Kenes en ESPID 2023: una lección práctica de cómo aplicar la sostenibilidad en un congreso

Los objetivos

1. Educar a los delegados y expositores de ESPID sobre las nuevas mejores prácticas sostenibles en colaboración con el Comité de Sostenibilidad de ESPID.
2. Presentación de diversas iniciativas de sostenibilidad (medioambiental, económica y social) para los delegados de ESPID 2023.
3. Centrarse en la gestión y la prevención de residuos; garantizar buenas prácticas de clasificación de residuos.
4. Minimizar el desperdicio de alimentos y apoyar las donaciones de alimentos sobrantes.
5. Medir la huella medioambiental del ESPID y reducir las emisiones de carbono en la medida de lo posible.

Los retos

Reto: Las exposiciones de los eventos generan grandes cantidades de residuos, incluidos materiales de producción y alimentos. Solución: Crearon una estrategia única de gestión de residuos en colaboración con el Centro de Congressos de Lisboa – CCL, el destino, el proveedor de catering y tanto una empresa local de reciclaje como una organización sin ánimo de lucro para minimizar el impacto medioambiental.
Reto: Los vuelos de larga distancia y otros medios de transporte tienen una enorme huella de carbono. Solución: Educar a los participantes sobre las opciones ecológicas, comprobar con las aerolíneas si aplican prácticas sostenibles y utilizan biocombustible, que tiene un impacto menos negativo en el medio ambiente, y ofrecer distintos incentivos a los delegados que viajaran en tren en lugar de reservar vuelos, utilizaran sólo el transporte público y llegaran andando al lugar de celebración.

La medición

1. Uno de los logros para Kenes Group en el ESPID 2023 ha sido conseguir unos resultados medibles en cuanto a sus objetivos y los fondos invertidos, así como la evaluación del retorno de la inversión (ROI).
2. Educar e implicar a los delegados y expositores sobre nuevas buenas prácticas sostenibles en colaboración con el comité de sostenibilidad de ESPID.
3. Presentación de diversas iniciativas de sostenibilidad para el ESPID a 202 delegados por correo, in situ y virtualmente.
4. Medición de la huella medioambiental del ESPID con cálculos de emisiones totales.Para ESPID 2023 utilizaron una plataforma de medición de la sostenibilidad llamada Trace by Isla, que les permitió medir la huella de carbono por categorías.
5. Aplicación con éxito de la estrategia de sostenibilidad y gestión de residuos introducida específicamente para este evento.
6. Introducción de una nueva sesión especial «Hacia los residuos cero: participación activa», a la que asistieron 72 delegados.
7. 1.672 comidas donadas, lo que corresponde a 412 kg de alimentos, máximo desperdicio de alimentos evitado.
8. Reducción del uso de cubiertos y cero uso de plástico de un solo uso en las comidas.
9. Una comida sin carne durante el congreso
10. Reunión sin papel, aplicación móvil y menos material impreso
11. Promoción y pleno apoyo de la igualdad de género – ESPID tuvo más mujeres en el consejo de ESPID – 6 mujeres y 5 hombres – Ponentes: 35 mujeres y 44 hombres.

Aplicación de cuatro ODS

En su estrategia previa al evento, la agencia seleccionó cuatro ODS sobre los que trabajar de forma proactiva durante el congreso:
#3 Buena salud y bienestar: comida sana servida y una carrera matinal como parte del programa. Una comida sin carne durante el congreso y un aumento general de las opciones basadas en plantas.
#5 Igualdad de género: seguimiento de la no discriminación entre delegados, ponentes y miembros del comité, y un programa con temas diversos y ponentes de distintos orígenes.
#4 Educación de calidad: talleres para profesionales que inician su carrera, fomento de la participación del público a través de premios y una alternativa de conferencia virtual.
#12 Consumo y producción responsables: dar prioridad a la plataforma virtual para difundir información, así como a los e-posters, animar a los expositores a reducir los obsequios de un solo uso y reciclar las insignias.
También presentaron una nueva sesión, única en los congresos médicos, titulada «Hacia el residuo cero: Participación», impartida en la ESPID por una organización local sin ánimo de lucro, para educar a médicos y profesionales de la medicina sobre la gestión de residuos en el ámbito médico, en hospitales y en sus hogares.

Ejecución

La ejecución de esta estrategia pasaba necesariamente por la buena interlocución con la sociedad médica y su compromiso de garantizar prácticas sostenibles. Al frente de ésta se puso a una persona responsables, Elena Fis, como parte del equipo de personal que se aseguró de la mejor ejecución in situ. El resto del equipo del Grupo Kenes y el director del proyecto, el Comité de Sostenibilidad de la Sociedad, los expositores y los empleados del lugar de celebración estuvieron muy implicados en la ejecución de la estrategia. Se informó a todos y se les encomendaron tareas específicas, como organizar con los proveedores y clasificar los materiales.

Uso de prácticas sostenibles

Este evento ha sido una de las mayores inversiones de Kenes en materia de sostenibilidad, ya que les ha permitido crear un proceso de formación e implicación de todas las partes interesadas, incluido el Comité de Sostenibilidad de ESPID, el destino, el lugar de celebración y sus proveedores, el equipo de Kenes y el personal local.
Experimentaron la aplicación del programa de gestión de residuos in situ y pudieron extender los conocimientos y las herramientas prácticas de la conferencia a los hospitales y los hogares.
El valor y el retorno de la inversión más vivos son el ahorro de energía mediante el uso de energía verde, la eliminación máxima de la pérdida de alimentos y el apoyo a las donaciones de alimentos, el abastecimiento más sostenible de los productos y servicios, así como una mejor planificación del abastecimiento de viajes y alojamiento para los delegados y el personal de la conferencia.
La importancia de medir el impacto de los eventos en directo en el medio ambiente, la economía y la sociedad fue una prioridad que les ha permitido crear la base para futuros KPI del proceso de medición del carbono.