La experiencia híbrida del ISOUG World Congress 2022
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La incertidumbre ha sido nuestra compañera de viaje durante mucho tiempo y muchos eventos -sobre todo aquellos que tenían un componente internacional- tenían que buscar alternativas para poder seguir con su actividad. Uno de los casos que tuvo que replantearse el formato fue el ISOUG World Congress 2022 on Ultrasound in Obstetrics and Gynecology. Este año la ciudad elegida fue Londres, pero por primera vez también se decidió hacerlo online y la empresa encargada de las soluciones técnicas fue eTechSuite. Esta edición contó con casi 3.000 asistentes, de los cuales 1.022 acudieron de manera presencial y 1.934 se conectaron digitalmente.
Desafíos
En este congreso participaron profesionales de 126 países diferentes, lo que conllevaba diferentes franjas horarias y, por lo tanto, tener que buscar una solución para que todo el mundo tuviera acceso al material independientemente del momento en el que lo consumieran. Por otro lado, los carteles y materiales digitales tenían que poder visualizarse tanto por parte de los delegados que acudieron en persona como los que se conectaron en línea.
Soluciones
Una de las soluciones que se implementó fue la herramienta ePresenter, que permitió que los materiales del congreso (carteles, presentaciones, slides, etc.) fueran accesibles para todos los asistentes, además permanecieron disponibles después del evento. Otra de las características es que estos soportes digitales permiten diferentes formatos, desde texto, audio, hasta vídeo y, permiten la interacción con los usuarios (ya que las pantallas son táctiles), además de poder informar de manera más eficiente y en tiempo real. Durante el congreso se generaron 801 carteles digitales -que ahorraron mucho espacio en el venue-, que tuvieron un total de 4.399 visitas. Por otra parte, al tener la versión digital se pudo monitorizar cuáles habían sido los carteles más vistos y descargados (se contabilizaron 802 descargas y 1.329 votaciones), con lo que se pudo valorar cuál había sido el contenido más relevante para los usuarios.
ePresenterDemo2022 from eTechSuite on Vimeo.
También se utilizó el programa eSpeakers con el que se creó un portal donde los ponentes pudieron colgar sus presentaciones y materiales de manera previa al evento. Por otra parte, los oradores que no pudieron asistir de manera presencial tuvieron la oportunidad de participar a través de sesiones pregrabadas. Finalmente, de las 341 presentaciones que se hicieron durante el evento, 259 (el 65%) fueron pre-presentadas, ahorrando horas de ejecución in situ y reduciendo el número de técnicos AV necesarios.
