Un evento ‘customer centric’ para BMW

Lisboa y su Pavilhao Carlos Lopes fue el lugar elegido para acoger este evento. El mismo espacio debía albergar una cena de gala con premios y al día siguiente la jornada de sesiones de trabajo. Para facilitar el montaje y tener lista la escenografía para ambas citas se optó por una puesta en escena que también comunicaba el interés por el invitado. Una escenografía a base de proyecciones de mapping envolvía a los asistentes durante la cena de gala y también durante el día de conferencias. Con un protagonismo especial en un escenario central, del que partían a modo de brazos tanto las mesas de la cena, como los distinto módulos de butacas en formato auditorio del día siguiente. Todo estaba dispuesto en torno a un escenario circular que conseguía una estructura céntrica inspirada en el claim del evento. Se buscaba transmitir cercanía, diálogo, contar con el asistente y el diseño del espacio lo tuvo presente.

La cena de gala se abría con un seating personalizado con los nombres de cada invitado proyectados sobre su plato así como un show mapping en el que las caras de los 380 invitados recorrían las mesas de los mismos hasta llegar a las cuatro pantallas que envolvían la sala y cerraban con el eslogan y el logo del evento. De la misma manera, antes de cada plato se proyectaba otro show mapping con distintos motivos decorativos inspirados en la receta que se presentaba y otro especial para la entrega de premios. Un montaje para el que han sido necesarios 30 proyectores de 10.000 lumens para la proyección cenital sobre las mesas, 2 proyectores de 20.000 lumens para la proyección cenital en el escenario, 60 puntos de motor, 400 metros lineales de Eurotruss, 150 m2 de pantalla de led de 4mm, más de 60 cabezas robotizadas de iluminación y 28 técnicos durante el directo.

Además del engranaje de proyección, el espacio fue decorado con 980 metros cuadrados de cortina de hilo para aforar la sala, 27 mesas y un escenario circular de construcción con iluminación led encastrada, además de dos closedrooms para la jornada de conferencias que albergaban los nuevos modelos de BMW y donde los invitados pasaban a conocerlo en exclusiva. La construcción de estos dos closedrooms tuvo que realizarse durante la noche, después de que los asistentes finalizaran la cena y antes de que llegasen a las conferencias del día siguiente. 

Información personalizada gracias a la app del evento. Además de información para cada invitado, se lanzaba un vídeo personalizado de bienvenida, una felicitación de cumpleaños para algunos asistentes que lo celebraban en esos días y una despedida para todos. También podían consultar su número de mesa, las agendas de actividades de cada país, su número del guardarropa y su grupo para visitar los closedrooms durante la conferencia.