Visita de inspección: checklist a completar para saberlo todo del futuro espacio para tu evento

Asegúrate de la capacidad máxima del espacio, y sobre todo las posibilidades de distintos montajes que puede albergar. No olvides los espacios para coffees y restauración, hall, zona de exposición, salas de subcomisión, cómo están distribuidos, si se encuentran en la misma planta y son de fácil acceso.

Piensa también en si quieres que el espacio esté en exclusiva para tu evento. ¿Qué otros eventos se desarrollarán el mismo día y de qué empresas? ¿Interfiere con nuestro evento? ¿El montaje se solaparía con otros eventos? ¿Hay que esperar que acabe un evento ajeno para empezar a montar nosotros? No dudes en preguntar para evitar sorpresas teniendo que compartir hall con la empresa de la competencia de tu cliente.

No pierdas detalle de aspectos arquitectónicos como columnas, altura de los techos, número de puertas, salidas de emergencia, puntos de rigging y posibilidades de colgar elementos en paredes y techos. Piensa hasta qué punto necesitas personalizar y transformar el espacio y házselo saber claramente a la persona encargada del venue, ella te podrá asesorar sobre lo que y no es posible y podrá ofrecerte alternativas.

Recopila toda la información posible tanto en material fotográfico (no dudes en sacar fotos a todo para poder recordar una vez de vuelta a la oficina cómo era esa esquina de la entrada) y tampoco dudes en pedir planos y documentación técnica de los espacios para poder tener a mano medidas y dimensiones que te podrán pedir otros proveedores como la empresa de audiovisuales o el catering.

Iluminación, electricidad y suministros: más allá de la casi imprescindible luz natural, habrá que fijarse si el organizador puede regular las luces durante el evento o si el cuadro de luces permite graduar la intensidad o llegar a hacer blackout.

Otro caballo de batalla es la conexión a internet, asegúrate de la velocidad disponible en el venue, por si, en el caso de que se quedara escasa para las necesidades de tu evento, valorar el mejorar la señal, dimensionarla para el número de asistentes y estimar su coste.

Espacio adicional de apoyo para almacenaje de material, oficina de trabajo para el staff de la agencia e incluso para que los proveedores puedan coordinarse y dejar su material. Muchas veces no contamos con ello, y es un espacio necesario que puede trastocar horarios de montaje/desmontaje o en el caso del catering, determinar el menú y los tipos de platos que puedan servir, si la empresa no cuenta con espacio suficiente para hacer sus elaboraciones y solo cuenta con espacio para poco más que calentar y servir.

Cuándo y cómo se puede hacer el montaje y desmontaje. Asegúrate si supone un coste adicional y los horarios en los que está permitido. Dónde se hará la carga y descarga, hasta donde se pueden meter lo vehículos que traigan los materiales, etc. 

¿El espacio trabaja con proveedores en exclusiva? En ese caso hay que ver qué servicios son (generalmente catering, medios audiovisuales, azafatas, etc.) qué precios tienen sus servicios y ajustar el presupuesto lo más posible. Lo positivo, conocen el espacio como su casa y te recomendarán las opciones que mejor encajan para el venue en sí.

Ten en mente todos estos consejos a la hora de visitar un espacio y no te olvides de descargar e imprimir la chekclist aquí, para poder ir rellenando y valorando durante la visita todos los aspectos que tienes que verificar del venue.