Tecnología, comunicación segmentada, formación práctica, claves en el éxito SEPA 2018 en FIBES

Programa completo y a medida de cada uno. Hace años que los congresos van a un modelo más “a medida”, hecho de muchas sesiones más pequeñas, más que grandes plenarias. Así que este evento ha evolucionado hacia un programa flexible, con amplia variedad de formación (abarcando de temas clínicos del día a día hasta cuestiones más relacionadas con la investigación), con la idea de que los delegados pudieran “diseñar” su propio programa. “Además, paralelamente habían talleres y charlas prácticas para conocer e implementar las mejoras en periodoncia, terapéutica de implantes, novedosas técnicas regenerativas o técnicas de gestión aplicada”, nos señala Javier García Gómez-Díe, director ejecutivo de SEPA.

Además, para dirigirse a varios colectivos, el congreso se dividió en varios encuentros científicos: SEPA Periodoncia, con hasta cuatro pistas en paralelo, dirigido a dentistas; SEPA Higiene, con hasta dos pistas en paralelo, dirigido a higienistas y auxiliares; SEPA Gestión, con un programa dirigido a propietarios y responsables de la administración de una clínica dental.

Clave en congresos: analizar el recorrido de la gente. Para acercar las nuevas tendencias a los profesionales del sector, se diseñó un recorrido en el área expositora que facilitó el encuentro y la formación, pero sobre todo la sociedad evoluciona hacia una gestión más precisa de los flujos y recorridos: “hemos implementado un estricto control de flujos, dinamizando zonas muertas en zonas de paso. La complejidad del edificio nos ha permitido analizar los comportamientos y las rutinas de nuestros delegados y nos da una visión para conectar mejor en próximas ediciones la exposición con nuestras áreas de formación”, nos señala Javier.

Avances tecnológicos. Para dinamizar el proceso de inscripción, se implementó una plataforma adaptada a todos los grupos: “estructuramos los diferentes segmentos de asistentes, y generábamos la inscripción a través de la plataforma desde el clásico voucher hasta el Passbook (que permite a los inscritos tener su acreditación en el móvil). De hecho, uno de los objetivos era mejorar la experiencia del congresista facilitando el registro. “Hemos implementado la autoimpresión, de esta forma la mayoría de delegados ha acudido al evento con la acreditación ya impresa”, señala Javier, con consecuencias a nivel de bolsa del congresista: Más del 90% de los delegados con la acreditación ya impresa no pasaron a recoger la bolsa del congresista y utilizaron la App para conocer el programa. ¿Es la App la bolsa del congresista del siglo XXI? ¿Cómo adaptar los acuerdos con los sponsors a las nuevas posibilidades de la App?

¿Lo más novedoso de SEPA 2018? Las formaciones en directo son un ‘must’ cada vez más demandado. Se realizó una cirugía en directo con más de 1.600 profesionales en sala el primer día de congreso, generando así un inicio de congreso muy potente, “con uno de los ponentes más relevantes de la odontología internacional en una pantalla de 110m2, con una retransmisión en directo por satélite y con posibilidad de realizar preguntas por WhatsApp al ponente”, según Javier.

Las cifras hablan. El congreso ha triplicado su volumen de asistentes en apenas cuatro años, siguiendo varias decisiones como el hecho de reducir el esfuerzo de logística, externalizándola a los propios asistentes, bajar mucho los precios de inscripción y dedicar los esfuerzos en la parte formativa. “En esta edición recibimos 5.120 participantes de más de 40 países, un 12% más que en 2017, un impacto económico de 8,5 millones de euros, 330 comunicaciones científicas, 220 ponentes y 100 empresas. Todo un éxito”, nos detalla Javier.

Una estrategia de comunicación multicanal y viral. Una buena comunicación se basa en llegar a cada profesional con aportaciones de interés; por ello, se diseñó una comunicación segmentada: por edad, interés y zona geográfica. Según Javier, “durante el pre al congreso se lanzaron newsletters informativas. Además las redes sociales suponen una interacción con nuestros seguidores, y publicaciones propias como Sepa Magazine recogieron los temas de interés con un enfoque clínico para generar interés previo con el congreso”.

‘Sala de descarga de presentaciones’ para ponentes. Dado el volumen de presentaciones, diversidad de formatos, SEPA 2018 habilitó una sala desde el día antes del congreso hasta el último día para que los ponentes pudieran testar sus presentaciones, revisar que todo funcionara correctamente, revisando los tonos, resoluciones y proyección. “De esta forma minimizamos los posibles problemas del directo. Más de cinco profesionales atendieron a todos los ponentes en la sala de descarga de presentaciones”, nos señala Javier.