¡Las experiencias internacionales de marca vuelven! BCD M&E nos cuenta tres de ellas

¿Se puede? Sí, a pesar de las mascarillas y del distanciamiento social

Y la otra gran pregunta: ¿se puede?, “sí, se puede, y el resultado de cara al cliente final no es tan diferente, se trata de que sigan viviendo una experiencia de viaje tal como se había pensado para ello”, nos señalan desde la agencia. A pesar de las mascarillas y el distanciamiento social, la agencia BCD M&E pudo diseñar experiencias internacionales de marca fuera de  España. Para ello, seleccionaron a conciencia espacios al aire libre (en la medida de lo posible) y redujeron aforos  (incluso por encima de los exigidos) para que la sensación de distanciamiento se sintiera por defecto y la mascarilla se hiciera necesaria sólo en los momentos de exigencia obligatoria como, por ejemplo, en aviones, autobuses, interiores de restaurantes, museos, etc.

Primera fase: definir protocolos sanitarios pre evento

La agencia BCD M&E son miembros de la asociación I’M (de viajes e incentivos), y entre otras cosas (sobre todo en una primera fase) tanto desde BCD M&E como desde la asociación, fueron de los primeros en trabajar en protocolos para viajes de incentivos, “y la verdad es que ponerlos en práctica nos ha ayudado mucho”, nos señalan desde la agencia. Durante estos dos años han podido hacerlo en España con eventos presenciales, con la dificultad de actualizar semanalmente las restricciones por comunidades y proveedores. Ahora ya han comenzado a hacerlo para el resto de países.

Segunda fase: asignar un responsable de los protocolos sanitarios

Por ello, asignaron una persona de la organización responsable de los protocolos sanitarios pre evento, en el evento y post evento. De manera que fuera el enlace entre el cliente y todos los proveedores que intervienen en dicho viaje. “Informamos al cliente a través de un documento que nos firmó cada cliente para saber qué medidas se toman y las que debe cumplir como invitado”, nos señalan desde la agencia. Le ofrecemos asesoramiento y ponemos a su disposición la persona encargada de dichos protocolos para que si en alguna fase del viaje necesita información o ayuda la tenga. No es sólo informar, sino ayudar con la documentación de entrada al país, los certificados de vacunación, pruebas de antígenos o PCR, etc. Por lo tanto, durante los primeros días de septiembre, “dos de los clientes habituales tomaron la decisión de que era el momento de hacer las experiencias internacionales de marca que tenían en mente y necesitaban nuestros servicios”, nos señalan desde la agencia. 

Tercera fase: diseñar el viaje a Cerdeña y Grecia

Fueron dos back to back a Cerdeña con la compañía Porcelanosa y otra experiencia de marca en Grecia (Atenas, Santorini y Mykonos) para otra compañía. En el caso de Cerdeña, eran grupos numerosos: dos grupos de unos 120/150 personas cada uno. Para ello trabajamos previamente en varias cosas:

–  Documentación previa a la salida y necesaria durante el viaje y al regreso.

Como ejemplo, en el caso de Italia hay un documento que se debe rellenar previo al viaje, es un formulario DPLF, European Digital Pasanger Locater form, que genera un código QR para la entrada al país, pues es solicitado antes de la salida del vuelo y a la llegada del mismo. Como dicho documento no está disponible en español, para facilitar la cumplimentación, se enviaron ejemplos traducidos al español. Para el certificado de vacunación completa: “les informamos cómo decargar el QR en sus dispositivos según comunidad autónoma o país de origen”, nos señalan desde la agencia. Como dato curioso: para los que no estuvieran vacunados con pauta completa, es necesario la prueba antígenos 48-24 horas antes o, si han pasado el Covid, un certificado. En el caso del viaje a Grecia el cliente exigió que todos estuvieran vacunados.

–  Aforos

Reducción de aforos en buses, restaurantes, etc. En todos los casos (incluso con una bajada del % aforo por mejora de los casos) mantuvieron las reducciones entre 60/70%, dando más espacio y tranquilidad.

–  Grupos burbuja

Se dividieron en grupos burbuja, no obstante, la mayor dificultad estaba en que tenían que hacer estos grupos burbujas teniendo en cuenta la nacionalidad (ya que había clientes de España, Francia y Portugal),  procedencia del vuelo (habían salidas desde París, Nantes, Oporto y Barcelona) y los hoteles donde que se alojaban; en el caso del primer grupo se alojaron en dos hoteles diferentes, y los grupos burbujas estaban diferenciados con pulseras por colores y número y a su vez estos colores diferenciaban las mesas, carteles de los autobuses, guías etc.

–  Espacios

Se intentó en la medida de lo posible tener espacios al aire libre: se incluyeron un plan de contingencias nuevo en la planificación como organizador de eventos y especialistas en incentivos. ¿Qué ha cambiado? “No ha cambiado nada, seguimos con mismas las ganas (o más si cabe)  por emocionarnos e ilusionarnos”, nos señalan desde la agencia. Y eso se consigue volviendo a viajar a través de experiencias de marca pero con la tranquilidad de hacerlo de forma segura.