EventHorizon 2018 o cómo aplicar las nuevas tecnologías en un evento

Datos que crean redes de networking y personalización extrema

El proceso de captación de datos comenzó en el momento de la inscripción a la conferencia y siguió durante la misma a través de diversas formas, como la plataforma web Navigator, y el ‘networking wall’. Esta primera información de los asistentes de donde se extrajeron datos relevantes y otros divertidos, pero especialmente elementos en común con el resto de los participantes, permitió gracias a las acreditaciones con tecnología NFC crear un primer contacto entre ellos y estimular la interacción. Por su parte, el Navigator les permitía interactuar con el escenario y los speakers, además de convertirse en la interfaz central de los participantes a los que guiaba en todas sus experiencias. Al ser una herramienta basada completamente en la web no requería descarga en los móviles, por lo que su uso se elevó al 100%.

Otro momento interesante de personalización se producía en la misma entrada, con la pantalla de bienvenida que sorprendía saludando a cada visitante en su idioma materno, y con un ‘ticker’ de noticias relativas a ellos como por ejemplo el tiempo que había tardado de viaje para llegar hasta el evento, el nombre y la posición de la última persona que había entrado, sus países de procedencia, mensajes como ‘los asistentes XY del sector XY ya han llegado’, etc.

También en el momento de tomarse un respiro tenían a su disposición una ‘mood room’ adaptada a las preferencias personales de cada uno. Se les había pedido que eligieran su lugar favorito para ‘cargar las pilas’ y a partir de esos datos que se transmitían gracias a la tecnología NFC de sus acreditaciones, las áreas se transformaban en una playa solitaria con el relajante rumor de las olas, o en la cima de una montaña en un día soleado con el sonido de los cencerros de las vacas y el canto de los grillos.

También tuvo especial éxito el ‘social media box’, un canal que permitió subir de forma instantánea las fotos realizadas por el fotógrafo del evento, que podían ser compartidas inmediatamente por los participantes a través del Navigator.

Los datos obtenidos se recopilaban en el EventHorizon Times, un periódico virtual con artículos realizados a partir de los mismos, y que se mostraba en las pantallas.

Señalética con realidad aumentada

Las señales se equiparon con códigos de realidad aumentada individuales para guiar a los participantes. El Navigator incluía un lector de códigos QR para que pudieran ver estos mensajes ‘ocultos’. Dependiendo de la ubicación y la hora se mostraban diferentes mensajes, lo que les permitió mostrar mucha información y relevantes, con un número reducido de señales, como por ejemplo la dirección al escenario con la sesión en ese momento, las diferentes opciones de menú, las instrucciones para los auriculares, etc.

Puesta en escena de vanguardia

La descentralización del blockchain y la energía se integraron en detalles como por ejemplo en la zona de exposición, donde unos cubos de led hechos a medida y diseñados como una cadena de bloques, reemplazaron los stands clásicos.

Pero sin duda fue el escenario central con su enorme pantalla circular el centro de todas las miradas. Este escenario tipo ágora era giratorio y diseñado en forma de ‘arena’ lo que permitía a los asistentes interactuar con los speakers y a estos con ellos. Por otra parte, el enorme tamaño del espacio permitió una instalación para la iluminación bastante impresionante: solo el sistema de proyección y los focos requirieron más de 400 metros de vigas y 5.500 horas de trabajo.

«Nuestro reto fue encontrar un diseño de escenario que fuera innovador y especial, pero también descentralizado, como el blockchain. Por eso escogimos una plataforma giratoria como escenario con los participantes alrededor. Luego tuvimos que asegurarnos que nuestro contenido fuera igualmente visible desde todos los puntos por lo que creamos una pantalla circular y lo suficientemente grande para que las personas de la última fila pudieran ver la proyección. Pero el desafío era que también las personas que estaban en primera fila pudieran verla, por lo que decidimos proyectar también en el interior, además de en el exterior: es por este motivo que decimos que se trató de una pantalla 720º si sumábamos las dos proyecciones 360º interior y exterior con contenidos producidos individualmente. Para hacer esto posible necesitamos 11×20.000 proyectores de luz y un sofisticado servidor”, nos cuentan desde Media Apparat.

Elaborate planning

Este evento, creado por Ewald Hesse, cofundador y ceo de GridSingularity, fue planificado y organizado en Viena durante todo un año por un equipo de 300 personas. Colaboraron Stefanie Gründl (HIVEwise) and Media Apparat (concepto técnico, diseño del evento, concepto y creación de contenido), Habegger Austria, Satis&fy Berlin, Flave, Cinewolf, Hedi Breit, Up-Store Upcycling & More, LIVE Lasersystems, entre otros.