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L’Oréal Alemania inaugura su nueva sede en Düsseldorf con una experiencia XXL de ‘housewarming’
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Apasionados e innovadores, estas eran las palabras clave del briefing de la inauguración de la nueve sede de L’Oréal en Düsseldorf. Un evento que incluyó un catering para 900 invitados en un edificio en el que el mayor espacio solo acoge a 400 personas.... La agencia de eventos y marketing VOK DAMS afrontó este reto. Hablamos con Sophie Claire Schippers, directora de este proyecto diseñado para conseguir que los invitados sintieran y vivieran el nuevo edificio de una forma divertida, informativa e inolvidable. Una fiesta de inauguración XXL.
¿El concepto del evento? Fue un inauguración gigante transformada en una emocionante experiencia de marca. Se trataba de “convertir la inauguración en una ruta por el edificio”, como dice Sophie. Así que crearon 32 grupos de 25 empleados (combinando todos los niveles jerárquicos y especialidades), cada uno bajo el nombre de un producto de cosmética, para ir a descubrir las nuevas oficinas por grupos.
Todo empezó el día antes, cuando “en su despacho, les dimos información sobre el evento: en su escritorio encontraron una insignia con su nombre que les informaba sobre el grupo al que pertenecían y les daba las instrucciones de hora y lugar exactos para comenzar la experiencia”, dice Sophie.
En el día en cuestión, los grupos comenzaron a experimentar la marca, los productos y la energía del evento en las 26 “estaciones de descubrimiento” que L’Oréal instaló en todo el edificio. Bajo el eslogan de “Descubrimiento J1” (J1 es el nombre del edificio), los 900 invitados conocieron el nuevo edificio a través del juego.
¿En qué consistían las estaciones? Incluían talleres sorpresas y actividades divertidas, claves para generar el tan ansiado ‘engagement’. “Los talleres estaban diseñados de forma que los empleados tuviesen en cuenta los logros del último año”, nos cuenta Sophie. Por ejemplo, una estación consistía en un juego de memoria donde los empleados tenían que unir las imágenes que correspondían a los logros y prioridades de la L’Oréal con las palabras correspondientes. La sostenibilidad también fue importante (el edificio es extremadamente verde, casi sin papel ni plástico) y a partir de esto se crearon algunas de las experiencias en las estaciones.
En otra estación con un gran fotomatón, los invitados podían hacerse fotos sujetando un pequeño cubo con un código QR que, cuando se enseñaba a la cámara mientras se tomaba la fotografía, se transformaba en la imagen de un producto de L’Oréal o de un personaje como David Beckham gracias a una aplicación de Realidad Aumentada. Cada grupo tuvo que hacerse una foto creativa, una actividad que aumentaba la emoción colectiva y el poder de networking del evento. Otra estación contenía una piscina de bolas en la que los participantes tenían que sumergirse para encontrar productos de la marca.
Además, la actividad estaba gamificada: los participantes iban acumulando puntos y había premios para aquellos que visitaban la nueva sede al completo, incentivando así una experiencia completa. Para mantener vivo el recuerdo del evento, había cinco fotógrafos en todo el edificio que visitaban estación por estación, recogiendo una huella de la experiencia de todos los invitados. Un discurso de bienvenida fue la única dimensión protocolaria de esta divertida experiencia.
Reto logístico
Este evento fue todo un reto logístico en el que la gestión del tiempo y la planificación del espacio marcaban el ritmo de los grupos. Los invitados vivieron su experiencia personal, felizmente inconscientes de la intrincada y compleja tarea de gestión que el movimiento de tantos grupos requería. La experiencia de descubrimiento finalizó con una fiesta after-work en varias plantas del edificio, hasta las 12 de la noche.
El resultado, según la agencia: “el sentimiento de orgullo de los empleados de L’Oréal era casi palpable. No solo acerca del nuevo edificio si no también del renovado conocimiento y familiarización con la marca y los productos de L’Oréal”.
