2.800 personas en FIBES para el 91 Congreso de la SEO
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Los 2.800 participantes incluían 2.200 oftalmólogos pero también otros 600 profesionales del sector (es interesante notar cómo cada vez más, los congresos se abren a otros colectivos, sean médicos de otras especialidades, asociaciones, entidades públicas, a veces incluso inversores como vimos en el congreso europeo de cardiología).
Fue una organización exigente, lógicamente, que se empieza a organizar desde el congreso anterior. Como nos lo recuerda Marylin García Sicilia, directora de la sociedad y máxima responsable de este congreso. Para planificarlo, se contó con nueve personas de la organización de manera permanente, además de personal externo contratado para el día D, unas 60 azafatas y 35 técnicos. Y fue un trabajo de equipo entre la junta directiva de la asociación, FIBES, Audiovisual y MK, CWT, Go Producciones Técnicas y WFM Comunicación.
Formatos – interactividad y mucho vídeo
Se utilizaron varios formatos: conferencia, cursos, grupos de discusión para un año más presentar novedades científicas, innovaciones tecnológicas en 3D aplicadas al sector, y nuevos aparatos para cirugía. Si bien en las plenarias, el formato claramente no era interactivo, las sesiones más pequeñas incluían grupos de discusión, estimulando la relación entre ponente, presidente de mesa o secretarios y los asistentes.
Además de la sala de conferencias, se creó otro espacio con vídeos, grabados previamente por los ponentes y seleccionados por un comité, que estuvieron disponibles para los asistentes durante todo el congreso. Y viva el post-evento: los vídeos pueden seguir siendo consultados tras el congreso en la web de la sociedad.
Sponsors: se premia la fidelidad
La organización destinó uno de los espacios a zona de exposiciones para los sponsors. Para elegir la localización de los stands, la sociedad convoca en el espacio a los sponsors, quienes según su apoyo anual a la asociación (ayuda en becas, publicidad en sus revistas etc.), escogen el lugar. «A los laboratorios les parece una formula acertada, debido a que no se premia el que más ofrece, sino que se hace según el que más se involucra y colabora durante el año. Es una forma de premiar el esfuerzo y el apoyo» declara Marilyn García-Sicilia.
Comunicación
Apps y social media fueron herramientas claves para la difusión del pre-evento y durante el congreso. Se crearon los hashtags #91congresoSEO y #CongresoSEO2015 que promocionaron la web del congreso y fomentaron el uso de la app. La app aportaba toda la información del congreso, además de información de interés turístico sobre Sevilla.
La ciudad, tras este logro, todavía tendrá otros siete grandes congresos en lo que queda de año.
Marylin resume para nosotros los valores añadidos del congreso: primero, la actualización y ampliación de conocimientos, incluyendo la presentación de trabajos que forman parte del avance de la sociedad en general. «Tener la posibilidad de hablar con los mejores cirujanos e intercambiar pareceres es un valor añadido que se aprecia dentro de los asistentes», añade Marylin. Además, los socios reciben gratuitamente, la ponencia, la comunicación solicitada y la mesa redonda. Son tres libros que reciben antes de que el autor hable del libro. A la sociedad en general el congreso aporta avances y beneficios científicos.
