aproximadamente 30 o 40 personas, más otras 200 en remoto. Y el presentador del mismo se dirigía e involucraba a ambas audiencias (“participencias” como nos gusta decir) con diferentes dinámicas, mensajes y técnicas. En un momento determinado, los participantes conectados al evento online, arrancaron a aplaudir de manera espontánea. Los que estaban presencialmente, que podían sentir, ver y escuchar en tiempo real las reacciones del resto de la audiencia que se conectaba remotamente, comenzaron a aplaudir. Eso era un evento híbrido de verdad. Una única audiencia, conectada, que vivía una experiencia única y positiva.

Entonces, ¿por qué hacer un evento híbrido, en lugar de un evento presencial?

• Es una propuesta más completa. Facilita alternativas a aquellos que querrían participar pero que su agenda, la logística o la pereza se lo impide.
• Es una propuesta más rica. La incorporación de soluciones digitales incrementa la posibilidad de introducir utilidad y una experiencia más completa, interactiva e innovadora.
• Aumenta el alcance. Puedes llegar a mayores audiencias, sin la necesidad de incurrir en costes adicionales para el organizador ni los participantes.
• Aumenta el retorno de la inversión. Los eventos online consiguen resultados con costes menores.
• Se pueden conseguir datos y métricas relevantes para el negocio. El entorno online facilita la medición individualizada, no intrusiva, ni explícita de la atención, engagement, satisfacción general y conversión ante una propuesta concreta (call-to-action) a la que posteriormente se puede hacer seguimiento. Por tanto, nos permite evaluar cuantitativamente y en detalle el retorno de la inversión del evento.
• El incremento de esfuerzo necesario es pequeño. Esto es especialmente cierto si el evento físico igualmente se graba y produce.

De este modo, el evento online ha muerto. ¡Larga vida al evento híbrido!

¡Te invitamos a un evento en vidiv!

El 20 de octubre tendremos la posibilidad de hablar sobre estos temas y otros con Eric Mottard, CEO del Grupo Eventoplus, y otros expertos del marketing de eventos en una sesión virtual interactiva. Te invitamos a participar de esta experiencia inmersiva. ¡Nos vemos en la arena de vidiv!

Contenido escrito y patrocinado por: vidiv