Mucha interactividad en el mega-congreso de la EHA

Objetivo número 1: conocimiento. Según Rik Craenmehr, gerente de congresos y eventos de la EHA, “el congreso tenía dos objetivos: compartir conocimientos y conectar con otros profesionales de la hematología. Me refiero a compartir el conocimiento en un sentido amplio, educando a la gente sobre temas específicos pero también compartiendo los últimos conocimientos sobre la hematología en general”.

A la carta. Pero la personalización está a la orden del día, y para satisfacer las necesidades específicas de cada uno, el congreso ofrecía gran variedad de formaciones de distintas ramas: 200 sesiones, con, en general, 12 tracks en paralelo. Mucho para elegir… y una ilustración de lo que piden las sociedades: palacios de congresos con muchas salas para estas sesiones y más (prensa, oficina de trabajo, espacios para reuniones…). El congreso consiguió 2.500 abstracts, asegurando un nivel muy fuerte y gran variedad de conocimientos. Según Rik, esto no es un lujo, sólo la adaptación a un sector variado. Este campo de la medicina «incluye una amplia gama de enfermedades diferentes, por lo que tenemos que cubrir una gran cantidad de contenidos específicos», que abarca tanto a diferentes niveles de conocimiento, y diferentes cuestiones médicas.

Connecting people. El otro objetivo clave del congreso (como sabemos, podría ser el objetivo número por el cual la gente asiste a congresos) era permitir que profesionales de hematología conocieran a profesionales de otros países y de varias vencimientos, disciplinas. ¿Cómo?

– 2.000 personas se reunieron para discutir posters con sus autores, en un formato cada vez más popular en congresos en el cual los asistentes tienen un contacto muy directo con los autores de la investigación, incluso incluyendo un “poster walk”.

– Se organizaron recepciones para grupos específicos e investigadores. Un ejemplo es la fiesta EHA Grooves (ver foto), un encuentro relajado entre profesionales.

– Un plato fuerte de estas conexiones fue que se montó un espacio de networking con 500 sillas de cartón en un ambiente agradable para crear comunidad entre los asistentes.

– Se organizó también el “morning run”, ahora un clásico en este congreso, gran manera de crear comunidad además de hacer que los congresistas se cuiden.

En cuanto a nuevos formatos, la tendencia de “small is beautiful” se aplica, con sesiones “meet the expert”, donde 50 a 150 personas pueden estar en un formato pequeño y muy interactivo con los speakers. Pero esta cercanía tiene sus límites: “tenemos 10.000 personas… no podemos hacer demasiadas sesiones limitadas a unos cuantos”, comenta Rik.

¿Y los más jóvenes? Siempre es un reto introducir a los jóvenes profesionales, pero también un deber, pues son el futuro de la profesión. La EHA creó un programa formativo específico después de preguntar a los jóvenes hematólogos qué sesiones eran más interesantes para ellos. Además se organizaron sesiones tempranas de carrera en el congreso sobre temas especialmente relevantes para ellos (cómo ser publicado, cómo escribir un trabajo de investigación, etc.).

Generar contenido a través de la digitalización. A través de las diferentes herramientas digitales podemos almacenar el contenido para difundirla después. Además para EHA era un medio de promover el recycling thinking, una tendencia cada vez más presente en congresos.

RSC también. Según Rik, «estamos tratando de reducir nuestra huella y cantidad de papel y residuos. Trabajamos con material reciclado para las bolsas de los delegados. Para el almuerzo, para evitar el desperdicio, no tenemos paquetes preparados, sino que los delegados pueden seleccionar lo que quieren con tickets, reduciendo el desperdicio ya que los delegados eligen con precisión lo que quieren comer. Tenemos menos folletos, y estamos haciendo las cosas más digitalmente».