10 consejos para tener el presupuesto de tu evento a raya

1. Selecciona lugar y fecha con antelación, teniendo en cuenta los costes. Si puedes plantear varios destinos, varias fechas, consulta los precios hoteleros y de avión para ver qué combinación fecha/lugar es más económica. Según el consultor en compras Bernard Gracia, allí está a menudo la mayor parte del ahorro posible.

2. Haz un buen brief. Define, antes de especificar los servicios que vas a necesitar, qué quieres conseguir, cómo lo vas a hacer y para quién lo vas a ofrecer. Teniendo un panorama claro de estos puntos podrás ver más fácilmente donde hacer más o menos ajustes o aprovechar recursos que se necesiten en distintas fases del proceso.

3. Juntos somos más fuertes. Llámalo coworking, cobranding, colaboración o directamente patrocinio, pero intenta involucrar a diferentes actores en tu evento. Quizás interesa a una marca de bebidas ponerte una barra; colaborar con una asociación permite reducir coste y complejidad de comunicación.

De hecho, más que pensar en dónde colocarás el logo de tu sponsor, piensa en cómo puede desarrollar una actividad, app, happening, acción de comunicación que te aporte valor (sin que te cueste nada). Y puedes conseguir que varios proveedores presten sus servicios a cambio de tus servicios en futuros eventos suyos, etc.

4. Sé un cliente interesante. Piensa bien en cómo negociar, no de forma bruta («quiero un -25%») sino de forma inteligente. Piensa en el valor que representas como cliente, no solo en este evento sino más allá (puedes plantear una negociación de varios eventos por ejemplo).

5. Reta a tus proveedores. Más que pedirles un descuento en un servicio concreto, que bajará su rentabilidad y sus ganas… implícales temprano, visita el venue con ellos, y pregúntales cómo reducir el presupuesto. Ellos, mejor que nadie, sabrán qué se puede hacer sin estropear demasiado el contenido del evento.

6. Cuanto más cerca, mejor. Un destino cercano reduce costes de transporte de los asistentes. Si usas proveedores locales también puedes conseguir mejores precios que si los traes de fuera, además de conocer mejor el destino y ajustar mejor tus necesidades a las posibilidades locales.

7. Amplifica el alcance de tu evento a través de las redes sociales. Facebook, Twitter, Youtube, etc. son gratuitas y, aunque no es comparable a que destines una partida del presupuesto a promocionar tu evento on y offline, puedes servirte para llegar a más gente aprovechando los comentarios y fotos de los asistentes como contenido del evento.

8. Reutiliza y apóyate en elementos multifuncionales. Desde utilizar materiales que permitan usar un stand en varias ferias, elementos de mobiliario y decoración que se pueda adaptar a distintos espacios generando distintos ambientes con pequeños cambios de iluminación hasta introducir en el catering el sampling o el merchandising del evento…

9. ¡Haz trabajar a tus invitados! ¿Por qué no hacerles preparar el coffee , brunch o cóctel como actividad de grupo? Es más económico y son grandes experiencias motivacionales. Lo mismo para tus speakers: si bien necesitas speakers profesionales en una conferencia, sesiones de crowdsourcing permiten aprovechar, sin coste, el conocimiento que tienen tus asistentes.

10. No dejes de conocer nuevos venues, proveedores, y si es en persona mejor. No solo porque con buenas relaciones personales puedes conseguir acuerdos más favorables, sino que conocerte al dedillo un venue te servirá para sacarle todo el potencial y adaptarlo mejor a tus necesidades. Esto te puede ahorrar costes de producción y sorpresas desagradables.