9 segundos para hacer check-in en tu evento

El sistema de reconocimiento facial permitía a los organizadores del evento identificar a los asistentes mediante una base de datos biométricos faciales en tiempo real. El público se registraba previamente online como de costumbre, pero con la opción de cargar una imagen suya y acceder a través del reconocimiento facial. El organizador del evento, KW MAPS Coaching, utilizó el registro online de Etouches y los quioscos de Fielddrive que comercializa Orquidea para el proceso de check-in e impresión de acreditaciones, diseñados para integrarse en cualquier software de registros.

El día del evento, los asistentes se identificaban directamente al situarse frente a la cámara y automáticamente el quiosco de acreditación procedía a imprimir su badge. El reconocimiento facial hizo que el proceso fuera más rápido, además de economizar el acceso debido a la reducida cantidad de quioscos que se utilizaron para el check-in (solo cinco quioscos de acreditaciones, aunque en las horas pico de acceso solo se llegaron a utilizar simultáneamente tres quioscos).

Mientras los asistentes caminaban hacia los quioscos, la cámara escaneaba su rostro, les reconocía y mostraba un mensaje de bienvenida a la vez que imprimía su acreditación. Si no se encontraba una coincidencia, se le pedía que escanearan en el mismo quiosco su código de barras (facilitado en el email de confirmación durante el registro) o ingresaran su nombre.

Un proceso que permitió que las acreditaciones se imprimieran automáticamente, en tiempo real y a medida que los asistentes se registraban. Lo que en otras ocasiones era un punto crítico al arranque del evento en esta ocasión se solucionó sin colas y de manera fluida, evitando las paradas a coger el móvil, buscar el correo con la confirmación para encontrar el código que escanear. Tan sencillo que los registro manuales en el mostrador con asistencia de personal se redujeron a solo 118.

Un 49% de los asistentes pre-registrados habían subido su imagen a la web de registro, lo que llevó a que a su entrada al evento, cuando estaban tratando de sacar su teléfono del bolsillo al acercarse al quiosco, antes de hacerlo, ya habían sido reconocidos y saludados por su nombre. Una fluidez que permitió hacer el check-in por cada quiosco de acceso a 400 personas a la hora.

A tener en cuenta…

Controlar la calidad de las imágenes. La recopilación de imágenes representó un desafío porque, aunque la plataforma de registro permitía a los asistentes subir una imagen, no verificaba la calidad y la idoneidad. Como resultado, hubo asistentes que enviaron imágenes no aptas para el reconocimiento facial, por ejemplo, con caras múltiples en la misma imagen o de muy baja calidad. Para solucionar esto se implementó un microsite para la recogida de imágenes a través de una campaña de correo electrónico. Cada asistente recibía un mail al momento de registrarse con una URL única que lo lleva a una página de destino donde se le solicitaba que aceptase las condiciones y la carga de imágenes. El microsite permitió controlar la calidad de las imágenes subidas a la plataforma para evitar problemas en el momento del acceso.

¡Ojo! con el ancho de banda. Asegurarse previamente de que la conexión a Internet del venue sea suficiente y estable. Para el reconocimiento facial puede ser suficiente una velocidad de carga de 0,5Mbps por quiosco para proporcionar un proceso de check-in rápido y con garantías.

Confidencialidad de las imágenes. En lo relativo a seguridad no se transfieren datos personales, la plataforma de registro gestona de forma anónima las imágenes subidas y las envía a un servidor, desde donde se procesan y eliminan, tanto las imágenes como sus metadatos. Es un proceso seguro para respetar la privacidad de los asistentes.