Small is beautiful, pero también interactivo e impactante, en estos eventos de Kenes

El objetivo era mejorar el acceso a la justicia y la calidad de la resolución de disputas en el mundo. Pero para un objetivo tan ambicioso, y en diferentes regiones y culturas, la estructura habitual de evento (speakers hablando, audiencia dormidita…) no era la solución. Así que se reconcibieron los eventos, siguiendo dos palabras mágicas:

– Conversación, que implicó la planificación de eventos más pequeños y la revisión de formatos. Sí, todos queremos que nuestros eventos (y nuestros coches…) sean grandes, pero este es un ejemplo interesante de poner el objetivo primero.

– Datos, ya que cosecharon muchos datos de cada evento con el fin de transferir conocimientos y mejores prácticas a nivel mundial.

Cada evento reunió a representantes de los distintos tipos de actores en la resolución alternativa de disputas: empresas, particulares, abogados, asesores e influenciadores (instituciones gubernamentales, académicas, etc.). Todas estas personas participaron activamente en el evento, respondiendo a «preguntas clave». Estas respuestas se pusieron a disposición de los participantes en tiempo real para que deliberen y debatan en un panel de discusión con los representantes de cada parte interesada.

Formato. Se eligió un formato muy interactivo, que permitía una conversación real, ya que el panel debía comentar los resultados de votación de la audiencia. También reuniendo a todas las partes interesadas para las discusiones (demasiada discusión suele ocurrir dentro de cada grupo) hizo que los participantes comprendieran mejor la otra parte.

Se aplicó la siguiente secuencia en cada sesión:

– Cinco preguntas a la audiencia para que voten dentro de la aplicación y una pregunta abierta

– Una vez finalizada la votación, los participantes discutieron los resultados en pequeños grupos y escribieron sus comentarios en la aplicación

– Luego se realizó el panel de debate, con las preguntas y los comentarios de la audiencia

– Al final un moderador resumió los aprendizajes 

Tecnología. Los eventos utilizaron la aplicación PowerVote. Antes del evento, la app proporcionó información sobre el evento y el programa y durante el evento, se utilizó para la votación. Los resultados se mostraron justo después de que se haya hecho la votación. La aplicación también se utilizó para los comentarios y preguntas de la audiencia durante la discusión del panel.

Comunicación previa y posterior. Antes del evento, las preguntas centrales para la votación se definieron tras consultas con todas las partes interesadas, incluyendo una encuesta global. El evento también tuvo su propio blog y una alta actividad de prensa.

Después del evento, Kenes publicó un resumen de los resultados de la votación y está produciendo un análisis completo de los resultados. Se producirá un informe final.

«Los profesionales de eventos a menudo piensan solo en términos de tamaño, y a menudo pasan por alto las metas del evento. En este caso fue simplemente: limitar los eventos en tamaño para potenciar la conversación en cada evento y reunir todos los datos relevantes de cada evento para transferir estos conocimientos y mejores prácticas a nivel mundial «, dice el equipo de Kenes sobre este trabajo.

La esperanza era celebrar unas 15 reuniones, pero al final se llevaron a cabo 40. Kenes ayudó a detallar un plan estratégico, creando un modelo de eventos logísticamente duplicable. Con la tendencia de eventos internacionales a moverse a eventos más relevantes localmente, esta serie de eventos muestra cómo hacer un puente entre los dos.