Abile y beon hacen doblete con el show Revlon, premiado en los Bea World y Agripina
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Todo empieza un año antes, con la selección del venue. Para ello, Abile hizo un detallado screening of locations (suelen hacer 5 o 7 máximo) para comparar de manera exhaustiva todas las condiciones que requería el show, y que fuera 100% adecuado a lo que necesitaba el cliente, Revlon. Esta prospección incluyó comprobar que había suficientes plazas hoteleras en la ciudad para alojar a las más de 4.000 personas que asistirían al evento. Se eligió el pabellón 2 de la Fira de Barcelona, ciudad que tomó el testigo de Roma, Berlín o París, entre otras.
A partir de aquí, Abile empiezó a seleccionar otros servicios esenciales (catering, producción…), y a crear la web del evento que incluía los hoteles disponibles para que cada responsable de país pudiera hacer sus reservas de grupo. En paralelo, la agencia beon y el director creativo de Revlon professional trabajaron el concepto, los contenidos, la dinámica y la puesta en escena del show.
La fase dos es pura logística. Cada país (unos 15) solicitaba el poder organizar su cena de gala la noche previa al show (desde 100 hasta 800 personas…todas en venues diferentes) y las actividades que querían ofrecer a sus invitados la mañana del evento, con sus correspondientes almuerzos (y de nuevo, todo diferente). “Esta es la fase más compleja, pero también la más divertida. Cada cena es única, con una temática diferente que conlleva un branding específico, edición de contenidos a proyectar, decoraciones diversas, controles de seguridad, transfers, azafatas, artistas…” nos cuenta Mónica Bravo, CEO and Founder.
Cuando todos los programas estaban concretados, se creó una App para cada país (y en su propio idioma) para que tuvieran toda la información y pudieran compartirla con sus clientes. Para el show general también se hizo otra App con información general (lugar del evento, hora, detalle de los transfers de ida/vuelta e incluso el menú).
Mucha coordinación. Para organizar el programa especial para influencers, a los estilistas que trabajarán en el show, el alojamiento de las modelos, las ruedas de prensa, el concurso de American Crew, que empezó una semana antes, con sus sesiones de photoshooting, cenas del jurado, programa específico… y el merchandising, printed matters y gadgets de cada país. Muy importante la coordinación de las azafatas en el aeropuerto para recibir e indicar los transfers a hoteles, buses, minivans y coches yendo y viniendo… además, coordinar que hubiera azafatas y staff de la agencia en todos los hoteles reservados para dar la bienvenida a los clientes, gestionar las maletas, dar información de la ciudad e ir preparando todas las cenas.
El día D. Empezaron las ruedas de prensa (una general, otra en el venue y la del concurso American Crew, en el Esferic BCN) y el backstage estaba ya a tope. Allí se sirvieron en total 500 menús con coffee break permanente (todo coordinado por Monchos). Y unas horas antes del espectáculo, empieza el `baile´: casi 100 buses y 100 azafatas recogieron a los 4.000 clientes en sus hoteles, con una coordinación estudiada al milímetro para que llegaran a tiempo y no se perdieran nada del show. Al llegar, pasaron por un estricto control de seguridad (con casi 40 agentes y 100 personas de staff) ya que cada persona llevaba un brazalete con un código QR personalizado, además de la invitación impresa. Les recibieron con una welcome drink y canapés, photocall y, en 20 minutos tenían que estar sentados en las tres gradas según el sitting previsto. Una vez sentados… estaban un poco confusos, porque no veían nada, ni escenario, ni luces, ni focos, ni pantallas ni nada que dijera que allí iba a pasar algo. Y eso fue lo mejor! Porque cuando se apagaron las luces, se bajaron las telas transparentes y se proyectó sobre ellas un gran cubo que se fue transformando a lo largo del show, llegó el esperado efecto Wow!.
Al acabar el show se ofreció una cena standing buffets inspirada en el mercado de la Boqueria, con sus puestos de comida, bebida y un green corner especial para las dietas veganas, vegetarianas, sin lactosa, sin gluten… Para cerrar, un espectáculo de Castellers, que se montó en el centro de la cena. Un guiño a la gastronomía y la tradición del destino que le dio un toque distinto y auténtico al evento.
