Eventos Responsables: ¿Sabes que puedes estar jugando tanto con los participantes, como con los beneficiarios?.

En alguna ocasión he recibido esta petición:

“Necesito que nos manden dos o tres ideas con presupuestó de actividades para 300 personas y lo necesitamos para mañana.”

Quizás, si hubiera respondido a la misma sin más, hubiera sido como servir una comida en un restaurante sin presentar la carta, es decir, igual el cliente solo necesitaba un café con tostadas, y me he lanzado a servirle una maravillosa paella valenciana.

Pero si además las ideas de actividades o servicios solicitados estamos hablando de algo social o solidario, implica de una grave falta de sensibilidad, que denota el total desconocimiento de lo que se esta tratando.

Si hasta para ofrecer un hotel u otro, una actividad de outdoor/indoor, un destino de incentivo, una sala…es imprescindible conocer un mínimo de datos, para realizar una actividad social, no solo es imprescindible, sino que no hacerlo significaría que puedes estar jugando tanto con los participantes, como con los beneficiarios.

Para realizar una actividad social o solidaria por el lado empresarial se requiere:

1. El conocimiento de los objetivos empresariales.
2. El conocimiento del perfil de los participantes.
3. El conocimiento de la empresa final contratante, sus valores y filosofías, su histórico en acciones sociales.
4. Datos logísticos (lugar, número de participantes, servicios adicionales…).
5. Posible estudio de solicitudes o iniciativas internas, respecto a este tema por parte de los empleados.
6. Un presupuesto.

Por el lado de las entidades beneficiarias (ONG´s, Fundaciones, Asociaciones…):

1. Un estudio de las mismas, conocer profundamente sus realidades. Sus fines fundacionales.
2. Preparar conjuntamente con ellos dichas actividades, ellos son expertos en los suyo y nosotros debemos ayudarles a utilizando sus experiencias, crear acciones vinculables al mundo empresarial. Los expertos en eventos somos nosotros, debemos de ayudarles.
3. Realizar pruebas piloto, para poner a punto dichas acciones, y comprobar que sus beneficiarios disfrutan y agradecen dicha acción, que se cumplen sus fines fundacionales,  al mismo tiempo que los objetivos empresariales.
4. Un presupuesto.

Espero que este post,  para vosotros como expertos en la realización de eventos,  os ayude a visualizar las necesidades previas cuando queráis preparar un Evento Socialmente Responsable.

Como podéis comprobar, requieren un esfuerzo y sensibilidad mucho mayor quizás que otro tipo de acciones o servicios, ya que estamos trabajando con dos realidades muy diferentes: la de los objetivos empresariales y la de los fines sociales, vincular ambas exige un trabajo previo minucioso donde debemos poner todo nuestro bagaje profesional.

No se si os habéis fijado pero por ambos lados puse la necesidad de “un presupuesto”, espero que leyendo este post, se tome conciencia de la dificultad en preparación de los Eventos Socialmente Responsables. Los resultados son acordes a su grado de dificultad,  los objetivos conseguidos sorprenden tanto a las empresas, como a las entidades sociales participantes.

Confundir lo social con la gratuidad es faltar al respeto a ambas realidades.