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Identificar una oportunidad de mercado, buscar los buenos partners, definir la financiación, comunicar para posicionar un nuevo encuentro en la agenda de los profesionales de un sector específico: montar un evento propio (que uno concibe y controla, asumiendo el riesgo pero también cosechando los beneficios si el evento va bien) ha sido en los últimos años una nueva oportunidad interesante para las agencias. Es complicado pero potencialmente muy interesante, sin la dictadura de un briefing, de un concurso y con la libertad de concebir el evento como uno lo desea. Quisimos saber más sobre esta experiencia de crear un congreso de la nada y hablamos con Grupo Abbsolute y MCB Producciones, creador del Congreso Nacional de Ocio Nocturno.
Identificar la oportunidad de mercado. Además de darse cuenta de que no existía un encuentro profesional que englobara el mundo del ocio nocturno, vieron que “no sólo tendríamos que crear un congreso desde cero sino que también dotar de identidad propia al colectivo de los profesionales del ocio nocturno, poco acostumbrados a unirse para lograr cosas. Era el momento de hacerlo”, nos cuentan. “Había que hacer realidad un público que no existía y lo hicimos mediante una campaña de comunicación global que les ayudaba a reconocerse en ese retrato del que todos podían sentirse orgullosos”. Un evento se dirige a una comunidad, funciona mejor si puede dirigirse a una comunidad, una comunidad que en este caso era latente: existía pero sin foro de encuentro pensado para ellos.
Alianzas institucionales y empresariales. Este punto es esencial: permite ayudar en la comunicación con esta comunidad, facilitar la organización práctica del evento, conseguir la necesaria legitimidad para un congreso nuevo (además organizado por alguien que no es concretamente del sector en cuestión). En ambas ediciones, contaron con la colaboración de instituciones públicas tanto locales (Sevilla y Valencia) como a nivel nacional e internacional. Estos partners que ayudaron en el contenido (“son imprescindibles en este debate siendo además parte de las soluciones y temáticas a tratar”), la comunicación, la organización incluyen Turespaña, la Organización Mundial del Turismo, la Secretaria de Estado de Turismo, los ayuntamientos de las ciudades anfitrionas.
Con respecto al sector privado, el proyecto ha contado con la colaboración de empresas relacionadas con el sector que participaron en el evento tanto a nivel económico como expositivo. Por otro lado, numerosas empresas y representantes de confederaciones, asociaciones, así como alcaldes de la noche europeos aportaron su visión y nuevas propuestas de futuro en las ponencias. Entre ellos, la International Nightlife Association, los alcaldes de la noche de Berlín, Zurich y Ámsterdam, CONHOSTUR, FEHV, la Asociación Europea de Ocio Nocturno, la Federación Española de Bebidas Espirituosas (FEBE), entre otros.
Las marcas patrocinadoras incluyeron Pernod Ricard, Coca Cola, Monster Energy, Royal Bliss, Heieneken, CadenaSer/Los 40, MeyerSound, Cubers, Cabify, Audiotec, BullControl, Functional Gums, Ortho Studio, SoltelDidesis, NiceWaveTV, Hipervaso…
Ha sido, por tanto, un ejercicio de movilización de los actores más destacados, privados y públicos de este sector, un apoyo esencial para poder empezar a caminar con fuerza.
¿El modelo económico?
La principal fuente de ingresos han sido las inscripciones de los congresistas puesto que, según la agencia, las aportaciones económicas de los diferentes expositores y patrocinadores suelen destinarse en su mayoría a compensar los costes propios de la organización del congreso en sí: la creación y ejecución del propio programa, los ponentes que intervienen, los diseños, su producción, personal, etc.
¿Formatos de sesiones?
El congreso acoge todo un programa de ponencias y actividades paralelas enfocadas a debatir y poner en común los temas esenciales del sector. En ambas ediciones, se promovió el networking e intercambio de conocimientos mediante zonas expositivas, la Exposition I+D, diferentes masterclasses, áreas de descanso y actividades como el “Shishas Day”… Y como novedad en esta segunda edición, algunas presentaciones se llevaron a cabo en las instalaciones de las propias empresas de los ponentes, permitiendo que los asistentes se impregnaran de una forma más cercana del contenido.
¿Aprendizajes?
“Comprobamos que se hace imprescindible la participación de las instituciones públicas nacionales e internacionales, apoyando el reconocimiento de la aportación de este sector y mostrando sus perspectivas ante distintas problemáticas, alternativas y soluciones”. La agencia nos recuerda que “esto además supone el interés mediático, logrando gran presencia de medios de comunicación”. Finalmente, un reto, dada la tendencia de que el público se inscriba días antes del evento, y con el objetivo de asegurar una base de inscripciones con antelación suficiente para calcular la dimensión del congreso (especialmente delicado si el evento no tiene histórico), es imprescindible cuidar mucho un plan de comunicación previo, durante y post-evento.
Y tú… ¿cuál es la oportunidad de mercado que identificas? Quedan segmentos, comunidades, industrias que todavía no tienen sus eventos. ¡Búscalas!
Organizadores: Spain Nightlife, Grupo Abbsolute y MCB Producciones.
