El congreso más atípico: la reunión anual de la SEN

Un modelo económico propio

Así es, el modelo de la reunión es poco frecuente desde el principio: la inscripción. Precisamente, el autocontrol (que parte de la necesidad que ve el doctor Matías-Guiu, que lidera el equipo, de alineamiento total de la organización con los objetivos de la sociedad) le permite crear un modelo de financiación sobre ingresos generados durante el congreso y no sobre inscripciones. La inscripción es gratuita y, aunque pueda sorprender, esto parece funcionar. “Estamos facturando aproximadamente sobre 2 millones de euros solo sobre costes de stands, hoteles y F&B”. ¿Cómo se explica? Cuando un asistente, por ejemplo, come o cena en el hotel instaurado como espacio de la SEN, deja un porcentaje a la sociedad. A pesar de que el porcentaje sea limitado, la recaudación es alta porque hablamos de casi 4.000 asistentes, que además viven el congreso de forma diferente, pues dada su gratuidad, acuden solo los días que consideran, permitiendo adaptarse a agendas complicadas.

Público más allá del campo neurológico

A lo largo de sus 20 años, el congreso ha ido creciendo y hoy no solo compete a los médicos especialistas en neurología, sino a especialidades afines, a la industria farmacéutica, e “incluso a otro tipo de compañías como las tecnológicas”. Esta variedad de disciplinas lo enriquece y, a su vez, limita la existencia de otros congresos del mismo tipo en nuestro país. Así, la SEN concentra en su reunión el principal foro de intercambio de conocimiento para médicos y residentes como parte de su formación, pero también para la industria, que aprovecha al máximo el evento. “Se hacen muchas reuniones durante el congreso porque en este momento se tiene la posibilidad de contactar cara a cara con todos los actores, especialistas o empresas”. Algunos laboratorios incluso montaron sus reuniones internas en Sevilla durante el congreso.

Un hotel privatizado y adaptado para un congreso XXL

Por su multiplicidad de disciplinas y asistentes, parece difícil dar con el venue adecuado. De hecho, el profesor Guiu subraya algo que se oye mucho sobre las sociedades médicas: “los palacios de congresos suelen tener dos salas grandes y 7 u 8 pequeñas cuando precisamos alrededor de 30”. Esto viene de la tendencia a que el mega congreso sea la plataforma en la cual se organizan muchas sesiones o reuniones muy especializadas. Como apunte, resulta significativo que en un congreso con 4.000 asistentes, el aforo mayor que se necesita de sala sea de 800. Sin una gran plenaria y con muchos grupos de trabajo, hizo falta crear salas efímeras. Su solución: el hotel Barceló Sevilla Renacimiento (venue elegido los últimos años) deja de funcionar como tal. “Ocupamos todo el espacio en exclusiva, incluso eliminamos las suites, las convertimos en salas y creamos en el jardín edificios prefabricados”.

Fiebre formativa y hasta gamificación

Cada minuto cuenta. Y es que otra peculiaridad más de la reunión de la SEN es su horario. Comienza a las 8 de la mañana y termina entradas las 10 de la noche. Así parece complicado formalizar reuniones alternativas… Farmaindustria no permite a los laboratorios realizar actividades paralelas en esa franja horaria. Condensación de conocimiento al nivel máximo, hasta el punto de que, incluso en las comidas y cenas, se aprovecha para generar debates. La comida oficial se ha eliminado por su falta de asistencia, y ahora “mientras están comiendo en las salas de pósters los ponentes dan charlas científicas”. También se disfruta de picoteos en los hospitality, un formato que suplanta cada vez más a los clásicos stands. ¿La explicación de su éxito? “La gente queda en estos espacios para hablar y hacer reuniones, algunos son increíbles y tienen muchos ordenadores y servicios”.

Suscita interés y aceptación también su apuesta por la gamificación: un concurso para estimular el aprendizaje en el cual grupos de hospitales presentan voluntarios y casos. Su adaptación ha sido paulatina al paso del tiempo y, en la actualidad, es todo un espectáculo, aunque no pierde su carácter científico, base fundamental de la reunión. Otro formato innovador que completa la oferta formativa son las actividades de transición “mariposas del alma” que combinan la neurología con el arte y la cultura. “Son actividades relacionadas con el arte en las que músicos o actores hacen poemas y realizan análisis neurológicos de los mismos, para ver así cómo se relaciona la escritura con el cerebro”. Además existe un “grupo de la experiencia”, donde algunos jubilados explican a los jóvenes su experiencia.

Donde el papel por el momento sobrevive

Con todo, se han mantenido tres zonas de pósters en papel, que finalmente desaparecerán en su próxima edición. Para la SEN, decidir entre papel o digital es un debate difícil, pues sus anteriores intentos piloto de pósters digitales no llegaron a cuajar. Sin embargo, su app generada también de forma interna, sí funciona, y se sopesa ampliar su funcionalidad de cara al año que viene accediendo a través de ella al contenido en una sala “overflow”. Allí una pantalla mostraría las sesiones del resto de salas y los participantes podrían ir seleccionando el ponente deseado, sin moverse, y eligiendo el canal de audio necesario para seguir el contenido de la sesión que quieran. Esta idea responde a la personalización: “hay personas que igual prefieren ir cambiando de sala, no preguntar y estar moviéndose, y otros que prefieren estar en una sala concreta de manera íntegra, al final lo que buscamos es que cada persona tenga la posibilidad que quiera y saque del congreso lo que necesite”.

Con un verdadero impacto: el conocimiento

Está claro ya, la asistencia y la autofinanciación lo convierten en una referencia en nuestro país destacando también por la gran generación de conocimiento que deja. Para el Área de Gestión de Proyectos de la sociedad, supone su fuente principal de contenidos. “Después de la reunión anual nos llegan muchos grupos que quieren gestionar proyectos porque esta área les pone recursos, les ayuda a preparar el proyecto, a pedir financiación… Y ha ido creciendo año tras año el número de proyectos generados”. Todas las reuniones celebradas de otros actores o estructuras de la industria farmacéutica o de colectivos como el Instituto de Salud de la Universidad Carlos III desembocan en proyectos, pues el evento sirve como primera toma de contacto y punto de partida, siendo un canal de comunicación también para la publicación de artículos. Nos confirman que los 1.000 aceptados nutren a posteriori las revistas científicas vinculadas a la sociedad. Cuánto conocimiento y cuánta información. El congreso precisamente pervive y se actualiza porque “está todo medido con los sistemas de control de asistencia de todas las actividades y sabemos muy bien el flujo para tomar decisiones cada año: salas más pequeñas para la siguiente edición, eliminación de ciertos asuntos…”. La SEN capta gracias a este congreso mucha business intelligence sobre su audiencia, que algunas empresas han intentado comprar pero que nunca han cedido.