EMEC 2019: nuestra experienca con el meeting design holandés

El capítulo de MPI en los Países Bajos no actuó como mero anfitrión, sino que gestionó al completo el evento, desde el presupuesto hasta el concepto y los contenidos. Una decisión excepcional en la asociación, ya que esta prefiere siempre estar al cargo de la organización al completo (de hecho, el año que viene en Sevilla la asociación volverá a tomar las riendas y gestionará el evento ella, no el capítulo ibérico). 

El evento, de cuatro días de duración, se desarrolló del 9 al 12 de febrero en La Haya, ofreciendo una combinación muy equilibrada de formación, experiencia y networking. El programa se basó en cuatro itinerarios diferentes: gestión del riesgo, design thinking, liderazgo y perspectivas en el ámbito de las reuniones. El evento reunió a 330 profseionales y estuvo marcado por el lema “Changing the Game”, un mantra que se aplicó a través del evento mediante los ponentes, los moderadores e incluso el equipo del evento, quienes llevaron camisetas con el mensaje “Game Changer”. Ya sabes eso de que un mensaje debe ser repetido varias veces para que se asimile.

Esta idea de cambio y el objetvo de vivir una conferencia estimulante se implementó en el evento de dferentes maneras:

• En la bienvenida con el equipo del staff del evento siempre sonriente, divertido, interactuando con el participante y ayudándole en lo que necesitase. Al entrar al evento eras recibido por el equipo con un hinflable de gran tamaño en forma de mano naranja con la que “chocaban los cinco” con los asistentes. Una señal de que estabas en un evento fuera de lo habitual.
• Formatos frescos. Nada de estrictos montajes a la antigua usanza, todos eran flexibles y permitían al asistente coger su silla y moverse para formar un pequeño grupo de trabajo con otros asistentes. Y sí, el mobiliario era de diseño, pintón (el meeting design no solo se limita a formatos originales).
• Los asistentes se suben al escenario. Para la sesión de bienvenida todos los participantes fueron recibidos en el escenario, mirando hacia los asientos de la sala, plasmando el concepto de “no eres el asistente, si no el generador del cambio”.
• Participación. Siguiendo la regla básica del meeting design, en lugar de seguir la fórmula tradicional de sentarse-y-escuchar, constantemente se animaba a los asistentes a interactuar: todas las sesiones estaban estructuradas de tal forma que tras la sesión del ponente se hicieran pequeños ejercicios para hacerles participar y que asimilaran los mensajes.
• Hacerlo como un juego. Durante la apertura el sábado en el Louwman Museum, los asistentes participaron en una gymcana por el museo en el que tuvieron que completar varias tareas con el objetivo de generar distintos momentos de networking entre ellos nada más arrancar el evento.
• Experiementar la ciudad. El domingo, los asistentes siguieron un recorrido de conocimiento diferente a través de la ciudad. Visitaron compañias y negocios fuera del sector de eventosy meetings, como el instituto de investigación TNO, una productor de verduras o el Blijdorp Zoo, para llevarse distintos insights y aprendizajes que podían extrapolarse al sector eventos. Una actividad no solo destinado a que adquirieran conocimientos del sector, sino para que también se sumergieran en el destino.
• La fiebre de los escape rooms es imparable. Aquí también pudimos disfrutar del formato estrella de los últimos meses. El domingo por la tarde el innovador artista Daan Roosegaarde dio una fascinante charla en la Fokker Terminal, mostrando cómo concebir proyectos especiales pensando “outside of the box”. Tras su charla la terminal quedó cerrada a cal y canto y los asistentes tenían que ingeniárselas para encontrar las pistas que les llevaran a salir de ese monumental escape room.
• Event canvas. La conferencia también contó con un taller práctico de event canvas, que de manera muy gráfica se desarrolló en la zona del coffee break, facilitando así conversaciones y debates espontáneos entre los asistentes.

La última jornada se enmarcó dentro del tema “La festivalización de los eventos” y, entre otros, el ponente Irfan Ewik, cofundador de ID&T, explicó cómo trasladar el sentimiento y ambiente de un festival a las reuniones y eventos. 

Para el proceso de diseño de este evento, el capítulo local de MPI Holanda recibió la ayuda del grupo Event Design Collective: más de 60 profesionales que trabajaron de forma voluntaria en el evento. El evento se ha concebido, como cada edición desde EMEC desde la edición de Granada (2017) con el método Event Canvas, que Angeles Moreno (responsable de Event Canvas en España) define como puro design thinking aplicado al sector eventos, y que pone en el centro del proceso de concepción del evento al mismo asistente. Una forma de trabajar que asegura método y cierta continuidad y coherencia en este evento anual.

Y ahora…solo queda esperar al año que viene para vernos en Sevilla en el EMEC 2020.

Créditos de las fotografías: Ramon van Jaarsveld