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Un kick off para profesionales de eventos
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Organizar un evento para más de 90 profesionales del propio sector no es tarea fácil y es que es un público con el listón alto.CWT Meetings & Events nos ha contado cómo ideó su kick off 2017, a finales del pasado mes de enero en Alicante, y las actividades con las que quiso sorprender a sus invitados.
Como destino se eligió Alicante por ser una ciudad con playa, clima cálido y que está bien comunicada (los participantes acudían desde diferentes ciudades). Se designó un equipo interno liderado por dirección que fue el encargado de montar en secreto el evento.
Tres semanas antes de la cita, arrancó la campaña de comunicación, no por ser un evento interno hay que dejar que la comunicación pre-evento caiga en el olvido. Se creó una cuenta especial para enviar mails teaser que despertó la curiosidad de los participantes, puesto que no sabían quién estaba detrás de los mails que recibían en los que se les invitaba a descubrir enigmas (cada enigma estaba relacionado con el evento y poco a poco se desveló la imagen y el claim). Para el registro se utilizó una herramienta personalizada con el look & feel del evento y se abrió un espacio específico en la intranet social de la empresa donde los invitados podían interactuar entre ellos, subir fotos, hacer preguntas y generar un ambiente festivo. CWT Meetings & Events nos ha contado que esta idea fue todo un acierto y es que había 90 inscritos y se superaron las 500 entradas en comentarios etc en la intranet.
Ya en destino, dividieron a los participantes en varios grupos para la primera actividad: un Cluedo en vivo, y a medida, que se desarrolló por los distintos espacios del Meliá Alicante. Al acabar el juego tenían un coctel y otro misterio a descubrir. A la entrada a la sala del coctel se le daba a cada invitado una foto de un compañero al que debía encontrar. ¿Fácil? Noooooo. Las fotos eran de los compañeros, pero en su más tierna infancia…
A la mañana siguiente, en el Meliá Villaitana tuvo lugar una sesión plenaria con mapping con una coreografía de los colores corporativos. Pero la sesión inauguró con algo más que el mapping: una coreografía del equipo directivo de España en la que movió el esqueleto hasta el mismísimo vicepresidente de Europa, Oriente Medio y África. Algo más tarde, el resto de asistentes también tuvo que mostrar sus dotes de danza; y es que como el movimiento activa la energía y la concentración, se creó un vídeo inspirado en el tema Make your Feet, de la película Trolls, para que todos bailaran. No solo la música estuvo presente en la sesión plenaria, el teatro también irrumpió con diferentes shows entre ponencias.
El kick off acabó con una cena de gala en la que se premió a los mejores compañeros. Durante la comunicación pre-evento se había pedido a los invitados que nombrarán a su compañero favorito y escribieran un comentario. Los cinco más nombrados fueron los ganadores y homenajeados en el cierre de este kick off.
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