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El toque de la logística trae a Lisboa a 2.750 asistentes para la convención de Amway
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beon. Worldwide ha sido la agencia internacional encargada de gestionar la logística de este evento, la cual ha implicado el flete de cinco aviones, 440 servicios de autobuses, 560 traslados con vehículos vip, coordinando el alojamiento en ocho hoteles y la gestión de cuatro venues. A menudo eclipsada por el efecto ‘wow’ de las grandes escenografías, no viene mal dar a la logística su merecido protagonismo en los eventos, repasando, con un caso práctico, toda la complejidad que implica su gestión.
Las delegaciones de Rusia y Kazajistán de la compañía de venta directa celebraban en la capital lusa su convención interna. Unas jornadas de cinco días de duración en las que, con una participación de 2.750 asistentes y un programa con actividades, cenas y reuniones fuera de los hoteles, multiplicaban los traslados y la coordinación en horarios y recogidas.
La primera montaña a superar en cualquier convención multitudinaria son las llegadas y los traslados de recogida del aeropuerto. Los invitados llegaron a la capital portuguesa en 5 aviones fletados y en varios vuelos regulares. Los aviones, de entre 200 y 600 pasajeros cada uno, aterrizaron en el aeropuerto de Lisboa, por lo que el equipo de beon. tuvo que gestionar la logística de los desembarcos para evitar colapsos en el aeropuerto y que este continuara con su rutina habitual. A pesar de las limitaciones de espacio en el aeropuerto, se consiguió reservar parking para tres buses y se alquilaron plazas individuales para evitar las menos esperas y gestionar más fluidamente las recogidas.
Segundo hito que suele dar quebraderos de cabeza al organizador de eventos: el check-in en el hotel y el reparto de habitaciones. En este caso, y lo recomendable –además de hospitality propio para el grupo que permite branding y gestión directa del check-in-, es sacar las llaves con antelación pasando previamente al hotel los datos de los asistentes.
Otro de los momentos con un gran pico de traslados y movimiento de asistentes fue el 14 de abril cuando los 2.750 asistentes tuvieron que desplazarse al FIL (Feria Internacional de Lisboa) para celebrar su convención. El mismo espacio fue escenario de la cena de gala, utilizando 70 autobuses y 60 coches para vips para el traslado de los asistentes. Una afluencia de traslados que requirió el corte de calles para el grupo con el fin de que los accesos y el drop-off fueran más fluidos.
Para muchos de los traslados que se necesitaron durante la convención, tanto para las cenas, las excursiones por los alrededores de Lisboa, Sintra, Estoril o Cascáis, o la propia visita por Lisboa, se contó con la colaboración de la policía metropolitana de Lisboa, contratada para la gestión del tráfico y el desbloqueo de espacios. Especial colaboración prestó para la cena en el “Convento do beato”, situado en una zona residencial de la capital, que contaba con acceso restringido al tráfico.
Dimensionar correctamente los equipos de trabajo en la agencia. Para la gestión de la logística de este evento, el equipo de beon. Portugal fue apoyado con compañeros de otras oficinas. El evento contó con un total de 70 profesionales para la ejecución y puesta en marcha de este proyecto entre las personas encargadas de la gestión del transporte, la coordinación de los hoteles, y los traslados especiales y recepciones VIP. El trabajo se distribuyó entre un equipo de transporte para autobuses, otro equipo de transporte para traslados vips, además de un hotel manager en cada hotel que apoyaba a los equipos de transporte en los picos de mayor número de recogidas y traslados. Y para actualizar al segundo los cambios e incidencias en los traslados, los grupos de WhatsApp fueron la solución más ágil para los organizadores.
