Virtual Event Manager, el nuevo perfil emergente en nuestra industria

Una figura que no existía

El concepto de Virtual Event Manager probablemente lo has estado escuchando estos últimos meses cada vez más. “Actualmente hemos tenido que adaptarnos y ver los beneficios de realizar eventos virtuales” nos señala Globalia. Pero los requisitos técnicos y logísticos detrás de un exitoso evento virtual pueden ser muy complejos. A continuación se presentan algunas de las preguntas comunes que puede hacerse al organizar un evento en línea: ¿tiene la plataforma webinar correcta para sus necesidades?; ¿se ajusta para adaptarse al tamaño de tu audiencia potencial?; ¿cómo van a ser invitados los asistentes?; ¿cómo van a participar?; ¿cómo escuchan sus asistentes?; ¿Tienen suficiente ancho de banda?; ¿qué van a hacer si tienen problemas técnicos?; ¿sus presentadores saben cómo usar las herramientas de seminarios web disponibles para ellos?; ¿necesitan un entrenamiento?; ¿tiene todo programado y conectado correctamente?

Evolución: de eventos físicos a eventos virtuales

El cambio (obligatorio) al que nos hemos visto doblegados estos últimos meses en nuestra industria, ha propiciado que esta figura se demande cada vez más. Ángela López (Virtual Event Manager de EDT) nos señala que, “cada día tienes que evolucionar, al principio era una odisea: cada 24 horas era un cambio, y una necesidad diferente”. A finales de enero y principios de febrero el sector inició un proceso de cambio para adaptarse  a la nueva situación: con sus requisitos legales, protocolos… pero no queda otra que sacar pecho y meterse de lleno en el cambio.

¿Qué evolución tomará este perfil?

La pregunta del millón. Según Cesar Gónzalez (CEO de EDT), volveremos a los eventos presenciales, pero si es cierto, que se va a quedar un resquicio (e incluso un buen poso cultural) de los eventos virtuales. El evento virtual nos está demostrando que puede llegar a miles de personas con tiempos reducidos, y eso es una ventaja. “no obstante, vamos a volver al evento físico, el que otorga a las asistentes experiencias que se puedan tocar, ver y oler”, nos señalan desde BMotion.

¿Qué talentos necesita tener un Virtual Event Manager?

En primer lugar, necesita tener una mente organizada, es decir, llevar al dedillo la escaleta del evento y tenerlo totalmente controlado. “Como moderador, tiene que sacar el máximo contenido en el mínimo tiempo”, nos señala Alex Barbero de Eventscase. Es muy importante que la persona que va a hablar (es decir, sea el ponente) tenga un máximo de 45 minutos, o de lo contrario puede saturar a los asistentes virtuales.

Por otro lado, necesita tener templanza, “todo lo que provenga de internet requiere de una capacidad de reacción brutal y por lo tanto capacidad de templanza para no volverte loco”, nos señalan desde EventCase.

Como moderador virtual, es importante conseguir que esos ocho minutos que dura el webinar o el evento virtual tenga interés. Y para ello es recomendable que te armes de valor con estos trucos:

• Capacidad de transmitir lo que necesitas.
• Meter prisa sin que parezca raro o quedes mal.
• Tener un buen equipo detrás que genere una web atractiva y un realizador que sincronice las ponencias.
• Ser muy proactivo: no tener miedo a los retos, a lo nuevo y desconocido, “voy a salir de mi zona de confort pero no me voy a bloquear”.
• Buscador incansable: buscar, buscar y buscar a través de cualquier vía: RRSS, artículos, etc. para estar informado y actualizado.