Sorpresas inesperadas…y solucionadas, en el Roadshow de HP en Dubái

Este año iniciaron la gira en Dubái, donde además de organizar el Roadshow, gestionaron todas las actividades en torno a él: dos cenas de gala en los jardines del hotel Ritz-Carlton Dubái, una cena de bienvenida en un crucero y una actividad de teambuilding en el desierto. En total participaban más de 400 personas provenientes de África Central y Medio Oriente.

Después de muchos meses de preparación, llegó el momento de dar la bienvenida a 258 partners y 70 empleados de HP y sponsors. Durante el día los partners asistieron a distintas sesiones donde podían conocer más a fondo los productos de HP, además de participar en las actividades y encuestas que se lanzaron a través de la app del evento, donde conseguían puntos para ganar premios.

En este evento se apostó por la innovación y sostenibilidad. Utilizaron materiales reciclados o reciclables, hechos de cartón, madera y tinta sostenible con una imagen relacionada con la naturaleza, con lanyards hechos con material 100% reciclado.

Cuando llegan los imprevistos

En Dubái llueve una media de 15 días al año. No es algo habitual. Y la agencia Intracon Marketing Solutions estaba revisando las previsiones meteorológicas minuciosamente, por si acaso. Vieron que el panorama iba cambiando cada 4 horas, pero para el día del evento todo indicaba que se iban a salvar de la lluvia, así que siguieron con el plan inicial. Hasta que lo impensable pasó: empezó a llover media hora antes de que empezaran a llegar los invitados de la primera gala de la semana, que prometía ser espectacular. Un hecho insólito que dejó constancia de lo importante que es tener un buen plan “B” o un plan de emergencia para poder reaccionar rápidamente a estos imprevistos, poco habituales en este destino.

Mientras la lluvia caía sin avisar, la cena de gala que tendría lugar esa misma noche en los jardines del The Ritz-Carlton, con un gran escenario, impresionantes audiovisuales y espectáculos para los asistentes… tuvo que cambiarse por completo y a toda prisa. Mover el montaje (la parte que se podía) y llevarlo al ballroom dentro del hotel, y rediseñar tanto la agenda como el concepto de la gala. En estos momentos es importante mantener la calma, la cabeza fría, y sobre todo, contar con la colaboración de todos. Y eso es lo que “salvo” el evento. La gran colaboración por parte del hotel, de los proveedores de AV y decoración, los clientes y todo el equipo Intracon, hizo posible que se trasladara todo lo necesario en tiempo récord: notas de bienvenida, jarrones con luces, velas, cubiertos, platos, manteles… había hileras de personas subiendo y bajando escaleras llevando material de un lado a otro sin parar.

A pesar del estrés y la presión del momento, todo estuvo preparado para esta gala, diferente a la que se había diseñado, pero que finalmente fue un éxito. El clásico show must go on se materializó con un espectáculo de mentalismo que dejó a los asistentes boquiabiertos, unos bailarines con ropa hecha de espejo que animaron la entrega de premios, además de una arpista y un saxofonista que te ponían la nota musical emotiva de la noche.

Tras haber superado esta adversidad, el segundo día de evento todo fue rodado. La calma después de la tormenta hizo que los 210 asistentes pudieran seguir con el programa de sesiones y las actividades correspondientes.

Pero no, todavía no se habían acabado los sobresaltos. Quedaba otro imprevisto que resolver. Esperaban a 95 partners que venían de la región Central de África, para asistir a la presentación del portafolio de productos y solo pudieron llegar 25, ya que el resto se quedó atrapado en Lagos debido a una intensa niebla que bloqueó el espacio aéreo durante días. Así que nuevamente hubo que adaptarse a la situación, aunque con menos estrés esta vez.  La cena de bienvenida se realizó en un barco, y al haber menos invitados, se convirtió en un evento más íntimo, aunque igualmente divertido. Para el último día de evento, también se adaptó el formato y se hizo mucho más reducido, por lo que la experiencia fue aún más personalizada y cercana.

La segunda cena de gala en los jardines del hotel al lado del mar también se trasladó al interior, esta vez no por causa del tiempo, sino para que tuvieran la misma experiencia que el otro grupo. Una vez realizados los cambios, la noche comenzó con una banda en directo para crear buen ambiente antes de los shows: danza del vientre, bailarines y tambores de agua con luces LED, sirvieron para anunciar los ganadores y hacer la entrega de premios.

Una experiencia en el desierto

Recorrer el desierto en 4×4 por las dunas, disfrutar la puesta de sol, y cenar en un auténtico campamento en medio del desierto, es una experiencia difícil de olvidar. Y tampoco faltaron los imprevistos. Algo que nunca hubieran imaginado, pero pasó. De camino al desierto el tráfico estaba parado porque había un helicóptero militar en medio de la carretera, no se supo por qué, pero tras el consecuente retraso, todo quedó en una anécdota y pudieron llegar al desierto para vivir la experiencia que les esperaba allí.  

Una semana de locura en Dubái, en la que la resolución de problemas, la capacidad de reacción y la excelente colaboración entre los diferentes equipos on site, hicieron que estos eventos fuera un éxito.  Debido la circunstancia este año no se podrá seguir con la gira, una vez más se han tenido que adaptar y se ha preparado un Roadshow virtual de lo más dinámico e interactivo que llevarán a las casas de más de 5.500 partners y clientes que están deseando participar en este Roadshow y obtener su certificación correspondiente.