Vayamos a esquiar – guía breve de cómo organizar una reunión entre nieve y montañas

Te presentamos algunos consejos y sugerencias para ayudarte en la distribución entre tiempo de ocio versus tiempo de trabajo, logística del grupo en la montaña, equipajes, etc.

El pico más alto
La belleza de la montaña y la naturaleza en invierno puede ser al mismo tiempo tu mayor enemigo: la mayoría de las estaciones de esquí están en lugares apartados de difícil acceso. Conseguir que el grupo llegue hasta la lugar de la reunión puede convertirse en la parte más complicada de tu evento; es importante que estudies bien las soluciones posibles de transporte, tanto terrestre como de conexiones con aeropuertos de las distintas estaciones de esquí.

Tiempo de carrete
Ten en cuenta el tiempo desde el aeropuerto hasta la estación y si el lugar de la reunión está o no en el mismo hotel donde os alojáis. ¿Existe la posibilidad de que los asistentes lleguen por sus propios medios de transporte? ¿Debes organizar un servicio de autobús para llevar a los asistentes hasta el hotel? Los horarios de llegada marcarán el horario de actividades del evento.

La previsión del tiempo
Las condiciones meteorológicas son decisivas para el plan de actividades al aire libre del evento y pueden también afectar los traslados entre el hotel y el lugar que aloje la reunión. DEBES tener un plan de actividades alternativo por si el tiempo impide que realicéis el plan original. También es importante que contemples soluciones de emergencia para garantizar la llegada de todos los asistentes.

La atmósfera de la reunión
La mayoría de las estaciones de esquí ofrecen cierta variedad de alojamiento, desde el acogedor albergue para un grupo de 20 personas hasta hoteles completamente equipados con servicios de centro de convenciones. Algunas estaciones cuentan incluso con «centrales de reservas» muy útiles para encontrar el alojamiento, gastronomía y salas requeridos.

Planifica actividades al aire libre
En la mezcla de ocio y negocio es importante encontrar el equilibrio entre ambas, que además nos acerque al objetivo de la reunión. Es fundamental planificar el tiempo de ocio con la misma seriedad con que organizamos el tiempo de reuniones. Si vais a esquiar, debes preocuparte del equipo de los participantes, si han de traer el suyo propio o si pueden alquilarlo allí mismo. No olvides también, que probablemente haya gente «novata» y que agradecerán que montes algún curso de iniciación. Investiga la zona para encontrar alguna visita de interés alternativa al esquí para aquellos que no quieran esquiar.

Lo primero son las reuniones
Si hay reuniones serias durante la concentración, deja el tiempo de ocio para los últimos días y concentra el trabajo en los primeros. No pasa nada por pasar el primer día del evento trabajando. En la segunda jornada, podrías planear sesiones de trabajo durante la mañana y dejar la tarde libre y ofrecerles una cena distendida. Si aún hay reuniones pendientes, déjalas para un tercer día.

Haz equipos en la nieve
En algunas empresas se organizan equipos de esquiadores y se reparten medallas al final del día. Se pueden organizar carreras, etc. Es importante también dejar libertad para esquiar a su aire a quien así lo prefiera.

Además de los concursos de esquí, puedes organizar una «búsqueda del tesoro» en la nieve, colocando objetos brillantes por las pistas. Coloca sobres con vales dentro o bolsas colgando de árboles en áreas de fácil acceso de manera que todos puedan participar.

Las cenas
Comer y beber no deberían ser un problema en un evento en la nieve. Los actos gastronómicos suelen ser bastante informales en estas ocasiones, comparados con las reuniones tradicionales. Ten en cuenta que esquiar consume mucha energía y que los asistentes tendrán mucho apetito. Buenas cenas de montaña y comidas invernales contentarán a todos.

Regalos
La idea perfecta para regalar en la montaña pueden ser diferentes accesorios de esquí. Aún mejor si los personalizas con la imagen corporativa de tu empresa.