Meetmaps, una solución sostenible para los eventos

Tipos de sostenibilidad

Por un lado, la sostenibilidad ambiental implica minimizar el impacto negativo de los eventos en el entorno natural. Esto implica tomar medidas para reducir el consumo de recursos, como el agua y la energía, así como la generación de residuos.

Además, la sostenibilidad social se refiere a garantizar que los eventos sean inclusivos y beneficiosos para toda la comunidad local. Esto implica promover la diversidad, la igualdad de género y la participación de grupos marginados.

Por otro lado, los eventos sostenibles también pueden contribuir al desarrollo económico local, al fomentar la contratación de proveedores o servicios locales, además de la contratación de proveedores alimenticios de km 0, lo que a su vez estimula la economía de la región.

¿Qué factores son los más perjudiciales para la sostenibilidad en la organización de eventos?

En un mundo cada vez más consciente de la relevancia de la sostenibilidad, es fundamental que la organización de eventos se adapte y evolucione en este enfoque. Los eventos, ya sean del tipo que sean, conferencias, exposiciones o conciertos, pueden generar un gran impacto en el medio ambiente, la sociedad y economía.

• La gestión de residuos

Uno de los factores más perjudiciales para la sostenibilidad en la organización de eventos es la gestión de residuos. Los eventos suelen generar una gran cantidad de desechos, como envases de alimentos y bebidas, productos promocionales y materiales decorativos. Estos residuos pueden acabar en vertederos, contribuyendo a la contaminación del suelo y del agua, así como a la emisión de gases de efecto invernadero.

• Consumo energético y emisiones de carbono

El consumo energético y las emisiones de carbono asociadas a la organización de eventos son otro factor perjudicial para la sostenibilidad. Los eventos a menudo requieren una gran cantidad de energía para la iluminación, el sonido, la climatización y otros fines operativos. Esta energía suele provenir de fuentes no renovables, lo que contribuye al cambio climático y la degradación ambiental.

• Transporte y movilidad

El transporte y la movilidad de los asistentes a los eventos también pueden tener un impacto significativo en la sostenibilidad. Los desplazamientos en vehículos particulares generan emisiones de gases de efecto invernadero y contribuyen a la congestión del tráfico. Además, el uso masivo de automóviles puede provocar problemas de estacionamiento y aumentar la demanda de infraestructura viales.

• Uso responsable del agua

El uso responsable del agua es otro factor crítico para la sostenibilidad en la organización de eventos. Los eventos pueden requerir grandes cantidades de agua para usos como la limpieza, el suministro de servicios sanitarios y la preparación de alimentos y bebidas. Si no se gestiona adecuadamente, este consumo excesivo de agua puede agotar los recursos hídricos locales y contribuir a la escasez de agua.

¿Cuáles son las estrategias relacionadas con tecnología para fomentar la sostenibilidad en los eventos?

Para conseguir la sostenibilidad en los eventos, es necesario considerar todos los aspectos del ciclo de vida del evento, desde la planificación y la promoción, hasta la ejecución y evaluación. Algunas estrategias relacionadas con la tecnología que contribuyen a alcanzar la sostenibilidad en los eventos son las siguientes:

• La gestión de eventos sostenibles: Gracias a la tecnología, se ha facilitado la adopción de prácticas de gestión de eventos más sostenibles. Hoy en día, se utilizan aplicaciones y softwares especializados para optimizar la planificación y ejecución de eventos, lo que reduce el consumo de papel, el desperdicio de alimentos y la energía utilizada. Estas herramientas, además, gracias a las métricas que ofrecen, ayudan a realizar un seguimiento del impacto y establecer metas de sostenibilidad.
• La comunicación y participación virtual: La tecnología ha permitido la realización de eventos virtuales o híbridos, lo que reduce significativamente la necesidad de trasladarse y, por lo tanto, la emisión de gases de efecto invernadero. Esto gana especial relevancia en conferencias y reuniones internacionales, donde los participantes pueden reunirse de manera online desde diferentes ubicaciones. La tecnología de videoconferencia, las plataformas de emisión en vivo y las redes sociales facilitan la interacción y participación en línea y en tiempo real.
• La experiencia del asistente mejorada: La tecnología también sirve y se utiliza para mejorar la experiencia de los asistentes a los eventos. Las aplicaciones móviles proporcionan información en tiempo real sobre el programa, mapas interactivos del lugar, actualizaciones de horarios y notificaciones importantes, entre otros. Esto evita la necesidad de imprimir programas en papel y facilita la interacción con los participantes.

