Un XVI Congreso Internacional de Protocolo muy experiencial
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Valladolid, ciudad sede. Se plantearon tres opciones: Alicante, La Coruña y Valladolid. Según Gerardo Correas, presidente de la EIP, la elección de Valladolid se debe a varios factores: el apoyo del ayuntamiento ofreciendo la sede del congreso, la cercanía con Madrid como facilitador en la recepción de los congresistas, el tamaño de ciudad (los congresistas se sienten protagonistas al estar en una ciudad de tamaño moderado), el apoyo de otras instituciones de Castilla y León, además de su cultura gastronómica y enológica (cinco denominaciones de origen).
Evolución de asistencia en relación a las ediciones anteriores. El primer congreso se celebró en 1995 en Oviedo con 400 pax. Según Gerardo Correas, “hemos duplicado a lo largo de los años la asistencia hasta llegar a los 827 asistentes en esta edición. ¿Y el futuro? El próximo congreso se celebrará fuera de España. No está decidido: Buenos Aires, República dominicana Y Colombia son los tres candidatos”.
Panel científico. “Todo lo que se pueda leer en un blog no tiene sentido en un congreso (para eso no hace falta viajar). Por ello, propusimos que en vez de conferencias magistrales, hubiese intervenciones tipo TED, con una duración de 20 minutos donde se expresan dos o tres ideas con fuerza sobre el tema, presentadas de una manera amable y atractiva. Además los debates, las preguntas y los contactos entre congresistas y ponentes se realizaban a través de una App que se diseñó específicamente para el congreso”, señala Gerardo Correas.
Conocer la gastronomía de la ciudad aprovechando los coffee breaks. El congreso salta a la calle en los momentos de descanso, una manera de conocer la gastronomía de la ciudad durante los coffee breaks. Bajo el lema: “Vete de tapas por Valladolid”, se prepararon los almuerzos de los congresistas en 12 bares seleccionados por toda la ciudad a través de un sistema de tickets que recogían en el congreso y que canjeaban en los bares. “Es una manera de fomentar la interacción, al mismo tiempo que conoces la cultura gastronómica de la ciudad”, explica Gerardo.
Experiencias científicas. La idea era cambiar el concepto de “escuchar” por “hacer”. Durante todo el día, los congresistas tenían sesiones formativas, pero a partir de las 16:00, se realizaban experiencias relacionadas con el programa científico fuera de la sede. Un total de 32 experiencias que el congresista podía elegir en el momento de la inscripción. ¿Interés en la organización de los eventos deportivos y los tratamientos de los palcos? había una experiencia para asistir, en el mismo estadio de fútbol, a una formación de cómo se trabaja la comunicación, el marketing y la gestión de los eventos deportivos. ¿Eventos universitarios? Los congresistas fueron a la Universidad de Valladolid, donde la secretaria general de la universidad explicó cómo se realizan las ceremonias académicas. Además el programa incluía 17 visitas a distintas bodegas, donde recibían información sobre las acciones de marketing para competir en un sector tan complicado. Según Gerardo Correas, “organizativamente supuso un reto de logística y transporte, ya que tuvimos que dividir a 800 personas en grupos de 15-20”.
Actos sociales enmarcados en el programa científico. Se realizaron distintos actos sociales para fomentar la interacción, siempre potenciando los contenidos científicos centrales del congreso. Por ejemplo, “el concierto de las Velas” un concierto de 20 minutos en la catedral de Valladolid, donde disfrutaron de una pieza de Bach protagonizada por un órgano a la luz de las velas… completada por la explicación en 15 minutos de las complejidades organizativas de un concierto y las claves de los eventos culturales, de la mano de un experto. Además en la plaza del ayuntamiento, se celebró por parte del Ejército de Tierra un homenaje a los caídos con un regimiento de 220 militares y asistencia de las autoridades civiles, realizando una ceremonia espectacular, donde los congresistas pudieron ver las singularidades organizativas de una ceremonia de este tipo y que además abrió el congreso a la ciudad de Valladolid.
Gestión de la comunicación. Hoy en día es imposible hablar de la comunicación de un evento sin dotarlo de una estrategia digital. “Desde el principio tuvimos claro que toda nuestra estrategia tenía que partir de un epicentro: la web de congreso (con más de 200.000 visitas) sirvió de plataforma informativa para nutrir las diferentes acciones en las redes sociales: Twitter, Facebook e Instagram bajo el hashtag: #CIPROVALLADOLID17, y con un apoyo ocasional de Youtube”, señala Gerardo Correas.
Las redes sociales como herramienta para recordar. Un congreso de tres días con un número tan elevado de ponentes y actividades genera mucha información. “En esta etapa fue esencial el contenido creado por los alumnos de comunicación de la Universidad Europea Miguel de Cervantes, ya que crearon una web a través de wordpress que se integró dentro de la web del congreso y donde participaron con posts y vídeos que subieron a un canal Youtube creado para el congreso. Todo ese material se programó para publicarlo en Twitter y Facebook en las semanas posteriores al congreso bajo el epígrafe: Recordando #CIPROVALLADOLID17.
