AIM Group International reconvierte un congreso médico de 3 días a formato virtual

Nada de cancelar, es hora de experimentar

Solo dos semanas para montar un evento significativo en contenido y en formación médica virtualmente cuando siempre se había organizado face to face con buenos resultados…no parece un reto fácil. Pero en palabras de Rosangela Quieti, directora del área de congresos de AIM, “es el momento de experimentar con nuevos caminos educativos”. Desde AIM group reconocen así su punto de partida, la experimentación y  la posibilidad, por tanto, de que algo no sea perfecto. Pero tal y como nos dicen “los eventos son el núcleo de las actividades de la asociación, un servicio valioso que no debe parar”.

En dos semanas se puso en marcha un equipo de trabajo específico que revisó el programa científico anterior, contactó con ponentes, patrocinadores, empresas tech… “A los patrocinadores les explicamos las nuevas oportunidades de visibilidad y la gran posibilidad de estar cerca de sus clientes también en esta circunstancia inesperada”, nos explica Rosangela. Todos se subieron al carro y con el soporte técnico Tecnoconference de TC Group, AIOP fue la primera sociedad científica en experimentar esta solución con su ayuda.

Un congreso virtual con cierta personalización

Enlace y contraseña “en mano”, cada uno de los 1.830 asistentes, accedieron a la plataforma web como si del Palacio de Congresos se tratase. Dentro de ella, según nos cuentan, existían variadas categorías y cada uno tenía acceso a más o menos beneficios según su invitación. Esto  resulta una forma, en cierto modo, para personalizar la experiencia virtual y diferenciar la oferta. A largo plazo, para algunos, el evento puede decirse que incluso continúa, pudiendo acceder durante un año a  las presentaciones en vivo que tuvieron lugar durante los tres días. Generación de contenido a largo plazo y un vínculo con el evento que intenta no romperse.

Todo el programa científico en una plataforma web

Lo definen como una “experiencia digital para los asistentes”. Les preguntamos por qué y nos cuentan lo que ofrecía la plataforma web de manera concreta: “había posibilidades de votación, encuestas, reuniones one to one que podían planificar en su calendario, salas de chat con el resto de asistentes, tiempo para aperitivo grupal online, presentaciones, simposios y entrevistas en vivo y un área de exposición con diferentes itinerarios”. Esos itinerarios nos explican que permitían una navegación más fácil, lineal y preparada. Lo que recuerda a una tendencia en auge en los congresos face to face, las “visitas guiadas” o “tours”, que parecen útiles para conocer mejor esta área de los eventos profesionales.

Buenos resultados, pero prioridad por el face to face

Rosangela considera, que a pesar de la distancia, “se consiguió brindar educación de alta calidad”. Sobre el número de asistentes destaca un aumento, 1.830 registrados frente a los 800 de media en el congreso tradicional. Aunque, en este sentido, su conclusión es que la reunión cara a cara y su interacción nunca se podrá reemplazar: “estamos planeando otros eventos virtuales para los próximos meses , así como los eventos híbridos son otra oportunidad, posibilidades de experimentar que nos deja esta pandemia…pero deseamos comenzar nuevamente a organizar congresos face to face lo antes posible».