Utilizar carpas en tus eventos

Tu proveedor de carpas te puede asesorar sobre el tipo de carpa que necesitas montar. Pero como siempre, estarás más preparado si conoces unos elementos básicos sobre las carpas, para elegir la buena solución y evitar problemas.

Cinco consejos para elegir tu carpa y accesorios

1. Monta una cita con tu proveedor de carpas en el sitio del evento, antes de firmar con él. Un buen proveedor de carpas querrá ver el espacio, el suelo, la vegetación antes de definir la solución a implementar.
2. Selecciona un lugar con espacio suficiente para montar la carpa. Asegúrate de que tengas autorización escrita del lugar y lee con cuidado las clausulas del contrato. Algunos espacios no permiten el uso de carpas o penalizarán si se daña el suelo.
3. Intenta confirmar tus requerimientos con la máxima antelación posible para asegurar problemas de disponibilidad.
4. Estima con cuidado el número y el tamaño para evitar costes de cancelación. Ten en cuenta el espacio necesario para la celebración, pero también los proveedores (espacio para catering por ej.) o el espacio de almacenamiento. Negocia con el proveedor de carpas los términos del alquiler.
5. La carpa sólo es la estructura. Siempre piensa también en elementos decorativos y de confort: luces, calefacción o aire acondicionado, suelo para la pista de baile, posible escenario, rampa para minusválidos, etc. en el presupuesto, así como las estructuras para colgar elementos (truss). La empresa de carpas suele ofrecer todos estos elementos.

Comprueba con cuidado la propuesta y las condiciones. ¿Qué incluye y qué no incluye? Cuidado con las clausulas de daño al material, gastos de entrega y montaje, tiempos de montaje y desmontaje. Y, como lo acabamos de ver, si incluye mobiliario y equipos accesorios.

Otras consideraciones
El suelo
Aunque poner un suelo artificial en toda la superficie de la carpa puede parecer un lujo, algunos lugares lo requieren. Tiene también una gran ventaja de proteger el suelo (¡y los zapatos de tus invitados!) si llueve. Las opciones son varias: cemento, madera (lo más elegante pero tiene que ser sólido…), tarmac, Astroturf (regalo para Pepe!) y otros materiales. Pregunta a tu empresa de carpas cuál es la mejor opción.

Control de temperatura
La calefacción y el aire acondicionado se están convirtiendo en casi una obligación para eventos en carpas. Pero recuerda que la mayoría de los equipos de calefacción y aire acondicionado hacen ruido, por eso intenta ponerlos en un sitio con poco tráfico de asistentes y lejos del escenario y de donde se utilizarán micrófonos.

Si utilizas equipos de calefacción, espera hasta que la mayoría de los asistentes hayan llegado antes de ponerlo a potencia máxima: una vez el sitio esté lleno y se caliente por el “calor humano”, puede ser difícil bajar la temperatura.

Asegúrate de tener personal técnico durante el evento. Conuna estructura tan delicada y potencialmente peligrosa, tener personal aporta una tranquilidad importante…

Elegir una carpa con cuidado
Las carpas hoy se hacen en muchísimos tamaños y formas. Pero más importante que el estilo arquitéctural o su creatividad, asegúrate de que la carpa esté limpia y elegante. Haz una inspección de la carpa en persona, buscando posibles manchas o defectos.

Decoración
La decoración de una carpa puede ser muy creativa. No tendrás las limitaciones de espacios y decoraciones que tienen los espacios interiores: puedes crear algo realmente nuevo.

Adicionalmente, el hecho de estar “abrigado pero al aire libre” permite utilizar el entorno natural de maneras variadas y encantadoras. Una carpa con un techo transparente permite que los invitados miren al cielo y a los arboles alrededor y esto puede resultar mágico, especialmente con una buena iluminación de los arboles durante la noche. Pero ten cuidado, un techo transparente puede ser un problema en caso de evento durante el día, con un sol muy fuerte…

También hay el problema de los mástiles. Aunque los nuevos diseños limiten este problema de obstrucción de la vista o del movimiento, la mayoría de las carpas baratas todavía requieren que trabajes con mástiles en medio de la sala. Existen varias soluciones para esto: desde poner una mesa alrededor (no para cenar, sino para dejar cosas) hasta colgar equipos de iluminación o de sonido. También se pueden cubrir con tejidos acorde con el tema o el color del evento.

Limpia y comprueba durante el montaje
Cuando se acaba el evento, vale la pena quedarse y comprobar todo, especialmente los daños hechos al suelo o a la carpa. Una buena comprobación será útil a la hora de definir responsabilidades, como la de poner al suelo en su estado oiriginal.

Busca un proveedor experto
Tu proveedor de carpas tiene que ser muy fiable. La carpa tiene que estar montada cuando esté acordado, puesto que, a diferencia de un espacio interior, no puedes empezar a montar cualquier cosa hasta que la carpa esté completa. También la carpa tiene una problemática de seguridad importante (resistencia al viento, a los cambios de aire…) y lo último que quieres es una carpa, o equipos colgados de ella, que se caigan.

Cuidado con el tiempo
Aunque la carpa permita proteger de la lluvia, es preferible evitar hacer eventos en carpas en temporadas de lluvias intensas. El confort en una carpa si llueve no suele ser el mismo que en un espacio cubierto.

Construye con antelación
Monta la carpa con un mínimo de uno o dos días de antelación, para evitar problemas de montaje. Si llueve mucho, será difícil montar la carpa, aunque tengas mucho personal. Toma un margen de tiempo para evitar el pánico de último momento y poder montar el resto (mesas, audiovisuales, etc.) con tranquilidad.