Nos formamos con MPI… ¿Making – People – Interactive?

Sin duda, el meeting design es uno de los conceptos de los que más se habla en nuestra industria hoy. Y si los holandeses son un competidor serio, esta ciencia es especialmente fuerte en Dinamarca, que incluso ha ligado su posicionamiento como destino con este concepto, desarrollando con Karin y Hector el método Meetovation. Así que durante la presentación, los “meetovators’ enseñaron ideas, consejos y métodos para mejorar tus eventos. Te contamos sus ideas maestras…

Pensamiento responsable. La importancia de explicar por qué hacemos lo que hacemos. Se trata de diseñar eventos responsables con el medio ambiente, evitar la utilización de plásticos y utilizar materiales reciclables. ¿Por qué siempre sobra comida durante los eventos? Meetovation propone ajustar los costes en base a las necesidades de los participantes sin sobrepasarnos, y ser así más responsables. También implicar a los participantes en actividades que dejan un legado local es una manera de asegurar un evento responsable y una implicación positiva de todos.

Montajes creativos. Crear ambientes agradables, confortables, creativos para motivar la interacción de los participantes. Hablamos de tipos de muebles, de espacios relajados, de montajes que respiren. Un ejemplo: “si construimos un ambiente con diferentes estructuras, combinando sillones con taburetes de diferentes alturas o colores, permite facilitar la interacción con los asistentes y rompe barreras de comunicación”, comentaba Karin.

 Inspiración local. ¿Os suena el tópico typical Spanish? Pues parece más popular que nunca. Sabemos que vivimos una vuelta a lo auténtico (ver nuestro estudio de mercado) y Meetovation propone aportar autenticidad para poder sentir y vivir el destino en todas sus dimensiones a través de la decoración de espacios, catering, actividades, incluso aprovechar y trabajar con ponentes locales. “Un ejemplo fue durante un congreso en Granada: los participantes asistieron a clases de flamenco en las famosas cuevas del Sacromonte; se trasformaron así en participantes” comentaba Karin.

ROI. Retorno de la inversión. Pues sí… ¡vuelve el ROI! Pero con inteligencia y sin dogmatismo sobre una ciencia que tiene que aceptar cierta imperfección. No se trata de preguntar la opinión de los asistentes en lo que se refiere a elementos de producción (catering, montaje, etc.) sino de evaluar el antes y el después del asistente tras asistir a nuestro evento: qué objetivos tenía y con qué aprendizajes ha salido. ¿Qué impacto en su comportamiento esperábamos del evento, y lo hemos conseguido? Sería la pregunta a plantearnos. Si el evento les “transforma” como lo deseamos, ¡misión cumplida!

Implicación activa. Quizás la idea maestra de Meetovation es la implicación del asistente. Sabemos muy bien hoy que esta es la mejor forma de lograr que se apliquen los aprendizajes pasado el evento. ¿Ejemplos? Implicar a los asistentes en actividades por pequeños grupos (2-3 personas) que ayuden a resumir los aprendizajes del evento. Compartir el conocimiento y la experiencia que uno tiene con el resto del grupo fomenta el debate, la creación de nuevas ideas y la retención.

También proponen ofrecer actividades de ice-breaking sistemáticas para que la gente conecte y se sienta cómoda con la comunidad del evento. Se trata de crear situaciones para compartir el conocimiento y la experiencia, fomentar el networking en todas las etapas del evento.

Ejemplos de sesiones a plantear serían una reunión caminando fuera de las salas del centro de convenciones, o montar una sesión sobre cómo hacer una power nap después de comer para lograr que los asistentes sean más productivos en las sesiones de la tarde.

Ya sabes que si no haces nada con él o ella, tu asistente se duerme. Meetovation propone unas ideas para cambiar el asistente en participante. Vale la pena seguir este camino…