El congreso mundial de ICCA se extiende a una ambiciosa experiencia online

Los avances tecnológicos nos han permitido crear mundos virtuales llenos de posibilidades. Hemos pasado de jugar a los Sims a participar de manera online en congresos que se celebran en la otra punta del mundo, siendo capaces de interactuar con otros asistentes en tiempo real. Desde hace más de una década, el OPC Kenes Group ofrece la opción de los eventos online, pero ha sido durante los dos últimos años cuando ha visto que la demanda de este formato ha crecido más y por ello, ha completado su oferta desarrollando una nueva plataforma -VirtuOz- pensada para crear eventos virtuales. La plataforma se creó en seis meses para poder atender los proyectos que la agencia ya tenía firmados.

Supongo que a estas alturas ya te habrás dado cuenta que el nombre VirtuOz hace referencia al clásico cinematográfico ‘El mago de Oz’ en el cual la protagonista tenía que llegar hasta la ciudad de Oz. Hablamos con Estefanía Zárate, MarCom Specialist de Kenes Group, que nos explica cómo lo han hecho para crear su particular camino de baldosas.  

Funcionamiento e interfaz

VirtuOz se creó con la intención que fuera fácil para los usuarios, de crear cierta similitud entre la experiencia presencial y la virtual. Por eso, una de las primeras decisiones fue basar la plataforma en la experiencia web page, es decir, que los asistentes no tienen que descargarse ninguna aplicación externa. Reciben un correo donde se les indica cómo registrarse y una vez tienen creado su perfil ya pueden entrar. Normalmente pueden acceder unos días antes del inicio del evento y, dependiendo del contrato, hasta unos meses después para poder re-visualizar todo el contenido.

Muchos de los eventos que ha tenido que hacer Kenes han sido híbridos y por ello, los diseñadores decidieron recrear en VirtuOz los venues donde se celebran. En el caso del ICCA, la sede principal era en Cartagena de Indias. Eso ayudó a tener una interfaz más intuitiva y a “mantener el destino vivo, aunque sea en lo virtual”, explica Estefanía. El menú permite acceder a distintas opciones como el programa, los exhibidores, virtual bag (donde se pueden colgar contenidos multimedia), entre otros. Una vez dentro del venue, los asistentes pueden navegar por diferentes espacios como si fuera un tour virtual.

VirtuOz no cuenta con avatares: la gente que aparece en la pantalla son assets gráficos y no hay nadie detrás de cada personaje. Según Estefanía, tener que crear el avatar podía desincentivar el uso, además “es un aspecto meramente estético que no aporta valor a nivel educativo”.

Experiencia de usuario

¿Cómo lograr mantener el interés de los asistentes? ¿Cómo conectar con la gente de manera virtual? ¿Cómo ofrecer una atención de calidad? Estas son algunas de las preguntas que surgen a la hora de organizar un evento virtual (o híbrido) y que tienen como denominador común la experiencia del usuario. Por ello la agencia ofrece un asesoramiento pre, durante y post-evento a nivel de imagen gráfica (para que los logos e imágenes sean las adecuadas y en alta resolución); a nivel tecnológico, (mandando técnicos que ayudan a los ponentes a grabar sus contenidos y ayudándoles durante el congreso si surge cualquier problema); a nivel de contenidos (con scientific program coordinators, que recogen los abstractos y hablan con los médicos para construir el programa); entre otras cosas.

La plataforma cuenta además con una inteligencia artificial llamada SparkX que ayuda a los asistentes a encontrar a otros con los que pueden tener afinidad. Su funcionamiento es parecido al de las apps como Tinder con la que, a través de una serie de indicadores -en este caso intereses profesionales, posición en la empresa, etc.- hace un match y les manda una lista con estos contactos para que puedan chatear. Una de las estrategias que siguieron para el congreso ICCA fue realizar unos encuentros en formato speed dating unos días antes del congreso, para que los asistentes pudieran conocerse. Al finalizar el encuentro se les mandó un mail con todos los contactos que les habían interesado y eso propició el networking durante el evento, ya que muchos de ellos ya se habían conocido previamente.

Para garantizar el buen funcionamiento de la plataforma y una buena experiencia del usuario, siempre hubo 15-20 personas de Kenes. El equipo de IT asesora a los speakers por si tienen algún problema con sus presentaciones; se les da tips de comunicación para garantizar que el contenido llegue de la mejor manera, y el equipo de marketing controla el contenido de las redes sociales. Según Kenes, principalmente en congresos médicos, las interacciones a través de Twitter funcionan muy bien y que sobre todo se utilizan mucho los hashtags, “tienen un gran potencial para generar conversación”, asegura Estefanía.

Piedras en el camino

Seguimos hablando de interacción y networking porque es uno de los grandes hándicaps de los eventos online. VirtuOz cuenta con unos elementos que ayudan a mejorar la comunicación entre usuarios: el ‘Badge Swipe’ y el mapa interactivo. El primero es un botón con el que los asistentes pueden indicar a un exhibidor que quieren ponerse en contacto con él y así se les manda toda su información. El mapa interactivo es un mapamundi donde se puede ver a todos los participantes en tiempo real con su país de origen. Seleccionando una de las banderas puedes ver cuántas personas de ese país están registradas (tanto presencial como online). Para Estefanía el objetivo a medio plazo es conseguir una visión más global en los eventos, “no solo traer asistentes de todo el mundo sino generar conocimiento desde todas partes del mundo a través de una conversación global acerca de una temática”.

Otro reto es mantener la atención de los usuarios y manejar las diferencias horarias. En relación a los cambios de horario, Estefanía resalta la importancia de crear una buena estrategia de comunicación durante el evento. Ellos apuestan por mandar información de manera continua por email con reportes diarios sobre qué ha pasado y qué vendrá al día siguiente. De esta manera, despiertan la curiosidad de los asistentes y los que no han podido seguir una ponencia pueden acceder a ella ‘on demand’. En ese sentido, también hay que pensar en cómo mantener el interés de los exhibidores en el formato virtual, ya que su experiencia se basa prácticamente en el face to fase. Por esto VirtuOz ofrece el botón ‘Badge Swipe’ que permite captar contactos online.

ICCA 2021

El ICCA de este año se celebró con un evento híbrido, con una parte virtual a través de VirtuOz y diferentes sedes distribuidas por diferentes partes del mundo, aunque la sede estaba en Cartagena. Se registraron 1230 personas de 78 países diferentes; la edición contó con más de 100 horas de contenido en vivo y 120 speakers. En este caso, fueron los propios miembros del ICCA quienes se encargaron de la estrategia de comunicación y del programa de contenidos.

Estefanía nos cuenta, cómo curiosidad y prueba de que el formato virtual cada vez tiene más aceptación, que muchos asistentes presentes en Cartagena se quedaban en sus hoteles para ver parte del contenido online. ¡Una situación sorprendente!

Futuro virtual

Estefanía coincide en que se han visto grandes ventajas del networking global, aunque la experiencia no llega a ser la misma que en el formato presencial. En el caso del público médico, asegura que cuando asiste de manera virtual no lo hace tanto por el networking sino por el contenido y que el valor del encuentro es poder hablar con el speaker más que con el resto de asistentes. También destaca que este tipo de eventos irá evolucionando de algo menos 2D a algo más tipo web 5.0 con otro tipo de interfaz. Particularmente estoy ansiosa por descubrir qué nos depara el futuro y hasta dónde somos capaces de llegar…