CWT gestiona el campeonato del mundo de patinaje artístico

Más de 12.000 espectadores acudieron al Mediolanum Forum de Milán para disfrutar de un evento deportivo que ha ido sumando adeptos en los últimos años: el patinaje artístico. Aliada de la federación, la agencia formó parte del mismo comité operacional del evento, convirtiéndose en partner estratégico cuya responsabilidad llegaba hasta ayudar a obtener mejores resultados en el conjunto del evento, no de solo gestionar la logística. “Proveemos alojamiento y logística, pero también fuimos una agencia de eventos completa en este evento”, nos comenta Raffaele.

Durante los cinco días del evento, además de las relaciones públicas y el marketing, CWT se encargó de la construcción de la pista de patinaje en la Piazza Gae Aulenti y la celebración de una cena de gala en el impresionante Palazzo del Ghiaccio, el palacio de hielo más antiguo de Milán, a la que asistieron todos los equipos y las federaciones italiana e internacional de esta disciplina. La cena comenzó con un cóctel y cerró con la entrega de premios. Gestionar un evento con varios stakeholders y clientes es siempre un poco delicado, y Raffaele confirma que un reto de este evento fue coordinar a dos clientes diferentes -FISG e ISU (Unión Internacional de Patinaje sobre Hielo). Otro reto fue la gestión del transporte entre dos centros de entreno y el Forum Assago Arena, con el complicado tráfico de Milán. Para gestionarlo, ofrecieron una línea de autobús privada y un servicio VIP especial de coches para los transfers.

Como en muchos eventos deportivos, la gestión de voluntarios es esencial. Aquí, se gestionaron más de 100 voluntarios dedicados a la logística y al transporte in situ y a más de 2.000 personas entre invitados de la organización, medios de comunicación y alrededor de 100 admiradores distribuidos en nueve hoteles diferentes. La parte de registro y acreditación es uno de los puntos delicados de este tipo de eventos, por lo que el equipo de CWT M&E comenzó a registrar a los invitados a su llegada al aeropuerto o al hotel, evitando así colas en la entrada del Mediolanum.

Otro aspecto interesante es el papel del espacio en la seguridad (algo que vemos en muchos eventos corporativos sencillos, donde el venue es el que más vela por el cumplimiento de la seguridad). En este caso, el espacio concentraba toda la responsabilidad de la seguridad entre sus paredes… y la gestión de la seguridad fuera del venue se llevaba desde la agencia, desde el aeropuerto hasta los hoteles y de allí al pabellón, para lo que contaron con un equipo de seguridad privado.

CWT también organizó dos conferencias de prensa: una para la apertura de venta de entradas y otra para anunciar el comienzo del evento.

Siguiendo con un papel que va más allá de la logística, y para crear una experiencia que ayude a mejorar los resultados globales del evento, este acuerdo implicó que CWT elaborara un plan de activación para involucrar el público local e internacional. En la pista de patinaje sobre hielo, que se inauguró dos meses antes del evento, instalaron una tienda donde se podía comprar merchandising oficial y entradas para la competición. Y para dinamizar las actividades en destino, crearon paquetes deportivos turísticos especiales que, por un lado aumentaban la venta de entradas, y por otro, añadían experiencias de shopping por la ciudad, cenas en un restaurante estrella Michelin, tours Discover Milan… Finalmente, para reforzar la comunicación del evento crearon campañas específicas en redes sociales, en colaboración con una agencia de gestión de contenidos para redes.