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Cómo se organizó PANLAR en Quito desde Madrid… y qué innovación aportó
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Siempre hablamos del reto de producción, logístico e incluso humano que supone organizar un congreso médico, pero si además le añadimos la distancia, la complejidad aumenta. Un ejemplo de reto operativo fue PANLAR (Pan-American Congress of Rheumatology), un congreso anual donde se integran las sociedades médicas de reumatología de Latinoamérica. La edición pasada le tocó a Buenos Aires y en 2019 le llega el turno a la ciudad de Quito (Ecuador), de la mano de la OPC Kenes. Hablamos con Fernando Gonzalo (Project Manager) y Rosa Garriga (Meeting Architect) sobre los retos de este gigante y cómo organizarán el congreso en Quito desde la oficina de Madrid: sus complejidades de logística, diferencias culturales y horarias, y también sobre algunas novedades tecnológicas para mejorar la experiencia del congresista.
Reto operativo…
¿Qué ocurre cuando la mitad de tu equipo está fuera? Ya sabemos lo complejo que es coordinar un equipo humano para ejecutar un congreso. Pero el reto se complica cuando el equipo está en ubicaciones diferentes. “El equipo con el que trabajamos normalmente no siempre está ubicado en Madrid. estamos acostumbrados a que uno o varios miembros del equipo de trabajo estén en diferentes ciudades de España y/o Latinoamérica, sin olvidar a los compañeros de la oficina central de Tel Aviv, con los cuales también estamos en contacto. Uno de los retos para este tipo de proyectos es la comunicación y coordinación de equipo, sobre todo en los casos en los que varios integrantes están fuera y existen grandes diferencias horarias. La organización y planificación son claves. Si los hitos del proyecto se van ejecutando en tiempos y se planifican reuniones de seguimiento periódicas, este resto es salvable. Con los comités organizadores, sucede básicamente lo mismo. En cuanto a urgencias e imprevisto, no hay otra opción que adaptarse a los horarios y calendario laboral local, para dar el servicio al que nos comprometemos, es uno del hándicap con los que nos encontramos en la organización de Congresos en Latam frente a los organizados en territorio nacional” nos señala Fernando.
… y de diferencias culturales y de idioma
A priori pensamos en Latinoamérica como nuestros vecinos a nivel cultural y de idioma, pero existen diferencias en términos idiomáticos, sistemas de trabajo y horarios. Según Fernando, “es habitual apoyarnos en fotos al ahora de confirmar servicios, no es lo mismo un atril, una azafata, un folleto o una regleta en España que, en Quito, por ejemplo. Hay que reconfirmar todo, cualquier detalle, para no tener imprevistos. Capacidades eléctricas, tipos de servicios, aduanas y envíos de mercancías, impuestos, legislación general, etc… en definitiva, no dejar ningún cabo suelto. Temas que a nivel nacional se pueden dar por hecho, en Latam es preferible reconformarlo para trabajar con las máximas garantías de éxito. En este sentido, por lo general, este tipo de proyectos generan más carga de trabajo y dedicación. Otro tema a tener en cuanta son las diferencias culturales en cuanto a horarios, tipos de alimentación, etc. los cuales también son específicas en cada país/región y lógicamente deben respetarse“
Creatividad aplicada a la tecnología
Kenes Group siempre implementa en sus congresos un sistema de registro automático desarrollado por su departamento de IT. Es parecido al check in de los aeropuertos: el usuario, al llegar al Congreso imprime mediante un código de barras su acreditación y todos sus tickets de las distintas actividades paralelas que haya contrato de manera autónoma sin tener que pasar por la Secretaría Técnica. También existe la posibilidad de registrarse insitu y pagar la cuota de inscripción a través de unos terminales específicos “Este sistema nos permite ahorrar en personal, reducir espacios costes de construcción en Secretaría y aligera las colas en el registro. Además, es muy útil para el control de presencia en las salas, y al finalizar el congreso, los participantes pueden imprimir su certificado de asistencia desde la propia máquina”, nos señala Fernando.
Otra novedad es el ‘Mapa del mundo’, una pantalla táctil de aproximadamente 70 pulgadas ubicada en la entrada con el branding del congreso. Según Fernando, “los asistentes al entrar en el congreso se buscan en el mapa gigante y revisan que otros colegas están presentes en el congreso. Es una manera llamativa de recibirlos y que se sientan representados por su país; se hacen fotos y las publican en las RRSS del congreso, generando mucha interactividad”.
Formatos más frescos y dinámicos
Hay que poner en contexto que la cultura congresual científica en Latinoamérica es bastante más conservadora tanto en el formato como en el contenido respecto a Europa o EEUU. Rosa nos explica que en diversos eventos de PANLAR, “hemos añadimos un track llevando ponentes sobre innovación en medicina, uno de los speakers trabaja en Silicon Valley y es pionero en operaciones quirúrgicas con Google Glass”.
Además ya sabemos que la mente humana no puede estar concentrada más de 20 minutos. “Para mejorar la atención y dinamizar las ponencias, ninguna de las sesiones duraba más de 20 minutos. Además, lanzamos competiciones a través de los ‘Juegos educativos’, un quiz donde a través de un software algunos ponentes lanzaban preguntas a los asistentes sobre su presentación científica. O la ‘Mesa del experto’, un espacio habilitado para tratar con algunos ponentes en la misma mesa y charlar con ellos sobre temas relacionados con sus presentaciones científicas”, nos señala Rosa. Poco a poco los formatos más frescos se van haciendo hueco, good news!