-Promoción y concienciación: Además de todo lo comentado anteriormente, las herramientas y soluciones tecnológicas también sirven para promover la sostenibilidad y crear conciencia sobre los problemas ambientales ocasionados por los eventos. Las redes sociales, los sitios web y las aplicaciones móviles permiten difundir mensajes sobre prácticas sostenibles, iniciativas de reciclaje, transporte compartido y otras acciones positivas. Esto fomenta la participación de los asistentes y promueve un cambio de comportamiento hacia prácticas más sostenibles.

Desde Meetmaps también queremos contribuir a la realización de eventos cada vez más sustentables, por eso contamos con una plataforma all in one diseñada para facilitar la organización de eventos de manera eficiente y sostenible. El software de Meetmaps ofrece una amplia gama de soluciones tecnológicas que acompaña al organizador desde la planificación y gestión de los invitados, hasta la medición del impacto ambiental final del evento, permitiéndole optimizar todos los aspectos de sus eventos.

¿Qué productos de Meetmaps ayudan a mejorar la sostenibilidad en la organización de tus eventos?

A continuación se detallan algunas de las funcionalidades con las que cuenta el Event Manager Software de Meetmaps y cómo estas contribuyen a una planificación, gestión y ejecución de los eventos más sostenible:

1. Reducción del consumo de papel y uso de materiales reciclados. Con Meetmaps, da acceso a tus eventos mediante acreditaciones online en forma de código QR

sin necesidad de impresiones en papel. Si la acreditación impresa es una necesidad en tu evento, Meetmaps crea acreditaciones más sostenibles evitando el plástico y mediante el uso de materiales como el cartón y el papel ecológico.

• Ahorro de recursos naturales. Meetmaps Event App permite guardar la agenda de asistentes, además de diversos documentos, tanto propios como de los participantes, de manera online gracias a diferentes módulos dentro de la app. Esto evita la elaboración de agendas a mano o la necesidad de que los asistentes impriman documentos relacionados con el evento.
• Menor contaminación atmosférica y accesibilidad para todos. La posibilidad que ofrece Meetmaps de llevar a cabo diferentes formatos de eventos, contribuye a la sostenibilidad tanto a nivel social como medioambiental. Los eventos híbridos y virtuales permiten la asistencia de cualquier persona al evento independientemente de circunstancias tales como la distancia, la falta de recursos u otros inconvenientes, además de ayudar a minimizar los traslados y, con ello, la contaminación.
• Reducción del impacto negativo medioambiental. A lo largo del desarrollo de la actividad de los eventos, se han construido numerosas infraestructuras de alto coste e impacto medioambiental negativo que tras la celebración carecen de valor. Con Meetmaps, las empresas que deseen tener presencia en un evento para dar visibilidad a sus negocios, podrán configurar sus propios expositores virtuales con toda la información corporativa, productos y contenido multimedia; sin necesidad de construir stands físicos que impliquen hacer un mal uso de materiales y recursos tales como folletos a papel, que posteriormente al evento pasarán a ser residuos.
• Ahorro de energía. El software de Meetmaps es una plataforma all in one, es decir, concentra todas las soluciones para la organización de eventos en una sola plataforma. Los servidores a nivel mundial requieren para funcionar la misma energía que treinta plantas nucleares, por lo que el uso de un único servidor reduce la contaminación y contribuye a la sostenibilidad.

En conclusión, la relación entre los eventos, la tecnología y la sostenibilidad beneficia al desarrollo de la organización de eventos desde un punto de vista más comprometido con el medio ambiente y la sociedad. Tanto organizadores como asistentes demandan cada vez más que se trabaje en esta línea y tecnologías como Meetmaps responden a esta necesidad. Gracias a las diferentes soluciones digitales que ofrece la plataforma, se avanza en el sentido de la reducción de la contaminación, de los residuos y del consumo excesivo de recursos naturales, además de la responsabilidad social, con el objetivo de paliar cada vez más los efectos negativos derivados de la organización de eventos.