Dos agencias, un cliente y un evento ganador

Turismo de Andalucía, un cliente ya conocido por Grupo Abbsolute, da mucha importancia a su presencia en Fitur y para esta edición, el contar con dos agencias «cabezas pensantes» para diseñar su stand en la feria, dio como resultado una apuesta rompedora: en lugar de diseñar un stand lineal en forma de pasillo con las zonas expositivas a izquierda y derecha del visitante, se propuso y se construyó un pabellón de planta circular, a modo de gran plaza -el primero de este tamaño y de este tipo de planta que se hacía en España, según nos comentan las agencias.

El reto estaba en crear en un solo pabellón de 10.000m2 una unidad estética que integrara a partes iguales las ocho provincias andaluzas con el objetivo de que el visitante hiciera una visita compartida por cada una de ella.

El desafío no estaba solo en crear el conjunto arquitectónico efímero, sino también de dotarlo de un programa de actividades en todos los pasillos y espacios del stand: acciones de networking, presentaciones, actuaciones, exposiciones de clubes deportivos, actividades gastronómicas, concursos, espacios de ocio en familia y talleres para los más pequeños. Se trataba de un reto de continente y también de contenido.

Dos agencias que fueron una

Esa fue la filosofía de trabajo que tomaron ambas agencias para desarrollar el proyecto. Una colaboración muy estrecha en la que compartieron oficina, personal y recursos hasta el punto de trabajar como una sola agencia, como un único equipo.

Durante la preproducción el equipo estuvo compuesto por 11 miembros de Eventisimo y 11 de Grupo Abbsolute, distribuidos equitativamente entre los diferentes departamentos que intervinieron en el proyecto. Un reparto simétrico que se reflejó también de cara al cliente. Por ejemplo, el departamento de cuentas y atención tanto al cliente (Turismo Andaluz) como a los ocho Patronatos Provinciales, estaba conformado por personal de ambas empresas, el cual trabajó de forma conjunta desde el primer momento. Esto mismo se replicó a su vez en el resto de los departamentos: producción, online, diseño, etc.

Una vez iniciado el montaje, para dar una mayor cobertura a los Patronatos, a las dos personas que los atendían inicialmente se unieron otros seis miembros, uno por provincia respectivamente. Igualmente, el equipo se multiplicó al llegar al montaje, alcanzando más de 200 profesionales, entre los equipos de ambas agencias y de todos los departamentos de producción de Eventisimo.

No se trataba de dividir tareas entre dos agencias operantes, sino que se repartieron equitativamente entre ambas, coordinándose entre sí para dar respuestas consensuadas al cliente. Esto requería un planning de trabajo y reuniones internas entre las dos agencias, alternando el lugar de celebración de estas entre las dos oficinas, ubicadas ambas en Sevilla. En estas reuniones se llevaban a cabo la toma de decisiones propias de los distintos temas y se realizaban diferentes pautas de seguimiento de los diferentes temas relativos al espacio y al contenido off y on.

A estos encuentros cara a cara entre ambas agencias, se sumaban diferentes herramientas online, entre ellas una plataforma de seguimiento, Basecamp, que mediante temáticas les permitía comentar diferentes aspectos y compartir documentos de una manera ágil y colaborativa entre todo el equipo.

Una fórmula de trabajo en equipo que ha resultado exitosa y que se mantiene en el tiempo ya que el stand propuesto se ha adaptado para llevarse a otras ferias de turismo en los últimos meses, entre ellas las de Lisboa y Berlín. Misma línea estética, misma filosofía de trabajo pero con el nuevo reto de adaptarse a un espacio expositivo mucho más reducido (pasando de los 10.000m2 de Fitur a los 60m2 de la BTL de Lisboa y los 500m2 de la ITB de Berlín).