Guía de buenas prácticas en Palacios de Congresos y Ferias Internacionales

Desde UFI estiman que las pérdidas ascienden a 23.000 millones de euros a nivel mundial por los negocios que se han dejado de hacer, sobre todo en Asia-Pacífico (13.000 millones de euros) y Europa (9.700 millones de euros). Hasta que los eventos que han sido pospuestos y reprogramados contribuyan a reducir el impacto a medio y largo plazo, estas dos asociaciones sectoriales ponen a disposición de sus miembros un recurso que les servirá como una guía útil (también es una referencia para otros grandes espacios para eventos) a la hora de enfrentarse a esta situación. Uno de los objetivos es garantizar el mayor grado de coherencia posible en el asesoramiento y la información que se proporciona a los clientes, y que los gerentes de estos espacios encuentren la respuesta más relevante posible a sus necesidades y desafíos.

Una guía de 27 páginas que incluye consejos, sugerencias, ejemplos divididos en 6 categorías: políticas y planes, procedimientos, gestión de crisis, comunicación, monitorización de noticias y selección de recursos útiles.

Nuevas políticas y planes de gestión. A pesar de que los recintos feriales, los centros de congresos y los grandes espacios ya cuentan con planes y políticas de gestión, esta situación, nueva y de consecuencias impredecibles a día de hoy, les ha obligado a contemplar otros aspectos hasta ahora desconocidos. La guía les muestra qué pasos prioritarios y acciones deben seguir en materia de prevención y salud. Además de pautas para responder antes reacciones adversas o de confusión generadas por esta crisis, invitándoles a revisar y definir sus políticas y planes de responsabilidad para incluir contingencias como la que se está viviendo actualmente: plan de respuesta a la pandemia, plan de seguridad y salud, alternativas para la continuidad del negocio…para ello muestran ejemplos de algunos centros que ya han implementado estos asuntos.

Procesos de evaluación de salud. En cuanto a los procedimientos, recomiendan informar al staff y a todas las personas que trabajan directa o indirectamente en la feria o centro de congresos para que conozcan de primera mano el protocolo de actuación en las diferentes áreas. Aquí se incluye un manual de conducta para chequear la salud de los miembros del equipo, siguiendo las recomendaciones de las autoridades sanitarias y habilitando cámaras termales para controlar la temperatura. La guía muestra un ejemplo sobre cómo manejar un caso sospecho de coronavirus y la creación de un área de cuarentena temporal.

Comunicación y gestión de noticias/información. Es fundamental comunicar al público lo que se sabe sobre Covid19, lo que se desconoce, lo que se está haciendo y las medidas que se están tomando. Monitorizar las noticias para detectar y responder a inquietudes, rumores y desinformación; máxima transparencia en las comunicaciones y toda la anticipación que se a posible, con mensajes empáticos y consistentes.

Selección de recursos útiles. La guía incluye varios enlaces a documentos que se actualizarán periódicamente con información adicional, listas de recursos clave para la industria y las autoridades sanitarias que pueden mejorar la planificación y las tácticas de los recintos.

Todos los protocolos de actuación que recoge esta guía (que ahora no se aplican por el cierre de estos espacios) se plantean como recomendación y sugerencias para que, al retomar la actividad, los palacios de congresos y los recintos feriales (así como otros grandes espacios que congreguen un número significativo de personas) cuenten con las medidas apropiadas para seguir protegiendo a clientes y asistentes evitando riesgos sanitarios y de seguridad en el futuro.