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Soluciones XXL en la producción de Salesforce Essentials
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Cuando en una jornada se dan cita 2.400 asistentes para acudir a un evento, donde además de sesiones plenarias en paralelo, existe zona expositiva y diferentes zonas según perfil de asistente y contenidos, además de puntos de animación y música, toca sacar al mejor yo planificador y ‘problem solver’ que todo organizador de eventos tenemos dentro. Priorizar y montar el evento de manera fluida, práctica y, sobre todo, teniendo en cuenta al numeroso público, es lo que hizo la agencia Planta18 en la última edición de Essentials de Salesforce. Te traemos algunas ideas ‘big ideas’ que dieron forma a este evento de gran formato.
El evento es un escaparate de innovación y de soluciones de transformación digital que Salesforce puede ofrecer a las empresas. Mediante casos de éxito y sesiones formativas por sectores, junto con la colaboración de partners el evento es un escaparate de cómo las herramientas ‘cloud’ pueden transformar el modo en que las empresas conectan con sus clientes.
Una jornada que arranca a las 08.00 de la mañana con el registro y el arranque en la sala plenaria de la mano de Miguel Milano, presidente de Salesforce para EMEA y la actuación de un grupo de rock femenino, The Ladys, que ponen la fuerza necesaria para seguir con una jornada de sesiones en paralelo en distintas salas. Además de la sala de keynotes y casos prácticos para 1.200 personas, las sesiones se dividían por temáticas en salas como la de cloud service para 600 personas; la sala industrial para casos prácticos de ese sector con capacidad para 672 asistentes, la sala pymes, platinum, distintas zonas vips y una zona chillout donde echar una partida a máquinas arcade o disfrutar de un DJ durante los descansos.
Para adaptarse a los picos de asistencia de público a lo largo del día, en el caso de que no hubiera capacidad en la sala keynote para seguir sus sesiones el resto de salas de mayor tamaño contaban con la señal de la plenaria de keynotes para poder seguir sus sesiones y aumentar audiencia.
Y por si fuera poco, como las soluciones de CRM de Salesforce son en la nube, los contenidos del evento también se quisieron que se gestionasen desde la nube, con lo que ninguna de las presentaciones de las sesiones estaba cargada en los ordenadores, sino que se bajan desde la nube. Una guiño a la esencia de la marca, que supuso ampliar la señal wifi del espacio de manera considerable para que no hubiera problemas.
Sesiones paralelas y una zona expositiva con vida y movimiento
Además de las diferentes salas por temáticas con programa paralelo a la sala de keynotes, el evento contaba con una zona de exposición para 29 partners con un partner theater para experiencias y demostraciones en la zona central de La Nave. Aprovechando su ubicación como zona de paso entre las distintas salas y haciendo de antesala a la zona de keynote el tráfico de asistentes estaba asegurado. Para facilitar que el público pudiera estar cómodamente en la zona de stands y moverse fácilmente de uno a otro, los puntos de servicio de catering se colocaron fuera del hall para no entorpecer; repartiéndose parte en la zona de registro y parte en la zona de descanso de terraza junto a los parkings, donde se ubicó una carpa exterior de 200m2 para que la empresa de catering pudiera trabajar montar su servicio.
La ventaja de tener la sala principal de keynotes integrada y sin separación en la zona expositiva tiene la ventaja de siempre atraer público a los stands, pero la gran problemática es que este trajín de público interfiere en la sonorización de las keynotes. Para que el ruido exterior de la zona expositiva no interfiriera en el desarrollo de las sesiones se tuvo que colocar un truss de 60×18 alrededor del perímetro de la sala y sobre los primeros metros del techo para aislar acústicamente y evitar contaminar lumínicamente ambas zonas.
Algunas ideas para señalética e información en grandes recintos
La agencia, con experiencia en el evento, ya que es el quinto año que se encarga del Essentials tanto en Madrid como en sus ediciones en Barcelona o Lisboa, detectó que uno de los retos del evento es mover a la gente dentro del espacio. No es suficiente con la cartelería de gran tamaño, lonas y corpóreos que se utilizan en exteriores, parking y señalética interior para marcar las distintas áreas, sino que para marcar los itinerarios entre la zona de exposición y las distintas salas facilitando el movimiento dentro de La Nave, se utilizó señalética en forma de huellas para marcar los recorridos.
De igual forma, cuando se requería concentrar a la gente hacia una zona, o moverles de un área a otra según la agenda, por ejemplo del área de catering de nuevo a las salas, se utilizaron zancudos, que de manera simpática y como parte de la animación, al ser muy visibles y sobresalir de la multitud servían como referencia a que el público se moviera hacia una zona determinada del recinto.
Y para los más despistados que no sabían qué sesión se daba en cada sala un robot con la agenda del programa en su pantalla se paseaba por el espacio e interactuaba con la gente para que pudieran consultar la ponencia que más les interesaba.
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