La COP25: el evento (posiblemente) más importante del 2019

Alojamiento para 25.000 visitantes en Madrid

El Madrid Convention Bureau se encargó de bloquear en solo dos días más de 5.000 habitaciones en la capital, de manera que quedase garantizado el alojamiento de los asistentes De este modo, “se facilitó la estancia tanto al personal de Naciones Unidas como a las delegaciones de los diferentes países participantes, así como a los miembros de distintas ONG y entidades sociales participantes en la Cumbre”, señala André Vietor (Managing Director de Bco Congresos). No ha sido una cumbre exitosa en sus resultados y decisiones, pero sí a nivel organizativo. 

Pero… ¿cómo se ha montado este evento XXL?

 “Sabíamos que algo nos iba a caer”, señala Pedro González (director comercial de Grupo Marva). Ifema rápidamente los convocó para presentar el proyecto y determinar en qué aspectos iban a colaborar. Luego tuvieron contacto con Naciones Unidas para determinar y hacer un seguimiento del montaje y los planos; especificar las necesidades y los recursos. En total: 300 profesionales dirigidos por un equipo compuesto por 7 personas: un director técnico, una jefa de producción y cinco coordinadores de diferentes departamentos.

El Pabellón 4 fue especialmente complejo, porque previamente tuvieron que montar Feriarte, y en 8 días, “desmontamos esa feria y montamos todos los recursos y salas de la COP25 en el mismo pabellón”, señala Pedro. En el Pabellón 2 tuvieron que montar el área de acreditaciones, además de los núcleos de los Pabellones 2-4, 4-6 y 6-8 de IFEMA y los despachos de organización. Además, participaron en la producción de siete pabellones de países y organizaciones y para ello, colaboramos con GL Events (la empresa que contrataron para la Cumbre de Chile).

Principales retos. Algunos datos impactantes

Ocupó un total de siete pabellones, que significan más de 100.000m2, así como un espacio adicional de unos 13.000m2 en sus centros de convenciones y salas de reuniones, para albergar a los más de 25.000 visitantes de casi 200 países. ¿Y en mobiliario? 1.000 mesas o 2.000 sillas, por ejemplo, son algunos datos que aporta Grupo Marva. Los aspectos logísticos y de transporte también fueron complicados, ya que había unos timings muy ajustados. Una vez que comenzó la cumbre, “teníamos un equipo de mantenimiento constante, con un horario íntegro en la Cumbre: cuatro personas de gestión y ocho técnicos de diferentes profesiones, audiovisuales, carpinteros, electricistas… Durante la COP25 se fueron turnando para cubrir unas jornadas de hasta 14 horas”, señala Pedro González.

Cambios por falta de llegar a un acuerdo

Como consecuencia de la falta de acuerdo en la Cumbre se ampliaron los días de trabajo para intentar llegar a una declaración final y por ello, tuvimos que reorganizar al equipo, después de 15 días de trabajo, lo cual conllevó trabajar toda la noche de las dos últimas jornadas.

Sostenibilidad, ¡había que dar ejemplo!

Se han destacado dimensiones no sostenibles en la producción de este evento, organizado en muy poco tiempo, y sin duda nos queda trabajo para poder organizar eventos de forma más integralmente responsable. Y que este tipo de cumbre ayudará a acelerar esta transición hacia la producción sostenible, pero podemos destacar algunas dimensiones positivas de la producción, como Aluvisión, que desde 4foreverything (unos de los proveedores de la Cumbre) se comprometieron a utilizar dos soluciones respetuosas con el medio ambiente y la sostenibilidad, por un lado, el sistema de montaje Aluvision, una opción versátil para construcciones de arquitectura efímera que se caracteriza por ser un material ligero, fácil de transportar y montar y reutilizable. El hecho de que sea un material reutilizable contribuye a generar menos impacto en los recursos naturales. Además evita el desperdicio que se origina con otro tipo de materiales. Por otro lado, la tinta látex es una alternativa ecológica a la tinta solvente convencional. Está realizada a partir de agua, polímero de látex y pigmento de color y está exenta de productos químicos que puedan resultar nocivos para el medioambiente.