Por fin, las medidas sanitarias a aplicar en eventos

Distancias de seguridad

No hay escapatoria: la organización debe planificar las tareas y procesos de tal forma que se garantice la distancia de seguridad establecida por las autoridades sanitarias (1,5 metros), algo a tener en cuenta en la disposición de todos los elementos, muebles, todos los puestos de trabajo del evento, montajes y desmontajes, ponentes y participantes. La idea que se ha expresado en otros protocolos de que se pueda reducir esta distancia en caso de llevar mascarilla no aparece aquí. Sin duda una mala noticia para nuestro sector, que aparece peor tratado que otros. La idea de que estemos en el bus sentado a menos de 1,5m pero esta opción no aparezca en eventos puede sorprender.

Aforos

Además de mantener siempre estas distancias, en ferias se aconseja una persona cada 3m2 como máximo. En reuniones, se limita al 50% de aforo en auditorios o espacios con graderíos, y 1 persona cada 2m2 de superficie en las salas de reuniones y otros espacios diáfanos. Poco más aparece sobre esta noción de aforos, aunque las CCAA probablemente harán su propia adaptación (Galicia ha publicado sus normas ya, hablando de un 70% de aforo). En todo caso, se aplicará lo más restrictivo entre aforo y distancia (1,5m), y casi siempre el elemento que nos limitará será esta distancia. 

Para cuidar este tema de distancia, la norma recomienda:

• Implementar sistemas de conteo de personas y control (automáticas o manuales) de entrada y salida para conocer en tiempo real el número de personas en cada momento.
• Identificar puntos de potenciales aglomeraciones y tener personal para evitarlos.
• Implementar horarios que permitan tiempos para la limpieza y desinfección profunda del espacio.
• Disponer de gráfica, señalética o personal que ayude a gestionar el tráfico de personas.

¿Y la trazabilidad?

Es interesante notar que a pesar de hablar de eventos donde es fácil identificar a todos los participantes (sin duda una ventaja nuestra), el protocolo apenas menciona esta posibilidad, simplemente diciendo “si la organización recoge los datos de contacto de los participantes para su posible trazabilidad, se debe realizar siempre de acuerdo al marco legal de protección de datos”.

Los accesos

-Se recomienda concentrar los puntos de acceso al espacio, para facilitar el control y los protocolos de seguridad.

-También fomentar las gestiones y pagos online y la sustitución de los procesos manuales por otros digitales (por ejemplo, envío de acreditaciones online, descarga de acreditaciones en el móvil).

-Gestionar las colas (por ejemplo, a través de marcadores de suelo o catenarias/cintas separadoras), respetando la distancia de seguridad (a menos que se use mascarilla por parte de todos los participantes y empleados) en mostradores de registro y acreditaciones, oficinas de atención al expositor/montador/decorador, secretaría técnica, etc.

-Informar previamente al participante (por ejemplo, visitante, congresista, expositor, ponente o poseedor de acreditación) mediante cartelería u otros medios de las condiciones de acceso, sobre el cumplimiento de protocolos de higiene y distancia de seguridad y sobre la aplicación del derecho de admisión en caso de no cumplimiento de dichos protocolos.

-Habilitar puntos con solución desinfectante en los accesos.

Zona de networking

-Se debe considerar hacer uso de mesas y mostradores de mayor tamaño, así como de mamparas de fácil limpieza y desinfección que permitan la separación física entre participantes.

Catering

-El servicio de catering debe prestarse en condiciones de seguridad, evitando la presentación a granel de los productos o cualquier forma de disposición que no evite el contacto entre participantes. Como regla general, se recomienda la utilización de alimentos en formato individual. Algunos ejemplos pueden ser: porciones individuales tipo pack-lunch, productos estuchados/empaquetados, cafés servidos en vasos desechables cerrados y buffet asistido por personal.

-Deben establecerse puntos de entrega descentralizados para evitar una excesiva concentración de personas.

-Se debe disponer de papeleras de accionamiento no manual y bolsa interior en el espacio en el que se preste este servicio.

-Cuando sea posible, se recomienda priorizar el servicio de catering al aire libre.

-En cualquier caso, deben cumplirse con las medidas para la reducción del contagio por el coronavirus SARS-CoV-2 en servicios de restauración establecidas en la Especificación UNE 0066-5:2020, en aquello que sea de aplicación.

La responsabilidad del organizador

1.Contar con un comité de seguridad y salud o en su defecto con un comité para la gestión del riesgo.

2.Elaborar un Plan de Contingencia que debe detallar las medidas concretas que va a adoptar para reducir los riesgos de contagio por el coronavirus SARS-CoV-2.

3.Informar sobre las medidas preventivas e higiénico-sanitarias implantadas y de obligado cumplimiento tanto a los asistentes como a las empresas proveedoras.

4.Definir y supervisar el cumplimiento de todas las medidas de seguridad y salud y las recomendaciones de las autoridades sanitarias.

5.Coordinarse con los diferentes proveedores para garantizar su cumplimiento y solicitarles sus propios protocolos.

6.Proporcionar los EPI adecuados conforme a los resultados de la evaluación de riesgos laborales a sus empleados. En caso de que algún servicio se encuentre subcontratado), la organización titular o principal, en su caso, debe supervisar que el personal cuente con los equipos de protección individual necesarios.

7.Determinar e implantar un protocolo de actuación en el caso de que un empleado o participante muestre sintomatología compatible siguiendo las directrices de autoridades sanitarias, en general, y lo establecido en el “Procedimiento de actuación para los servicios de prevención de riesgos laborales frente a la exposición al nuevo coronavirus (SARS-CoV-2)”, del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social, cuando se trate de trabajadores.

8.La organización gestora del espacio en el que se celebre la actividad debe prever una zona de aislamiento hasta la llegada de los servicios de salud.

9.De forma general, la organización gestora del espacio es responsable de la determinación de los aforos máximos (cumpliendo en todo caso con las directrices que dicten las autoridades sanitarias), de la gestión de colas, del cumplimiento del mantenimiento de la distancia de seguridad entre participantes y con el personal, y del cumplimiento de las medidas preventivas e higiénico-sanitarias.

10.La organización debe adaptar su plan de limpieza y desinfección teniendo en cuenta la evaluación de los riesgos y asignando un responsable para su implementación y seguimiento. El plan de limpieza y desinfección debe incluir los espacios utilizados por los participantes, aseos y áreas de almacenamiento, considerando un incremento de las frecuencias de limpieza y repasos, especialmente en las zonas de mayor contacto.

Este documento ha sido elaborado por el grupo de trabajo impulsado por el ICTE en colaboración con AFE, APCE, FORO MICE, CEAV, Spain Convention Bureaux, Comunidades Autónomas, FEMP y organizaciones y empresas del sector, y consensuado con la Asociación Española de Servicios de Prevención Laboral (AESPLA), PRLInnovación, y con  los sindicatos CCOO y UGT.