Los profesionales de Barcelona comparten ideas

Asistieron responsables de Endesa, Deloitte, HP, {ms_1595}, {ms_2336}, Box de Ideas, Carlson Wagonlit Travel, Halcón Eventos, Wasabi Events, Talisman, BST, que se unieron a los responsables del {ms_1312} y de Grupo eventoplus.

Y la primera noticia es buena, aunque con moderación. Las agencias coincidieron en ver en sus clientes un cambio psicológico a mejor, desde ejemplos de empresas que habían cancelado su convención en los últimos años y vuelven a organizarlas, hasta una voluntad de planificar 2014 con más alegría («más» alegría, no «mucha» alegría…). Harold Girona de Talisman destaca por ejemplo peticiones más realistas, serias. Xavi Ricomà de Box de Ideas destaca una mayor flexibilidad en la parte lúdica, un poco menos miedo en cuanto a imagen. Jordi Goenaga de Halcón Eventos destaca una mejora clara en convenciones, aunque menos en incentivos.

Incentivos, herramienta de venta. La parte de incentivos depende más del sector. Como lo recuerda Xavi Ricomà de Box de Ideas, algunos sectores que utilizan el incentivo como herramienta de clara estimulación de ventas, como banca o seguros, han vuelto a utilizar esta herramienta, en un momento en el cual vender es la obsesión de todos. De hecho Eva Blanco de HP explicó la tendencia en su empresa, que no parece ser un caso aislado en absoluto: se harán eventos que tengan un claro impacto en ventas.

¿Vuelta a la normalidad? Muchas voces coincidieron en que, siguiendo el «desmadre» de hace 6-7 años, hemos pasado a la otra punta, un control muy riguroso de los gastos. «Todos hacemos mucho más con menos», según Soledad Calderón de Deloitte. Pero como lo recuerda María Vives de Endesa, aprovechando la crisis se han definido procesos de compras más claros, y estos se quedarán.

Cuidado: este positivismo no se refleja necesariamente en el caso de los clientes finales presentes en la mesa, y no hay lugar para la euforia, sino una prudente alegría.

«Las agencias coincidieron en ver en sus clientes un cambio psicológico a mejor, desde empresas que vuelven a organizar su convención hasta una voluntad de planificar 2014 con más alegría»

¿El valor añadido de las agencias? Pregunta eterna: el valor añadido de las agencias. Juan Casado opina que «no hemos sabido transmitir que trabajando con agencias, hay ahorro». José Luis Vázquez de BST aboga por su parte por la rentabilidad de las agencias: «tenemos que ser rentables, para poder aportar un fuerte valor añadido».

¿Qué es este valor añadido? Desde la posibilidad de llamar a su agencia a las 12 de la noche para solucionar un problema hasta que la agencia conozca los gustos del presidente de la empresa… Olvidar totalmente el «no puede ser»… La agencia que sabe jugar con todas las herramientas de comunicación posibles, la creatividad, la tecnología… El hecho de que el cliente se pueda despreocupar… La agencia que escucha al cliente y no se limita a proponer soluciones o conocimientos estándares.

Francisco Javier Sánchez de APD destaca el valor de la sostenibilidad como elemento de valor añadido, e incluso la innovación social, en un sentido amplio. De hecho la RSC, tras mucho tiempo en los artículos de tendencias pero lejos de los briefs, se va posicionando como un elemento más sólido en eventos, aunque todavía mucho más a nivel internacional que con clientes españoles. Sandrine Castres de MCI recordó que hay «diferencias abismales» entre países y entre sectores (ICT más que farma por ejemplo). Franck Barbaras del Hesperia Tower recordó que además de los aspectos medioambientales del hotel, ofrecen asesoramiento en cuanto a cómo desarrollar un evento verde. Pero el evento responsable crece mucho más allá del componente verde. El aspecto solidario, el hecho de ir a pintar una escuela más que hacer una actividad outdoor o ir al spa… es algo que funciona muy bien -combinando un fuerte elemento motivacional y el cumplimiento de políticas de RSC. De hecho, Eva Blanco destacó que HP tiene ahora un incremento considerable de peticiones de gente que desea realizar acciones sostenibles en sus eventos.

«La labor de la agencia, e incluso del cliente interno, se hace sin tener todo el conocimiento necesario sobre los objetivos de marketing o comunicación del cliente»

Compras… Sandrine Castres de MCI recuerda la gran diferencia de prioridades entre marketing / comunicación y compras, uno más centrado en el resultado del evento, otro focalizado en la línea de abajo… De hecho muchas agencias comentaron la creciente frustración de sus clientes «marketing» por sus procesos de compras a veces demasiado rígidos y que pasan por alto las necesidades del evento. Acabamos con «el zumo de naranja de bote en un evento prestigioso»… Un tema que alimenta esto es que los departamentos de compras no suelen ir a los eventos, y por tanto no ven el impacto de estas restricciones.

¿La tecnología? Según Peter Plum de Wasabi Events, crece su utilización, con algunos retos a nivel de presupuesto para hacer aceptar este coste adicional. Como lo recuerda María Vives de Endesa, la utilización de smartphones y tablets durante el evento está más que clara – el reto ahora está en conseguir que lo utilicen en directo, con la app del evento… es decir incorporar de forma fluida la tecnología en la experiencia del asistente.

… pero también cuidarse. Con la invasión de la tecnología, de la cual varios miembros de la mesa se quejaron como de un fenómeno que invade las vidas y provoca un estrés siempre mayor. Actividades tipo zen, relajación, salud y deporte gustan muchos. El VMWare reciente tenía espacio de relax, futbolines, etc. en plena Fira de Barcelona. Y José Luis Vázquez de BST recuerda un evento en el cual ofrecieron actividades de salud, zumba, lo cual fue un verdadero triunfo.

¿Meeting design y renovación de formatos? Se proponen nuevas cosas, pero los clientes tienen miedo, nos recordó Javier Sánchez Garcia de APD. De todas formas, el gran reto del sector es, según varios presentes, «entrar en el contenido». Si bien Soledad Calderón de Deloitte describe su labor como una de verdadera consultoría de comunicación en vivo, no de mera coordinación de eventos, en muchos casos la labor de la agencia, e incluso del cliente interno, se hace sin tener todo el conocimiento necesario sobre los objetivos de marketing o comunicación del cliente. ¡Una aberración si hablamos de una herramienta de comunicación!

Está bien, nos queda trabajo…