Visualiza tu próximo evento, y hazlo más efectivo y libre de estrés

Comienza con la propia experiencia de Steve: “cuando planifico un evento de 3 días, por la mañana, me acuesto en la cama y me concentro en algo que creo que puede ser un problema para el día siguiente. Puede ser una cena especial, una presentación, cualquier cosa. Visualizo esta parte del evento, cómo irá en detalle y cómo hacerlo exitoso; pero también qué puede salir mal y cómo gestionarlo. Luego me levanto y lo escribo “. Esto incluye decisiones, cambios en el evento, briefings para el resto del equipo con el objetivo de hacer realidad esta visión.

Las 3 ideas básicas:

Utilizar el entrenamiento mental y la visualización. Los deportistas utilizan esta técnica de visualización para tres cosas: motivación, entrenamiento y práctica, y finalmente para la competición. La gestión en general, y la planificación de eventos en particular, es algo en lo que no puedes ensayar por completo: tienes que definir lo que quieres que suceda, luego, cuando llegue el momento las cosas siempre serán un poco diferentes y tendrás que adaptarte a cómo van las cosas «en vivo». No puedes ensayar completamente un evento, aunque se pruebe el escenario antes del evento cuando la gente venga, todo será de alguna manera diferente. Visualizar, como lo hacen los mejores atletas, permite detectar posibles problemas y mejorar el evento.

Usar la visualización para crear, mejorar el evento. La visualización permite tomar decisiones. También puedes usarla para prepararte. Con un gran evento hay que visualizar muchas veces y sintiendo que ya has vivido el evento. Se llama enfoque, repetición mental. Intenta hacer combinaciones visualmente nuevas, así logras una idea clara. Al escribirla verás cómo huir de esto con acciones dadas a tu equipo.

Motívate a ti mismo. Si gestionas una conferencia, todos los problemas y preguntas se te presentarán…y seguramente habrá muchos desafíos o problemas. Entonces, ¿qué haces? Puedes concentrarte en los problemas… o más bien, concentrarte en todo lo que se puede mejorar y resolver. En cualquier momento, siempre puedes concentrarte en algo positivo o negativo. Si te enfocas en lo negativo, haces que todos bajen a ese nivel. Si visualizas y te preparas, conviertes la energía en un poder ganador. Justo como lo haría un deportista. ¡Imagina la victoria… y haz que suceda!

Un factor clave detrás de este método, que aprendemos del deporte, es el poder del cerebro sobre el cuerpo: si haces un ejercicio, tu músculo se vuelve más fuerte (ya lo sabías…). Pero los científicos además han descubierto que si imaginas que tu músculo está practicando, también se fortalecerá. La razón es que el cerebro está enviando señales al músculo, y el músculo se prepara. Haces nuevas conexiones en tu cerebro al pensar, y esto te prepara más. Entonces, si visualizas, preparas todo tu cuerpo y mente para el desafío. Nuestro cerebro puede ser fácilmente engañado. ¿Sabías que alrededor del 80% de las enfermedades se autocura, gracias al efecto placebo? Puede cambiar el comportamiento de órganos específicos que generalmente no están controlados por nuestro cerebro consciente.

Finalmente, tres consejos para tener una visualización efectiva.

Centrarse en lo importante. Un evento es un conjunto de acciones muy complejo. «No pases tiempo en las 150 páginas del libro de guiones», dice Steve. Más bien, enfócate en los momentos importantes y los posiblemente delicados.

Visualizar es más que solo visual: verás en tu mente el lugar del evento y la ruta de los asistentes…pero siempre como un ejercicio de empatía: ver cómo se sienten, comprender su estado mental, miedos y posibles reacciones a todos los estímulos del evento.

Toma varias perspectivas. Debe visualizarse desde tu visión y como asistente, para comprender tanto la experiencia como tu trabajo como organizador de eventos.