Objetivo BE ¡Busca emociones!, un nuevo libro sobre gestión de eventos

El objetivo por el que quise escribir el libro fue para las personas que se inician en este bonito sector y no saben por donde empezar, quería aportar las bases de conocimientos a través de experiencias y ejemplos para que puedan desempeñar su función de manera más clara. También para los jóvenes y las nuevas generaciones que estén pensando en dedicarse o les llame la atención el mundo de los eventos e incentivos. Quería hacer una lectura, sencilla, clara y amena para que la lectura les resultara interesante».

Laura Pérez Barco

Si un evento parece relativamente sencillo cuando lo ves puesto en escena, un evento es como un iceberg. Y tiene detrás (o debajo) todo un trabajo que los invitados y otros stakeholders no ven: dedicación, creatividad, gestión de riesgos, disciplina, planes A, B y más…  Laura soluciona así un gran problema del evento: la incomprensión de todo el trabajo y talento que supone. Y es un aprendizaje también para los mismos organizadores que no tienen que pensar solo en montar el evento, sino en gestionar muchas otras facetas. La dificultad del evento merece que pensemos siempre en, y trabajemos, todos estos ingredientes.

Los imprevistos. Laura cuenta cómo, en un desfile de las Fuerzas Armadas, un problema logístico hizo que la bandera de una hermandad militar que tenía que estar sí o sí en el desfile, no haya llegado de Alicante como debía. Era la noche antes del desfile y las soluciones “normales” para localizar la bandera y traerla a Madrid no eran suficientes. ¿Cómo conseguirlo? Laura cuenta la mezcla de insistencia al personal de la aerolínea para poder localizar la bandera y enviarla a madrid, de soluciones creativas, de explorarlo todo (la bandera se había caído en la pista), la petición desesperada de ayuda… La descripción son unas cinco páginas, las vías utilizadas son múltiples, no te las detallamos aquí. Pero vemos bien en este ejemplo el estrés del organizador (tierra, trágame), la búsqueda de soluciones, y algunas vías que Laura detalla: la empatía, la insistencia, la educación, y una perseverancia poco humana. Cualquiera haya vivido un imprevisto terrible empatizará, y recordamos así esta calidad del organizador: hacer lo que sea para solucionar el problema. Y nada de “9 a 5” : )

Los básicos. Laura detalla los pasos necesarios a la organización de un buen evento, el brief, el entendimiento del cliente, del objetivo, de los asistentes, del presupuesto… y detalla los diferentes tipos de eventos y lo que pretenden conseguir. Explica las tareas pre-evento, durante, y post-evento: RFI, negociación, inspección, creatividad, validaciones, gestión de proveedores, planning de montaje, escaleta, gestión de riesgos, gestión de permisos, material de comunicación, lista de invitados y gestión de la convocatoria, plan logístico, gestión de personal, medición de resultados… Un buen resumen de las mil actividades que tienes que llevar a cabo (permitiendo entender toda esta parte debajo del iceberg que comentábamos…).

El personal y el ejército de trabajo. Organizar un evento no es solo hacer un buen trabajo sino también asegurar que todo este equipo efímero que has montado lo haga también. Un ejemplo son l@s azafat@s, donde si no trabajas con gente profesional, “bilingüe” puede suponer chapurrear tres palabras, donde alguien mal educado puede acabar comiendo del buffet o sentarse y mirar su móvil… o no leerse el briefing y venir con tacones a un evento de teambuilding en el campo. No asumir nada, recordar y comprobar, es necesario para que una persona no te arruine la imagen de tu evento.

Los asistentes son personas: la necesidad de un servicio impecable. Dedicas muchísimo tiempo a concebir tu escenografía… pero lo que puede arruinar el evento, o al contrario engrandarlo, son a menudo detalles personales. Quien ha pedido una dieta especial, o señalado que necesita poder poner su pierna en una silla por un esguince… y no encuentra este servicio en el evento, pensará poco en tu escenografía. Se sentirá poco cuidado, simplemente, cuando un evento pretende un extremo cuidado de la gente. Dedica muchísimo cariño a cualquier detalle personal y asegura que el equipo tenga esta información, es lo que generará satisfacción o frustración.

La gestión de un equipo multidisciplinar. Laura explica los tipos de profesionales que conforman el equipo de trabajo, y sus cualidades respectivas, desde la simpatía, empatía, entusiasmo del depto comercial hasta el detalle, orden, detallismo de producción, la destreza, rigor, previsión del depto financiero… Y si tu equipo es pequeño y alguien tiene que llevar varias de estas tareas, piensa que tendrá que ser especialmente polifacético. En todo caso la gestión de perfiles, cualidades, y responsabilidades de tu equipo es una clave de tu éxito. Saber de selección, definición de objetivos, motivación, control del equipo es tu responsabilidad, tienes que ser experto en RRHH.

La comunicación es un ejercicio de precisión. Un evento comunica… pero no se trata de “lanzar el mensaje”. Definir y analizar quién es el emisor, el receptor, cuál es el contexto, qué herramientas de comunicación tienes… permitirá definir cuándo, dónde y cómo se comunicará… y en muchos casos utilizarás una variedad de medios, desde la experiencia hasta la comunicación verbal o no verbal. Un sólido trabajo de estrategia es necesario en este campo.

El libro analiza también los recursos que podrás utilizar, desde los elementos técnicos hasta el entretenimiento (¡gran herramienta de comunicación!), el espacio y sus características, los cinco sentidos… Un repaso muy completo, sin entrar en muchos detalles de cada una de estas partidas (pero si quieres ser experto en audiovisuales, tendrás que buscar soluciones más especializadas).

Ahhh y para que no te sientas sol@, Laura te recuerda algunos de nuestros dramas, como el hecho de que cada uno piensa que sabe organizar eventos, cada uno opina, y muchos piensan que el event manager es “una persona que vive muy bien, que no deja de hacer viajes espectaculares, disfrutando de hoteles y restaurantes fantásticos…”. ¿Te suena?