Meet The Expert online, un proyecto para diseñar el sector eventos post Covid-19

Un proyecto adaptado a online

No es un proyecto nuevo pero sí adaptado. Meet The Expert nace en 2019 con tres ediciones presenciales. Esta serie de eventos face to face diseñados con la metodología Event Canvas se organizaban para que la comunidad event designers contando con el expertise de un profesional (como fue el caso de Elling Hamso) descubriese ideas innovadoras o metodologías y trabajase en común durante ese encuentro sobre ellas.

La imposibilidad de organizar esos encuentros presenciales, y según nos confirman, como resultado de escuchar a sus clientes, the Creative dots toma la iniciativa de llevar el proyecto al formato online “para co-crear, comunicar y generar confianza con los grupos de interés y la colaboración del sector; es un proyecto solidario porque no tiene coste participar, y aporta a la comunidad de los eventos darse valor y prepararse para lo que vendrá”, en palabras de Cristóbal Van der Wel, project manager de la compañía. #THETIMEISNOW es su hashtag.

Un formato de co-creación virtual

El primer encuentro virtual fue en marzo y en él se creó la comunidad de event designers (bajo previa inscripción dado el aforo limitado) y se compartió el objetivo core: “generar un prototipo de sector, es decir, cómo serán los eventos post Covid-19”, según nos cuenta Angeles Moreno, CEO.  Viendo la acogida, en el siguiente encuentro se definieron 6 grupos de trabajo y empezó la ideación. Durante estas semanas han ido realizando brainstorming virtualmente por grupos para finalmente poner en común en cada cita (cada dos martes) con los demás participantes.

Los grupos de trabajo son pequeños, de aproximadamente 6 integrantes, cuentan con un líder y con un planning establecido para cada semana, lo que favorece la productividad. Llegada la cita virtual para compartir el trabajo entre todos, la exposición se hace de manera ordenada grupo a grupo resumiendo cada uno en píldoras de vídeo su aportación. A posteriori todos votan las propuestas (con la aplicación web Sparkup) para llegar a un consenso. Asimismo, se lanzan preguntas por el chat web que los destinatarios van respondiendo de manera también ordenada. En este sentido, Angeles Moreno actúa como moderadora y Jonathan de Sparkup compagina el uso de la aplicación web con la reunión de zoom.

En resumen, se minimiza el tiempo de presentación de resultados (al ser en vídeos breves y de manera ágil) y se maximiza el tiempo de discusión, de votaciones, de preguntas por chat… Durante el encuentro se fomenta también la cercanía de las personas, todos los participantes se identifican con nombre completo e incluso la empresa de eventos a la que pertenecen, y agradecen reiteradamente lo enriquecedor que está siendo para ellos acercarse dentro de lo posible y trabajar (aunque sea a distancia) con amigos de gremio. No hay posibilidad de bostezar, ¡todas las cámaras están abiertas!

¡Con el broche final cara a cara!

Pese a que consideran que el formato virtual cuenta también con virtudes (como la eliminación de costes de asistencia) el  broche final se pondrá cara a cara. Así nos lo avanzan: “planeamos post Covid-19 vernos todos de manera presencial en el último Meet The Expert de esta serie, después del  vínculo de comunidad que hemos consolidado y con todas las transformaciones de diseño del sector analizadas y estructuradas…poder abrazarnos y seguir avanzando”.