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evenTwo lanza Access, una plataforma para gestionar asistentes y recabar datos
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Por Paula Rey
No te vamos a mentir, tú mejor que nadie sabes que el trabajo de organizador de eventos no es fácil. No podemos prometerte nuevos productos que eliminen tu estrés ya crónico…pero quizás sí que lo reduzcan. Con este objetivo de mejorar y facilitar la gestión del organizador, evenTwo agrega a su oferta tecnológica una plataforma que destaca por la implementación de una trazabilidad completa del asistente. En otras palabras, permite al organizador llevar un seguimiento individualizado de las fases de invitación, registro, confirmación y acceso al evento. Cuánto material y ¡cuántos datos!
¿Cómo funciona?
Lo comparan con un CRM, pues la unificación es su core base y el enfoque adoptado es multi-evento. El organizador dispone de un panel intuitivo al que puede añadir un listado de contactos. Cuando crea un nuevo evento, asigna los asistentes potenciales que podrían asistir y les envía invitaciones personalizadas. Asimismo puede crear un formulario con los tipos de campos que necesite e incluirlos en los emails o en la página web del evento. Los invitados pueden confirmar así su asistencia y permanecerán informados acerca del evento gracias a las herramientas de mailing.
De manera integrada y conectada, para gestionar ya el acceso el personal del evento puede escanear los códigos QR enviados a los asistentes mediante una app para check-in. Por otro lado, si el cliente dispone de una app del evento los asistentes pueden registrar por sí mismos su acceso al escanear con su propia cámara un código QR fijo en el recinto. Esta funcionalidad de auto check-in permite informar a la organización de la hora a la que cada asistente ha accedido a una localización del evento, algo que desde evenTwo consideran muy útil para workshops u otros eventos de carácter formativo que requieren concurrencia.
Datos, datos y business intelligence
Toda esta información es recibida en tiempo real por el organizador, que puede visualizar en el panel cuántos asistentes han registrado su acceso en los distintos puntos de lectura del recinto y a qué hora lo han hecho. Este registro de actividad por usuario se almacena no solo para un evento concreto, sino como un historial de todos los eventos a los que haya acudido ese asistente. De esta manera, se tiene a disposición una base de datos completa de todos los contactos y eventos pasados y programados.
Desde el lanzamiento por fases el pasado verano referentes en todo tipo de sectores como Repsol, Ford, PwC, Santander, Almirall y Coca-Cola lo utilizan para sus convenciones, seminarios, viajes de incentivo y lanzamientos de producto. A día de hoy la plataforma permite exportar todos los datos pero ya están trabajando para que en un futuro esta plataforma se pueda integrar con el CRM de la empresa para la total trazabilidad de ventas, aunque dependerá también de sus posibilidades de integración.
