5 ideas para potenciar el networking vistas en AECOC2014

¿Cómo se trasladó de manera práctica la idea de conectar con el consumidor? Pues empezando por conectar también a los asistentes al evento. Para ello desarrollaron una serie de acciones que fomentaron los contactos entre los 1.000 directivos de las principales empresas de consumo, industria y distribución que asistieron:

– Coffee time! Las pausas para el café siguen siendo una buena oportunidad de acercarse a nuevos contactos. La jornada comenzaba con la posibilidad de desayunar en el Palacio de Congresos de Madrid antes de las sesiones. Después a lo largo del día dos coffees de 45 minutos y un almuerzo en formato cóctel para facilitar la interacción y la movilidad para acercarse a nuevas personas.

Además de las pausas networking, en la agenda estaba incluida una comida de trabajo sentada de hora y media en la que los invitados podían elegir con quién querían sentarse.

– Business center para celebrar reuniones privadas entre los asistentes. Un espacio alternativo para mantener encuentros más tranquilos tras el coffee alrededor de puffs, sofás y mobiliario de relax. Contaba con estaciones para cargar el móvil, prensa, café permanente, impresoras, ordenadores, etc.

– App del evento. La app, desarrollada por {ms_2792}, mostraba el listado (también descargable en pdf) de asistentes al congreso, su empresa, etc. y permitía enviarse mensajes entre ellos. Además de acceder a las publicaciones de la AECOC y la infomación actualizada del congreso se podía acceder a los perfiles de los ponentes y la documentación de la sesión.

Incluso para incentivar el uso de la app y que los asistentes vinieran al evento con su tablet, el pack de congresista contenía una carpeta para guardar la tableta y pudieran usarlo con más comodidad.

– Toolkit del asistente que formaba parte de la documentación que se facilitaba a los asistentes. Se incluía una guía para sacar el máximo partido al evento, antes, durante y después del mismo con consejos para preparar la asistencia, cerrar reuniones de antemano, cómo usar la app, recomendaciones de otras herramientas online útiles, consejos para recopilar los contactos hechos o cómo utilizar la lista de asistentes como directorio de futuros contactos.

– Videowall y muro de firmas donde los asistentes podían colgar sus impresiones del congreso y también servían para subir fotos, frases de los ponentes.

Escenografía al servicio del mensaje

La escenografía también fue otro de los elementos que sirvió para comunicar el concepto de conexión. El concepto creativo y la parte gráfica fue desarrollado por la agenica Fabra & Davies que quisieron plasmar uno de los temas protagonistas de las sesiones: la idea de cómo reconectar con el consumidor en un entorno de cambio y de constante adaptación.

Para escenificar este concepto, se creó un montaje audiovisual que formó un escenario interactivo muy teatral. {ms_2103} instaló iluminación LED y una pantalla retroiluminada de 16×16.5 mostrando un escenario con distintas ciudades que iban cambiando a lo largo del evento (el entorno en continuo cambio).

De igual forma, la zona de los coffees se vistió de verde con árboles que le dieron el toque de naturaleza. Marcando un espacio diferente para el networking distinto a la sala plenaria.

Estos mismos árboles sirvieron como elemento para transformar el espacio por la noche durante la celebración del coctél. Entre sus ramas se colgaron luecitas que dieron ambiente nocturno junto con la banda de jazz que amenizaba la recepción.