Globalia meetings & events organiza 13 eventos en 13 ciudades: ¡se puede!

Tres equipos para 13 eventos

«Todo empezó cuando un cliente del sector de distribución farmacéutica nos lanzó la idea de organizar 13 eventos en tres semanas», nos señalan desde Globalia meetings & events. Para llegar a tiempo, y adaptar los eventos a los requerimientos del Covid, se crearon tres equipos (uno de reserva por temas Covid) y los otros dos, repartidos por las ciudades donde se iban celebrando los eventos. En la mayoría de los casos, trabajando a la vez en dos ciudades diferentes, ya que cada día se celebraban dos eventos en dos ciudades diferentes.

Planificar, la clave para evitar problemas del Covid

La parte de la planificación fue primordial, a pesar de que tuvieron que trabajar con falta de tiempo de maniobra y con bastante incertidumbre en relación a los venues, el alojamiento, los establecimientos, etc. «Esto nos ha impedido hacer prospecciones en algunos casos», nos señalan desde Globalia meetings & events. Aunque no fue un impedimento para adelantar cada una de las localizaciones y disponer de tiempo de maniobra.

Tres equipos trabajando en diferentes localizaciones

Los equipos se dividieron en tres grupos y cada uno estaba en las diferentes localizaciones, manteniendo siempre el mismo equipo tanto por parte del cliente, como de los proveedores y como agencia. Dejaron a un equipo de «reserva» que no estuviera en contacto con el resto y trabajando desde casa como medida de prevención ante posibles contagios. «Una cosa muy interesante es ver que somos un sector que no podemos esperar a que las incidencias se solucionen, en este caso el covid, sino que de forma proactiva tenemos que aprender a trabajar con dichas circunstancias y prepararnos para ello, y eso es lo que hemos hecho», nos señala Raquel Sanchez (Events Manager – MICE de Globalia meetings & events).

Objetivo del evento

El motivo de los eventos era hacer unas juntas para votaciones internas de delegados a lo largo del país, finalizando con una asamblea general. «Se han tomado todos las medidas de seguridad respetando los protocolos según diferentes comunidades y respetando siempre los más restrictivos», nos señala Ana Paula Martínez. Es un momento que la confianza es primordial y demos trabajar mucho en ella, aunque los medios no ayudan mucho la verdad… La mascarilla será un elemento mas en nuestro dia a dia y hay que acostumbrarse a ella y debemos empezar a normalizarla.

Medidas Covid: distancia y máscaras

Durante los eventos, y a pesar de aplicar todas las medidas de seguridad Covid (incluidas el distanciamiento social y espacios en las salas de reunión de entre 1,5 y 2m de distancia), tuvieron la mascarilla todo el rato. «Ha quedado claro que nos cuesta menos llevar la mascarilla que mantener la distancia», nos señalan desde Globalia meetings & events. Como ser humano necesitamos sentirnos cerca y los eventos offline se vuelven cada vez más necesarios.

Las consecuencias del Covid

Durante la organización, se encontraron con algunos hándicaps como consecuencia del Covid, como las situaciones del ERTE en el sector, que al tener menos personal, hay menos servicios, y como consecuencia hay que ser más previsor, «ahora más que nunca no se puede improvisar tanto como haciamos antes», nos señalan desde Globalia meetings & events. Y por otro lado, la reapertura de los hoteles y el conocimiento de la normativa ha sido crucial, «ya que no siempre el personal de los hoteles estaba bien informado ni acostumbrado a esta nueva normalidad», nos señala Raquel Sánchez.