Pero… ¿qué hace Grupo eventoplus en su convención?

Primero el concepto: fue Pride, el orgullo. Un guiño al destino (Sitges) pero también un concepto importante: tenemos que estar orgullosos de lo que eventoplus está construyendo, y cada uno tiene que ser exigente en su trabajo y poder como consecuencia estar muy orgulloso del resultado.

A nivel de formato, la apuesta fue de poner en práctica aquello que predicamos: sin ppts, sin largas horas oyendo hablar a los mismos, con formatos frescos, comidas sanas pero divertidas, actividades con sentido, y todos muy revueltos. Fueron dos días intensos de información informal pero necesaria para comprender mejor por qué hacemos lo que hacemos, como reflexión nuclear de la convención.

A las ocho en punto del viernes, un minibús panorámico de Autocares Esteve recogía a todo el equipo en la puerta de la oficina de Barcelona. Para sorpresa de todos, había un mini salón con mesa al fondo en la que comenzó la primera prueba: compartir el desayuno para el viaje que debíamos llevar por indicación del teaser, con todos los compañeros, o sea que nadie comió su sándwich, pero comprobó las habilidades culinarias de los otros. Una manera muy simbólica de crear unidad e impresión de que estamos para compartir, trabajar juntos y ayudarnos entre nosotros.

Llegada con sorpresa y formatos relax para animar la participación
Empezó todo con una broma: la gente del Meliá Sitges nos dirigió a una sala pequeña en formato de U con una pantalla. La sala más normalita de hotel, pero también un formato muy poco “meeting design”… Cuando ya habíamos colgado bolsos y chaquetas y probado los bolis, nos dijeron que estamos en una sala equivocada. Nos pusieron un antifaz negro y nos hicieron caminar sujetos a una cuerda. La revelación fue encontrarnos en una sala absolutamente informal, con luces LED cálidas y una hoguera enorme ardiendo desde las pantallas. En la sala, sillones, sofás, pufs, bolas… permitieron cambiar los formatos muy fácilmente según los objetivos de cada sesión. Unas posibilidades de movimiento y una sensación de relax e informalidad necesaria para hablar de forma desinhibida. Se montó también en la sala una pasarela que permitía que quien presente se pueda mover entre la gente. Ninguna sesión unidireccional de más de 15 minutos; nada de powerpoint; unas divertidas cartulinas como en el vídeo de Subterranean Homesick Blues” de Dylan; cinco flip charts; un montón de post-its; sesiones por grupos… todo fue una gran conversación y un momento de cocrear.

Muy importante en la convención fue el ‘Why’como la pregunta base de qué hacemos (Waht) y cómo lo hacemos (How). De hecho la convención empezó con una proyección de una serie de testimonios sobre lo que es eventoplus por proveedores, agencias, anunciantes, recordándonos lo más importante: hacemos todo lo que hacemos para una comunidad que espera mucho de nosotros.

Pero no todo iba a ser filosofía y, como no podía ser de otra manera, siendo prácticamente de la familia, entró en escena Marcos Canas, de Srta. Templeton, con unas cuerdas de Pride de U2 como música impactante de entrada. Marcos puso a unos a discutir contra otros en la dinámica de ángel y diablo, que fue muy instructiva, además de hacernos reír como siempre con actividades divertidas y calentar motores.

Otros grandes momentos fueron los coffee breaks, en un espacio al fondo de la sala, lo que permitía levantarse en cualquier momento para ir picando, y que fueron un derroche de creatividad y gracia a cargo del chef del Meliá, Sebastián Jimenez: croissants de mantequilla horneados in situ, churros con chocolate, algodón de azúcar con frutas y bizcochos, un fuet trampantojo de chocolate… Y en el almuerzo, croquetas de zanahoria y celena para nuestros dos vegetarianos, o frutas osmotizadas.

¡Incorporamos la siesta en la convención!
A primera hora de la tarde, tocaba relax en una sala acondicionada para hacer yoga, que en realidad fue un formato descansado de siesta (¡te lo recomendamos!) donde no todos durmieron pero todos se relajaron, y a continuación, sentados en círculo en el suelo en la semi-oscuridad, charlamos  sobre cómo empezó eventoplus, la historia de la empresa, nuestras experiencias y anécdotas. Un formato íntimo, muy personal y muy útil para darnos cuenta de que somos un grupo humano que comparte mucho.

A las seis, vuelta a la sala para trabajar un poco: por grupos, se trabajó en diversos aspectos de la empresa y en imaginar cómo debería ser ésta en 2020. Reuniones por departamentos en petit comité, exposición a los compañeros de los respectivos pitches, y charla interdepartamental opinando sobre las cuestiones que afectan a todos. Sí, sí, las cosas a mejorar salieron también, lo cual es muy importante.

A las ocho de la tarde, hora de descansar. Tantos debates hemos tenido por la tarde que el plan de ir a correr por la playa se tuvo que aplazar… Cenamos en la carpa del hotel, decorada como un mercado, con sus paradas y sus manteles a cuadros, en un formato muy informal. Albert sacó su yukulele, cantamos, contamos historias, hicimos juegos como si estuviéramos de campamento. Y luego, ya sabes, la barra de gin tonics hace el resto…

De vuelta a las habitaciones, donde el hotel había preparado una sorpresa: una portada de eventos Magazine con una foto de la misma mañana de todo el equipo, en un material comestible. Un detalle de personalización muy bonito.

Teambuilding con arte
Al día siguiente, tras el desayuno y checkout, hicimos una actividad de teambuilding con Amfivia, que comenzaba con una curioso timeline de papel con post-its grandes en el suelo que hacía un recorrido cronológico de la empresa desde el 2000 en el que cada uno iba añadiendo su fecha de incorporación, su ‘why’ y su aportación a nivel personal.

Después, comenzaba una actividad que gustó mucho: por grupos deberíamos reproducir el Retrato de mujer con sombrero de Picasso en cuatro grandes lienzos de tela realizados cada uno por un grupo diferente. Los cuatro lienzos juntos formaban un todo de 8m2. La idea era colaborar, y en pocos minutos se definieron los mezcladores de colores, los compradores de pintura, los delineantes y los ejecutores, un trabajo de equipo impecable… Después de esta sesión, debrief moderado por Amfivia donde sacamos todos muchas conclusiones y paralelismos sobre cómo podemos trabajar. Y salió el sol, por lo que, de premio, comida de despedida en la terraza del hotel.

Al final, un momento de comprobar que somos un grupo, que trabajando juntos podemos conseguir muchos, una oportunidad de analizar las cosas a mejorar y de tomar compromisos de cambiar las cosas, una oportunidad de escapar al día-día y de volver a pensar en por qué estamos aquí y cómo tenemos que aportar valor. ¿Alguien duda que esto sea necesario? En cuanto a valoración, estamos en ello, con una encuesta sobre la utilidad que la gente ve en el evento, lo que va a hacer en su trabajo, y un seguimiento en las próximas semanas de lo que se ha comentado. Ya sabes: lo importante de una convención es lo que pasa después.