EIP Factory, la nueva incubadora de agencias de eventos

¿Cómo surge este proyecto?

La idea prácticamente nació en el momento en que se produjo el confinamiento en España en marzo del año pasado: “Qué iba a pasar con las empresas del sector si no se podían organizar eventos? Por otro, si no va a haber eventos y una gran parte del sector ha tenido que reducir sus estructuras con ERTES Y ERES, nuestros estudiantes del último curso y recién egresados, que se incorporaban de inmediato en el sector ¿dónde se podrán incorporar?” nos cuenta Gerardo Correas, CEO de la Escuela Internacional de protocolo. Con la idea de ir un paso por delante a un panorama de crisis surgió este proyecto de generación de startups que se desarrollarían dentro del ámbito académico de la escuela, con un doble objetivo: ‘lanzar al terreno de juego’ a sus alumnos, que pasan a desarrollar proyectos reales de eventos, y servir de soporte externo a las agencias de eventos y a los departamentos de eventos de las empresas.

Partners de agencias y empresas

El programa de EIP Factory pretende aportar una visión fresca y de futuro en varios aspectos de la organización de un evento: Propuestas de desarrollo y ejecución de eventos (creatividad/planificación/presentación/presupuestos y dirección técnica/producción audiovisual/diseño/gráfica/multimedia) así como propuestas de desarrollo de acciones comunicativas.

Sus principales objetivos son: dotar de estructura en formato de parternariado a las agencias de eventos en los trabajos previos de generación de propuestas; evitar costes fijos en las estructuras de las empresas de eventos; apoyo a los factores de la organización de eventos en sus estructuras, realizando los trabajos previos antes de facturación; consolidar cada grupo de trabajo como una verdadera startup con proyección de futuro.

 ¿Cómo funciona? 

La startup se conforma por un grupo de alumnos del último curso de los estudios de organización de eventos en el que se integra por un profesional con experiencia contrastada, que dirige la agencia y el proyecto. Durante 2021 han creado, con la experiencia piloto de ocho proyectos realizados desde el pasado mes de enero, un procedimiento de trabajo con el fin de dotar de la mayor eficiencia y calidad los resultados obtenidos que se puede resumir de la siguiente manera.

Los primeros proyectos, algunos ya en marcha 

Los equipos creados durante este curso han tenido la suerte de trabajar para sectores tan variados como el retail o la tecnología. Siguiendo la realidad del sector, cada agencia ha recibido un briefing de naturaleza variada, desde planes de comunicación, presentaciones de informes de sostenibilidad, convenciones anuales o kicks off de ventas. El desarrollo de los diferentes proyectos ha proporcionado a los grupos el contacto directo con clientes, que han alabado el trabajo realizado, y en algunos casos, han elevado la presentación de las propuestas a instancias superiores. 

Los dos casos más representativos son el plan de comunicación para una denominación de origen de vinos, un plan de acción para un congreso internacional y una convención para una importante empresa tecnológica. En el caso del plan de comunicación de la denominación de origen de vinos, no partían de un briefing al uso, más bien partían de una necesidad: poner el valor el vino. Por eso, partiendo desde cero y con esa gran premisa se han establecido una serie de acciones que se están desarrollando de manera calendarizada y que les permite avanzar de la mano del cliente. 

“El plan de acción del congreso internacional es una gran apuesta, ya que combina una agenda institucional muy potente con una parte de planificación y organización de alto nivel. Este proyecto, que está siendo desarrollado por alumnos del posgrado, es una apuesta del cliente importante y para la Escuela Internacional de Protocolo es una impulso para seguir desarrollando esta EIP Factory, ya que supone una muestra de confianza enorme”, señala Mar San José, jefa de estudios de EIP Madrid.